Классификация документов

1 2 3 4 5

СПб ГОУ СПО «Политехнический колледж городского хозяйства

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

краткий курс

Санкт-Петербург

Одобрено Составлено в соответствии с

Предметно-цикловой Государственными требованиями

Комиссией к минимуму содержания и уровню

подготовки выпускника

Протокол № по специальности 080114, 390201,

От «____»_________2014г.

Председатель ПЦК Заместитель директора

по учебной работе

_________________________

Автор Денисенко О.С., преподаватель

СПб ГОУ СПО ПКГХ

Рецензенты _____________________________

_____________________________

Содержание

Введение………………………………………………………………
1. Классификация документов………………………………………
2.Унификация и стандартизация. Нормативы по документированию управления и организации работы с документами ………………………………………………………….
3. Реквизиты …………………………………………………………...
4. Организация работы с документами………………………………
5. Регистрация документов ………………………………………….
6. Индексация документов …………………………………………..
7. Контроль над исполнением документов………………………….
8. Номенклатура дел ………………………………………………….
9. Экспертиза ценности документов и архив………………………..
Список литературы……………………………………………………

Введение

Делопроизводство – это деятельность охватывающая вопросы документирования организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий.

Работники сферы управления на работу с документами тратят до 80% рабочего времени.

Сейчас термин делопроизводства заменен термином ДОУ. Он является более точным, т.к. означает весь комплекс работ, с готовыми документами включая документооборот.

Задачи ДОУ:

1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования.

3. Организация работы с документами.

4. Контроль исполнения и подготовки документов в гос. архив.

5. Сокращение документооборота и количества форм документа.

6. Разработка и внедрение новейших технологий ДОУ на базе ПК и оргтехники.

Требования к современному делопроизводству.

1. Специализация (разделение труда)

2. Параллельность (выполнение отдельных делопроизводственных процессов одновременно)

3. Прямоточность (кратчайший путь документа от места возникновения до места использования)

4. Непрерывность (уменьшение или устранение перерывов в отдельных делопроизводственных процессах)

5. Оперативность

6. Современное техническое оснащение (ПК и оргтехника)

7. Целесообразность всех делопроизводственных операций (любая операция должна быть оправдана конечной конкретной целью)

8. Умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

Понятие документа

Документ – это информация, записанная любым способом, на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Документ – это объект и продукт труда.

Классификация документов

1. По видам:

· Организационные

· Распорядительные

· Справочно-информационные

· Документация по личному составу

· Жалобы, предложения

2. По форме:

· Табличные

· Текстовые

· Анкетные

· Трафаретные

· Индивидуальные

3. По содержанию:

· Простые

· Сложные

4. По происхождению:

· Именные

· Служебные

5. По месту составления:

· Внутренние

· Внешние

· Входящие

· Исходящие

6. По способу изложения материала:

· Примерные

· Индивидуальные

· Типовые

7. По юридической силе:

· Подлинные

· Подложные

8. По степени гласности:

· Обычные

· Секретные

9. По срокам:

· Срочные

· Несрочные

10. По наименованию

11. По роду деятельности:

· Банковские

· Внешние

· Отчетно статистические

· Организационно распорядительные

12. По срокам хранения:

· Документы постоянного хранения

· Документы длительного хранения

· Документы временного хранения

13. По ценности содержания:

· Научные

· Исторические

· Оперативные

14. По назначению:

· Для фиксации событий

· Для передачи информации

· Для выполнения основных задач

15. По способу изготовления:

· Письменные

· Технические

· Фоно-, аудиоакустические документы

· Кинодокументы

· Фотодокументы

· Аудиовизуальные и видео документы

16. По стадии создания:

· Черновик

· Беловик

· Подлинник

· Копия документа (свободная и факсимильная)

· Дубликат

· Выписка

· Отпуск

· Автограф

2. Унификация и стандартизация. Нормативы по документированию управления и организации работы с документами

Унификация – это:

1. установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций;

2. привидение определенных видов документов к единому образцу и по форме, оформлению, формату бумаги; создание трафаретных текстов.

Стандартизация – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие стандарты:

1. ГОСТ

2. ОСТ

3. ТУ

Требования по организации делопроизводства изложены в ГСДОУ.

Основные цели ГСДОУ:

1. упорядочивание документооборота

2. сокращение количества и повышение качества документа

3. создание условий для применения информационных технологий

4. совершенствование работы аппарата управления

Требования по составлению и оформлению документов по ОРД устанавливает ГОСТ Р 6. 30-2003.

Реквизиты

При оформление документа необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1. юридическую силу документа

2. Оперативно и качественное их исполнение и поиск

3. Возможность обработки документов с помощью ПК

4. Качество документов как исторических источников

5. Сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизит.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.

Правила составления, оформления реквизитов, их состав должны соответствовать ГОСТу Р 6 30-2003. Всего реквизитов 30.

Перечень реквизитов:

01. – Государственный Герб РФ