Регистрация документов

 

Регистрация документов -это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

 

Цель регистрации - обеспечение учета контроля, и поиска документа.

 

Регистрация позволяет:

· Создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

· Вести контроль за исполнением документов;

· Дать количественные и качественные характеристики документов.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения.

 

Формы регистрации

В практической деятельности используются следующие формы регистрации:

· Карточная;

· Журнальная;

· Компьютерная.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка. Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5.

Для более быстрой ориентации в массе карточек можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляются с цветовыми полосками по верхнему полю: для входящих -зеленого цвета, для исходящих – синего, для внутренних – желтого.

 

Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют.

 

Используют следующие графы:

· Корреспондент

· Дата поступления и индекс документа, присеваемые в организации, в которую он поступил

· Дата и индекс документа, присвоенные организацией-автором

· Краткое содержание

· Резолюция

· Отметка об исполнении.

 

Образцы формы журнала регистрации документов

1. Регистрация входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлено	Отметка об исполнении

2. Регистрация исходящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении

3. Регистрация внутренних документов

Дата и индекс документа	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении

Индексация документов

Индексация документа в делопроизводстве – это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения и хранения.

 

В состав индекса документа входят:

· Порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов

· Индекс по номенклатуре дел

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация.