Исполнение документов

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку о ходе исполнения.

Исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.

Проект документа исполнитель согласовывает с заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается делопроизводителю для проверки правильности оформления реквизитов и текста документа и далее - на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию (присвоение исходящего номера и даты) и отправку.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение (без указания «копия»).

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право в форме служебной записки на имя руководителя, предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.