Учет количества и качества документов организации

Службой ДОУ многих организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов и т. д.

Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.

Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива.

Объем документооборота — основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета в зависимости от целей может приниматься как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения); в этом случае количество выражается простой дробью, числитель которой обозначает количество документов, а знаменатель — количество его копий.

Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях должна проводить один раз в год специально выделенная группа сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении Табеля форм документов организации.

Учет количества документов организации проводиться единовременно, периодически, нот не реже одного раза в год, в соответствии с принятым в организации распорядительным документом.

Результаты проведенной работы и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению предоставляются руководству организации.