Подходы к оценке и анализу эффективности управления бизнес-процессами

Разработка системы показателей оценки эффективности управления бизнес-процессами организации

Подходы к оценке и анализу эффективности управления бизнес-процессами

В современных условиях функционирования поддержка работы предприятий всех отраслей даже в кризисных ситуациях должна всесторонне осуществляться, в том числе, благодаря поиску и привлечению внутренних и внешних ресурсов. Поскольку основной целью всех видов предпринимательства является получение прибыли, а уровень прибыльности предприятия показывает эффективность его работы, то управление системой бизнес-процессов предприятия требует особого внимания со стороны управленцев всех уровней. Оценка работы предприятия по всем направлениям его деятельности поможет выявить возможные незадействованные резервы, а также оценить оптимальность выполнения рабочих процессов.

Достижение высоких результатов бизнес-процессов — это один из инструментов повышения конкурентоспособности организации за счет роста качества производственных, управленческих и других процессов, а также производимой продукции. Обобщение научной литературы в области процессного управления позволило сделать вывод о том, что в настоящее время универсальной методики оценки результативности бизнес-процессов не существует, однако возможно использование общих принципов оценки системы управления бизнесом.

Эффективность деятельности промышленных предприятий была и остается актуальной темой для научных исследований. Процессный подход к управлению предприятием также был многократно исследован отечественными и иностранными учеными.

Однако, не смотря на имеющиеся научные разработки в сфере систематизации оценивания бизнес-процессов, необходимо проведение дополнительного исследования формирования оценки эффективности бизнес-процессов в контексте условий работы промышленных организаций.

Промышленные предприятия характеризуются более сложными и многоуровневыми системами и моделями бизнес-процессов по сравнению с другими видами предприятий. В связи с этим, сообществом ученых предлагается разные подходы к оцениванию эффективности бизнес-процессов предприятий.

Анализ процессов и влияния их результативности на эффективность функционирования предприятия в целом является основой для формирования стратегии развития предприятия. Усиление конкуренции, высокие темпы роста и повышение требований к организации управленческого процесса призывают руководителей предприятий пересматривать методы оценки эффективности деятельности организации.

Важным параметром любого бизнес-процесса будет также и его эффективность, поэтому основная задача управления в промышленной организации состоит в постоянном улучшении показателей каждого бизнес-процесса для повышения эффективности функционирования организации в целом. Необходимо отметить, что результативность всей деятельности организации будет зависеть от результата бизнес-процесса. Результат бизнес-процесса представляет собой степень достижения целевых значений и стратегических инициатив, которые задаются экзогенноиопределяютсятребованияпоследующихпроцессов, находящихсяводнойтехнологическойцепочке [1, с. 115].

Существующие методики оценки бизнес-потенциала организации и эффективности еебизнес-процессов на сегодняшний день имеют существенные пробелы. В частности, дискуссионным остается вопрос, из чего же складывается эффективность бизнес-процессов организаций и как ее оценить.

Основная часть методов количественного анализа и оценки бизнес-процессов в мировой практике основана на сборе, обработке и анализе статистической информации о реализации бизнес-процессов. Фактически методы статистического анализа процессов разрабатывались как инструменты, используемые при внедрении системы менеджмента качества. Еще одним из методов количественной оценки бизнес-процессов является анализ, основанный на соответствии этапов бизнес-процесса типовым требованиям к его оргаизации. Сложность оценки наиболее остро проявляется в контексте инновационного характера и стратегической перспективе. На сегодняшний день в данной области существует два наиболее распрастраненных подхода, которые можно условно назвать качественным (содержательны) и количественным (коэффициентным) [2, с. 38].

В научной литературе и методических материалах, регламентирующих управление предприятием на основе процессного подхода, приводится терминология и основные положения оценки эффективности бизнес-процессов:

- эффективность - связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами или свойство процесса давать результат при заданных ограничениях на используемые ресурсы;

- показатель эффективности - численное выражение эффективности для данного процесса в соответствии с установленной целью;

- критерий эффективности - совокупность условий (правил), определяющих пригодность или оптимальность процесса для установленных целей;

- целевая функция - функция, связывающая показатель эффективности с ресурсами и параметрами процесса.

Указывается, что основными причинами недостаточной разработанности методов определения количественных оценок эффективности процессов являются следующие:

- существует определенная путаница в терминологии теории эффективности;

- отсутствие общепризнанных моделей и метрик процессов;

- до последнего времени для оценивания предприятий и их бизнес-процессов не применялась сбалансированная система показателей, требующая количественных оценок параметров процессов предприятия по установленным параметрам[3, с. 233].

Действительно, определение эффективности процессов в стандартах предприятия является недостаточно корректным с точки зрения применения одновременно терминов «используемые» и «использованные» ресурсы. Под «используемыми» ресурсами в стандарте предприятия (ИСО 9001:2000) понимаются персонал предприятия, инфраструктура, производственная среда, информация, поставщики и партнеры, природные и финансовые ресурсы. Сопоставление результатов бизнес-процесса с разнородными и имеющими неодинаковые единицы измерения ресурсами невозможно. Более правильно сопоставлять результаты процесса с «использованными» ресурсами, которые трансформированы по элементам затрат в издержки производства (отдельные статьи полной себестоимости продукции).

Заметим, что вопросы определения экономической эффективности бизнес-процессов предприятия в нормативных и методических материалах по организации процессно-ориентированного управления не рассматриваются.

Среди всего многообразия можно выделить принципиально два подхода к оценке эффективности управления бизнес-процессами:

- финансовый подход, оценивающий финансовые показатели;

- смешанный подход, содержащий в себе как финансовую, так и нефинансовую составляющие.

Основное их отличие состоит в том, что финансовый подход предполагает оценку только тех показателей эффективности, которые можно оценить в денежном эквиваленте, и только в первом приближении.То есть, оценить непосредственный эффект. Но одновременно возникает и трудность такой оценки так как невсегда существует возможность оценить в денежном выражении абсолютно всепреимущества, которые определяют выделенные ключевыебизнес-процессы предприятия.

С другой стороны,на сегодняшний деньосновной капитал большинства предприятий выражается в нематериальных активах. Необходимо учитывать, что только 20-25 %стоимости пищевых продуктов имеет физическую составляющую,а все остальное — это всевозможныелицензии, ноу-хау и т. п. Очень часто возникает такая ситуация, чтобюджет перевыполнен, сотрудники получили премии и т. п.

Оценивать эффект, выраженный исключительно в деньгах некорректно, так как, например, лояльность клиента, полученную благодаря поставке качественных товаров и качественному обслуживанию, невозможно оценить в денежном выражении, хотя, безусловно, эти показатели имеют большое влияние на доходы.

Любое производство всегда начинается с определения экономической целесообразности. Определение целесообразности сводится к сравнительному анализу предполагаемых затрат и ожидаемой прибыли. Измерение и оценивание результатов на основе показателей, отражающих количественную деятельность предприятия, разработаны давно. Как правило, для этого служат финансовые показатели. Но для оценки качества управления предприятием недостаточно знать только финансовые показатели, необходимо также оценить ихструктуру, т.е.расположение в определенной зависимости от избранных приоритетов.

Конечный результат эффективной деятельностипредприятий пищевой промышленности состоит не только в создании и обеспечения изобилия продуктов питания на потребительских рынках, вболее рациональном использовании сырьевых ресурсов, но и в том, чтобы обеспечить благополучие, высокий уровень и качество жизни, связанные, как правило, с невещественными составляющими современного общества (экологическоеблагополучие, влияние на здоровье не только тех, кто сам потребляет пищевые продукты, но и на их будущее потомство).

В стандарте ГОСТ Р ИСО9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»(п. 3.2.15) дается понятие эффективности как связь между достигнутым результатом и использованнымиресурсами [4, с. 8].

Показатели деятельности производственныхпредприятий подразделяются надве группы, оценивающие две категории: экономическую эффективность и экономический эффект.

Экономическая эффективность определяется как соотношениемежду затратами по вовлеченным производственным, материальным, финансовым, трудовым ресурсам и полученным результатом.

Экономический эффект - это результат от функционирования предприятия, выражаемый такими показателями, как товарооборот, объем продажи товаров, валовой доход, прибыль. Учет, всесторонний анализ и оценка экономических показателей путем сопоставления затратного и прибыльного механизмов являются исходными в определении эффективности деятельности производственного предприятия.

В англоязычной литературе понятие эффективности менеджмента выражается двумя ключевыми терминами:

- managerial effectiveness - т.н. «системная» эффективность;

- managementefficiency - т.н. «операционная» эффективность [5, с, 41].

Системная эффективность зависит от того, насколько рационально организовано управление, т.е. от состава и количества звеньев, их подчиненности, распределения функций. Эффективность системы управления определяетсякачеством организационной структуры, процессов управления, а от качеств конкретных управленцев не зависит.

Операционная эффективность, т.е. соотношение между результатами управленческой деятельности и затрачиваемыми усилиями, в первую очередь, определяется деловыми качествами менеджеров, а также тем, насколько рационально используется их потенциал.

На уровне отдельного предприятия повышение эффективности можно определить следующими положениями:

- повышение конкурентоспособности;

-расширение рынка сбыта и более глубокое проникновение на него;

-более полное удовлетворение потребностей потребителей;

- повышение качества выпускаемой продукции, совершенствование старых товаров и выпуск совершенно новых, с новыми потребительскими свойствами;

- экологически безопасное производство и сохранение окружающей среды;

- развитие человеческого капитала (подготовка, обучение и повышение квалификации персонала);

- улучшение условий труда;

-рациональное использование сырьевых ресурсов, материалов, снижение затрат на производство, управление предприятием и продвижение продукции на рынок.

В современных условиях развития экономики начинает находить применение так называемый целеориентированный подход к определению эффективности процессов, протекающих на предприятиях.Благодаря данному подходу у руководителей предприятия появляется возможность сопоставить, насколько выполнены в процессе деятельности поставленные первоначальные цели. Перечень таких целей обычно сводится к следующему: выживание в условиях конкурентной борьбы, максимизация прибыли, минимизация затрат, рост объемов производства, выход на новые рынки и т.п.

В настоящее время в экономической литературе можно выделить три общих подхода к оценке эффективности:

- экономический подход, который сводится к пониманию эффективной деятельности в производственном аспекте. При этом эффективность определяется высокими экономическими или финансовыми показателями: объемами производства, рентабельностью, оборачиваемостью капитала, финансовой устойчивостью предприятия, размерами постоянных и переменных затрат и т.д.;

- управленческий подход, в основекоторого лежит оценка эффективности управленияпроизводственным предприятием по достижению поставленных целей;

- маркетинговый подход, при котором основное внимание уделяется эффективностимаркетинга, выражаемой, например, в максимизации объемов продаж при минимальных издержках на маркетинг.

Все показатели эффективности бизнес-процессов производственных предприятий можно разделить на три группы:

- целевые, которые исследуют при определении экономической целесообразности проекта или процесса;

- промежуточные, которые используют для вычисления целевых показателей.Значения промежуточных показателей не рассматривают как основание к принятию решений о целесообразности. Их основное назначение - обеспечить «прозрачность» пути вычисления целевого показателя;

- исходные, которые не вычисляют, а устанавливают при формировании проекта или процесса [6, с. 25 - 26].

Каждый показатель должен содержать идентификатор, предполагающий его уникальность, и единицу измерения своего значения. Значение показателя может вычисляться, исхода из значения других показателей. Важнейший элемент управления эффективностью - механизм измерения и оценки результатов деятельности организации. Существующая бухгалтерская и управленческая отчетность зачастую не позволяет получить необходимую информацию о реальном состоянии дел: финансовые параметры лишь характеризуют исторический аспект уже свершившихся событий. Игнорирование таких факторов, как существующие отношения с клиентами и партнерами, знания и опыт сотрудников, уровень использования передовых технологий, не позволит предприятию достичь долгосрочных целей. Поэтому традиционную систему финансовых индикаторов необходимо дополнить показателями, относящимися к другим стратегически важным аспектам деятельности организации: производственному, инновационному, маркетинговому, трудовому.

Важным является определение критериев на основе целей бизнес-процессов, которые разрабатываются с учетом стратегических целей предприятия и требований потребителей.

Алгоритм выявления критериев оценки результативности бизнес-процессов предприятия представлен на рисунке 3.1