Тема 7. Системы автоматизации офисной деятельности и документационного обеспечения

1.1. Основные понятия офисной деятельности и документационного обеспечения.

Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет понятие документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов нужно выявлять потоки информации, производить их максимально оптимальную оценку.

К каждому классу информации предъявляют свои требования, в частности, к информации управленческой сферы следующие: полнота информации для принятия управленческого решения; оперативность, т.е. получение информации в заданные сроки; достоверность, т.е. безошибочность и непротиворечивость или однозначность; адресность информации, т.е. чёткое поступление информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией; доступность для восприятия, зависящая от качества интерфейса и технического исполнения каждого документа.

Таким образом, под документом мы будем понимать – материальный носитель, на который заносятся определённые сведения, отражающие состояние системы, принятое решение строго установленного образца и в строго регламентированной форме. Документ всегда обладает полифункциональностью по системе управления и юридической силой. Функции, выполняемые документом: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической обеспечивается реквизитом – подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в конкретной сфере деятельности, образует систему документации.

Документопоток – понимается как процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Именно система документопотоков составляет и единую информационную систему управления любым процессом и в любой сфере.

Поскольку документы создаются и продвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации, фирме создаётся свой документооборот.

Под документооборотом мы понимаем движение документов с момента их создания до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. это регламентированная совокупность взаимосвязанных действий, производимых с документом в строго установленном порядке. Выделяют два типа документооборота, которые диктуются составом охватывающих операций. Первый – операционный – ориентирован на обработку первичных и получение сводных и аналитических данных, содержащих операционную атрибутику. Второй – универсальный – отражает операции обработки потоков слабоструктурированной информации, использующихся при исполнении управленческих решений или деловых процессов.

По степени вовлечённости в процесс документооборота выделяют централизованный документооборот, который охватывает все подразделения компании и специализированный, который применяется на уровне конкретного подразделения и отражающий специфику именно этого структурного звена предприятия.

Документационное обеспечение управления включает в себя все аспекты документирования, организации работы с документами в процессе управления.

В любом предприятии обязательно наличие структурного подразделения, отвечающего за организацию и реализацию правильного функционирования документов как внутри предприятия, так и во вне (т.е., когда документы направляются в сторонние организации).

Данные структурные подразделения решают следующие задачи:

1. документируют принимаемые организационные, плановые, административные решения;

2. получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;

3. контроль исполнения документов, анализ качества и сроков исполнения;

4. организацию хранения, поиска документов, выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

ДОУ осуществляется при выполнении следующих видов деятельности: документирование, делопроизводство.

Документирование – процедура создания конкретного документа, отражающего факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство – комплекс мероприятий по ДОУ предприятия или организации, систематизации хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использованию документов.

Архив-организация или структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение документов с целью использования ретроспективной документационной информации. В свою очередь, электронный архив предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура – последовательность определённых операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организации. Согласно их должностным обязанностям, для решения определённых конкретных задач в рамках деятельности предприятия.

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами, обеспечения продвижения, поиска, хранения и использования документов, т.е. той самой организации документооборота. Каждый документ имеет свой регламент, по которому ведётся работа с ним на предприятии для поддержания документооборота.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процесса управления объектом, называется системой документации. Это несколько сотен форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

По содержанию выделяют класс управленческих или организационно – распорядительных документов, используемых для администрирования процессов.

Организационно – распорядительные документы классифицируются по содержанию и по форме.

По содержанию выделяют три класса:

1.организационные документы как комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность всех сотрудников, начиная с администрации и заканчивая техническим персоналом. Перечислим некоторые типы документов этого класса:

· Устав, договор;

· Штатное расписание;

· Правила внутреннего трудового распорядка;

· Положения о структурных подразделениях;

· Должностные инструкции сотрудников.

2.Распорядительные документы оформляют принятые управленческие решения. Это приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, протоколы краткой, сокращенной и полной формы.

3.Информационно справочные документы используются при выполнении функций учёта, контроля. К ним относят: входящие и исходящие письма, телеграммы, факсы, акты, справки, докладные, объяснительные записки, отчёты, обзоры, списки и графики выполнения работ.

По форме ОРД делятся на формализованные и неформализованные. К формализованным причисляют типовые и стандартные, которые характеризуются наличием типового состава и расположения реквизитов, стандартным оформлением реквизитов. Неформализованные документы (отчёты, обзоры и т.д.) характеризуется нестандартизированным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

Основными задачами совершенствования делопроизводства на базе информационных технологий, т.е. электронной обработки документов, являются: разработка и установление рациональных форм организации документационного обеспечения управления организацией; использование прогрессивных методов и технологий и форм работы с документами; наконец, унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.

Виды информационных систем управления документационным обеспечением.

Все информационные процессы. Происходящие в подразделениях аппарата управления, так же как и документы, принято делить на два вида: формализуемые процессы, которые производятся по алгоритмам обработки информации и не формализуемые процессы. Внедрение информационных систем управления документационным обеспечением предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес – процессами предприятий, что и определяет возможность успешной деятельности. Управление интеллектуальными активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности.

Разновидности информационных систем управления документационного обеспечения предприятия.

Информационные системы управления документами ИСУД (Electronic Document Management EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объёмов документов, и, конечно, обеспечивают контроль над потоками документов организации. Могут храниться в иерархической файловой системе. Типы файлов, которые поддерживают ИСУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио – и видеоданные, веб-документы.

Информационные материалы, имеющие ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в определённых профессиональных кругах.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно – контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

 

 

Системы управления делопроизводством относятся к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы.

Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Главное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.

 

 

Перечислим конкретных пользователей систем управления:

1. Системой управления делопроизводством пользуются сотрудники ограниченного числа структурных подразделений, например, управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции;

2. Системой управления документооборотом пользуются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлечённых в общий бизнес – процесс;

3. Системой управления документами пользуются практически все сотрудники из всех подразделений предприятия.

Корпоративная система управления электронными документами обладает следующими основными свойствами:

Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своём ядре так называемые WorkFlow технологии (технологии поддержки потоков заданий). Создаются при помощи графического редактора. Эти технологии позволяют автоматизировать все процессы работы.

Выстроим иерархию информационных технологий, применяемых для управления интеллектуальными активами предприятия, по мере их расширения от частных к более общим следующая:

1. Системы управления делопроизводством.

2. Системы управления документооборотом.

3. Системы управления документами, включая корпоративные.

4. Системы управления информацией.

5. Системы управления потоками работ.

Системы управления знаниями рассматриваются как ближайшая перспектива развития корпоративных систем управления документами.

Схематично это можно представить следующим образом:

Решения по управлению знаний предполагают наличие продуктов, которые обеспечивают поиск нужных людей, а также организацию им виртуального пространства, т.е. места, предоставление возможностей по управлению фактами.

Управление документами и управление знаниями с технологической точки зрения можно представить следующим образом:

-управление продажами -поддержка заказчиков -поддержка персонала на местах -маркетинг -эл.коммерция

-маршрутизация форм и вх.эл.пПочты -мониторинг деловых процессов -средства совместной работы

 

Таким образом, управление знаниями влечёт за собой систематическое усиление роли как информации, так и экспертного опыта для достижения бизнес – целей, а именно:

-инноваций;

-компетентности;

-эффективности;

-скорости реагирования.

1.3. Системы электронного документооборота.

Электронная система управления документооборотом (ЭСУД) направлена на повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами.

Основные требования к ЭСУД:

· Масштабтруемость. Система должна поддерживать как отдельных пользователей, так и очень большое (несколько тысяч) число пользователей. Для этого способность системы к увеличению производительной мощи должна обеспечиваться мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Сегодня при поддержке индустриальных серверов баз данных производства компаний Sybase, Oracle, Informix это возможно.

· Распределённость. Архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределённых площадок (различными по каналам связи) и конечно, поддерживать взаимодействие с удалёнными пользователями.

· Модульность. Различные компании работают не со всеми компонентами системы одновременно, поэтому ЭСУД предполагает возможность модульного использования.

· Открытость. Система не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например с прикладными (бухгалтерские и т.п.).

Управление содержанием – это возможность управлять любым контентом в любое время и в любом месте. ЭСУД должна поддерживать файлы всех известных форматов, в том числе и мультимедийные.

Основа системы управления содержанием в ЭСУД – хранилище содержания. Это безопасная среда хранения, обеспечивающая организованный доступ к содержанию независимо от его источника и формата.

Способы распространения контента на платформе Documentum бывает двух типов:

1.Извлечение. Внешние системы или пользователи должны инициировать запрос через один из интерфейсов доступа к хранилищу, на основании чего система выдаст требуемое содержание.

2.Публикация. Платформа ЭСУД на основе установленных правил должна извлекать требуемое содержание и публиковать его на удалённые сервера, файлохранилища, порталы, печать и т.п.

В соответствии с современными нормами, регулирующими работу с электронной информацией, содержание корпоративного хранилища должно быть классифицировано и надёжно сохранено.