Подготовка и проведение показа слайдов

MS PowerPoint предлагает несколько способов представления подготовленной презентации: печатная продукция (бумажные распечатки или прозрачные пленки), презентация на экране (т.е. показ слайдов на экране монитора компьютера или через видеопроектор) и публикация в Internet.

Можно выделить следующие варианты вывода презентации на печать: слайд (печать одного слайда на страницу), заметки (печать страниц заметок) и выдачи (печать уменьшенных изображений слайдов по 2, 3, 4, 6 или 9 слайдов на странице).

Перед выводом на печать любого компонента презентации необходимо произвести его настройку: определить размеры слайдов презентации, установить ориентацию страниц, задать параметры нумерации слайдов. Кроме того, можно добавить на слайды, страницы заметок и выдачи колонтитулы, содержащие дату, номер или же какую-то текстовую информацию.

Большинство презентаций выполняются в цвете, однако печать, как правило, в черно-белом варианте. Перед печатью можно посмотреть, как цветная презентация будет выглядеть в черно-белом изображении. Для этого MS PowerPoint предлагает воспользоваться черно-белым режимом отображения презентации.

Презентация на экране используется для показа слайдов перед аудиторией. Чтобы презентация выглядела законченной и интересной, можно не только оформить презентацию, но и настроить слайдов с использованием смены слайдов, времени показа слайда, звуков, анимации и гиперссылок. Сменой слайда называется способ появления слайда во время показа слайдов. Под анимацией понимают способ появления на экране каждого отдельного элемента слайда (визуальный и звуковой эффект).

Кроме того. Для проведения экранных презентаций MS PowerPoint позволяет создавать автоматические и интерактивные презентации.

Автоматическая презентация представляет удобный способ подачи информации в виде показа слайдов, осуществляемого без докладчика. Например, можно подготовить презентацию для автоматического показа во время выставки или конференции, когда слайды будут сменять друг друга через определенный промежуток времени. Понятно, что для этого необходимо указать, в течение какого времени тот или иной слайд, должен отображаться на экране. Установку времени показа каждого слайда можно произвести вручную, но проще это сделать, проведя репетицию показа слайдов. При этом запускается показ слайдов, и в отдельном окне выводятся два таймера: один показывает общее время, истекшее с момента начала презентации, а другой – время, прошедшее с момента появления текущего слайда на экране. При проведении репетиции можно делать паузы между слайдами, показывать слайды повторно или переходить к следующему слайду. Закончив репетицию, можно утвердить установленные интервалы времени показа слайдов или же повторить репетицию.

Если слайды презентации содержат объекты, позволяющие выполнять какие либо действия (перемещаться по данной презентации, переходить к другой презентации или по какому либо адресу Интернета, запускать приложение), то говорят об интерактивной презентации. Как правило, реализуется подобная возможность с помощью гиперссылок.

Гиперссылку можно задать для любого объекта: текста, таблицы, диаграммы или рисунка, достаточно этому объекту назначить какое-либо действие. Активизируются гиперссылки только при запуске показа слайдов. Причем настроить их можно таким образом, что действия будут выполняться либо щелчком мыши по объекту или просто указанием мыши на объект. Одному и тому же объекту можно назначить сразу два различных действия. Например, можно определить, чтобы при указании мышью воспроизводился какой-нибудь звук, а по щелчку осуществлялся переход к другому слайду. Как правило, текст, представляющий гиперссылку, подчеркивается и выделяется цветом, сочетающимся с цветовой схемой слайда. После возвращения из гиперссылки этот цвет меняется, что позволяет отслеживать просмотренные гиперссылки.

Кроме того, в MS PowerPoint имеется целый набор кнопок, которые можно добавлять на слайды презентации в виде гиперссылок. Эти кнопки называются управляющими кнопками и, нажимая их во время показа слайдов, можно запускать другое приложение, воспроизводить звук, переходить к другим слайдам, файлам или, например, Web -страницам. При щелчке мышью управляющая кнопка изображается нажатой. Некоторые из кнопок снабжены такими стандартными фигурами, как, например, стрелки вправо и влево. Технология работы с управляющими кнопками следующая: вначале кнопка помещается на слайд, затем ей назначается нужное действие, после чего выполняется оформление кнопки, настройка размеров и расположения на слайде.

Иногда возникает ситуация, когда для показа презентации в разное время требуется разный набор слайдов из этой презентации. В том случае, если речь идет об одном или нескольких слайдах, которые не нужно включать в показ, можно, не удаляя их из презентации, произвести временное скрытие слайдов на время показа. Если же необходимо использовать разный набор слайдов для сопровождения выступления для разных аудиторий, внутри презентации можно сформировать несколько так называемых произвольных показов. Произвольные показы позволяют создать презентацию внутри другой презентации. При создании произвольного показа следует сгруппировать слайды существующей презентации, которые планируется показать определенной аудитории, и присвоить им групповое имя. В дальнейшем перед показом слайдов следует произвести настройку показа и указать, что должен производится показ только определенного набора слайдов. Кроме того, этот набор слайдов (произвольный показ) можно вывести на печать. Таким образом, вместо нескольких практически одинаковых презентаций, предназначенных для разных аудиторий, можно сгруппировать отличающиеся слайды, и переходить к ним во время показа.

Еще одна замечательная возможность MS PowerPoint – написание или рисование примечаний на слайде в ходе показа слайдов. Для этого нужно через вызов контекстного меню (нажатие правой кнопки мыши) перевести мышь в режим пера и, нажимая левую кнопку мыши, создать на слайде какую либо надпись. При этом созданные примечания никак не влияют на содержание слайдов презентации и чтобы их удалить, достаточно нажать клавишу E (латинская) на клавиатуре.

Последний способ представления презентации – публикация в Internet. Для этого MS PowerPoint предлагает сохранить презентацию в формате HTML с тем, чтобы позже опубликовать полученные Web – страницы в сети Internet.

Практическое занятие