Контроль над исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Начальным этапом контроля над исполнением документов можно считать их регистрацию.

Контроль исполнения включает:

· Постановку документа на контроль;

· Проверку своевременного доведения документа до исполнения;

· Учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Результаты исполнения отмечают на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Для контроля исполнения документов можно использовать ПК, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов и назначенный день для проведения контроля.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов бывают типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены в инструкции по делопроизводству, утвержденной по распоряжению правительства РФ от 24.06.1992г. № 1118-р. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями организации.

Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должно исполняться в течение 10 дней.

Срок исполнения может продлить только лицо или учреждение, его установившее. Делать это следует в устной или письменной форме, не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления.

Номенклатура дел

Делом называется совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел на предприятии. Ее назначение – группировать исполненные документы в дела, проводить учет дел, оперативно их использовать и определять сроки их хранения.

Подписывает Номенклатуру дел секретарь или архивист. Утверждает ее руководитель предприятия.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего года.

Формирование дел (группировка исполненных документов в дела) осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.