Операции над документами в табличном процессоре. Работа с диаграммами

В Excel предусмотрено четыре способа сохранения рабочей книги:

· Выполнить команду Файл | Сохранить.

· Щелкнуть на кнопке Сохранить, которая находится на панели инструментов Стандартная.

· Нажать комбинацию клавиш Ctrl + S.

· Нажать комбинацию клавиш Shift + F12.

Если рабочая книга уже сохранялась раньше, то в результате выполнения одного из описанных действий она снова сохранится на диске под тем же именем файла. Предыдущая версия файла будет стёрта. Если Вы хотите сохранить рабочую книгу в новом файле, используйте команду Файл | Сохранить как или нажмите клавишу F12. Если Ваша рабочая книга еще ни разу не сохранялась, то в ее строке заголовка будет указано имя, например Книга1. Хотя в Excel допускается для имен файлов рабочих книг использовать стандартные имена, делать этого не рекомендуется. Поэтому при первом сохранении новой рабочей книги на экране появится диалоговое окно Сохранение документа (рис. 1). Таким образом, вы сможете дать своему файлу более содержательное имя.

Диалоговое окно Сохранение документа очень похоже на диалоговое окно Открытие документа. Здесь Вы также должны указать имя рабочей книги и папку, в которую ее нужно поместить. Если Вы хотите сохранить файл в другой папке, выберите нужную папку в поле Папка. Если нужно создать новую папку, в диалоговом окне Сохранение документа щелкните на кнопке Создать папку. Новая папка будет создана внутри той папки, имя которой указано в поле Папка.

После выбора папки введите имя файла в поле Имя файла

Расширение файла можно не указывать — Excel добавит его автоматически, в зависимости от типа файла, указанного в поле Тип файла. Если файл под этим же именем уже существует в указанной папке, программа выведет вопрос, хотите ли вы заменить этот файл новым.

Диалоговое окно содержит следующие опции:

· Всегда создавать резервную копию. Если эта опция активизирована, то перед сохранением рабочей книги ее существующая версия переименовывается в файл с расширением *.bak. Это позволяет в случае необходимости вернуться к ранее сохраненной версии рабочей книги.

· Пароль для открытия файла. Если Вы укажете в этом поле пароль, то перед каждым открытием данной рабочей книги программа будет требовать ввода пароля. После ввода нового пароля программа запросит его подтверждение, поэтому Вам потребуется ввести его еще раз. Пароль зависим от регистра вводимых символов, и его длина не должна превышать 15 символов.

· Пароль разрешения записи. Программа будет запрашивать данный пароль при сохранении рабочей книги под тем же именем. Используйте этот пароль, чтобы быть уверенным в том, что в исходную версию рабочей книги изменения внесены не будут.

· Рекомендовать доступ только для чтения. Если активизирована эта опция, то файл не может быть сохранен под его первоначальным именем.

Закрыть рабочую книгу можно, используя один из следующих способов:

· Выбрать команду Файл | 3акрыть.

· Щелкнуть на кнопке закрытия, которая находится в строке заголовка рабочей книги.

· Дважды щелкнуть на пиктограмме вызова системного меню, расположенной в строке заголовка рабочей книги.

· Нажать комбинацию клавиш Ctrl + F4.

· Нажать комбинацию клавиш Ctrl + W.

Если Вы внесли какие-либо изменения в рабочую книгу со времени ее последнего сохранения, то Excel спросит Вас, хотите ли Вы сохранить рабочую книгу перед ее закрытием. Для того чтобы закрыть все рабочие книги, нажмите и удерживайте клавишу Shift, а затем выберите команду, Файл | Закрыть все. Эта команда появится в меню Файл только в том случае, если во время его открытия вы будете удерживать клавишу, Shift нажатой. При выборе описываемой команды Excel будет по очереди закрывать каждую рабочую книгу. Если обнаружатся несохраненные рабочие книги, то программа выведет диалоговое окно с предложением сохранить эти книги.

Работа с диаграммами.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Чтобы создать диаграмму, необходимо:

Прежде всего ввести данные для диаграммы на лист в виде таблицы.

Затем выделить введенные данные и воспользоваться мастером диаграмм (значок на панели инструментов) для пошагового создания диаграммы с выбором типа и различных параметров диаграммы.

Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.