2018-01-21
3633
Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
- формализованный контроль своевременного исполнения;
- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
- контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
|
|
|
- контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.
Контроль существа и содержания документов входит в обязательные «Должностные обязанности» не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.
Основными задачами подразделения (группы) контроля являются:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процессе и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
По решению руководства организации контроль за сроками исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ.
Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.
|
|
|
На левом поле документа на уровне заголовков в ГОСТ Р 6-30-2003 предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения (реквизит 19).
Проверку хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ рекомендуется осуществлять в следующие сроки:
- задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;
- задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий.
Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно
В сводках, представляемых руководству, указываются:
- общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
- количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
- количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
- задержки исполнения в рабочих днях;
- причины задержек исполнения документов.
Технологическое обеспечение контроля осуществляет секретарь-делопроизводитель.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, а также документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.
Ответственным за организацию контроля исполнения документов является директор организации.
Контроль исполнениясекретарем-делопроизводителем включает:
• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководителя.
Можно выделить контроль по существу решения вопроса, контроль над качеством исполнения документа и контроль над сроками правильного и своевременного исполнения документов.
Контроль за сроками исполнения документов в небольшой фирме ведет секретарь, а в крупном учреждении – служба документационного обеспечения управления, в составе которой может быть специальный отдел контроля или выделенный работник.
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:
· фиксацию всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);
· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
· корректировку данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);
· напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
· информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов;
· осуществление оперативного поиска сведений о документах по запросам;
· внесение данных об исполнении документов;
· анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам. Для распорядительных документов предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение
|
|
|
На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции..
В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает завтра или уже сегодня, путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Если при получении документа либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). Если руководитель продляет срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.
