Совет 1. Тщательно проверьте документы работника

Как не допустить ошибок при приеме работника на работу

 

Оформление приема работника на работу – один из самых важных моментов в жизни работника в вашей компании. От того, как в компании налажен этот процесс, зависят и первые впечатления работника и, возможно, его последующая работа. Но прежде всего, именно тщательное оформление приема на работу компании сможет значительно снизить правовые риски, связанные с трудовыми отношениями. Процедура, казалось бы известная. Но, во-первых, любая общая схема может быть дополнена множеством любопытных деталей. А с другой стороны – законодательство не стоит на месте, и время от времени преподносит сюрпризы. Предлагаем несколько советов по поводу снижения правовых рисков при оформлении сотрудников (российских граждан) на работу.

 

Совет 1. Тщательно проверьте документы работника

Ст. 65 ТК РФ предусматривает перечень документов, которые работник обязан предъявить при приеме на работу. Проверьте наличие и содержание этих документов.

 

1) Паспорт

Этот документ предъявляют все без исключения граждане при устройстве на работу, потому что иметь его должен каждый (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828). Не соглашайтесь, если работника предлагает копию паспорта и не готов продемонстрировать оригинал. Имеется риск того, что на работу может поступить лицо, сбежавшее из мест лишения свободы (согласно Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 паспорт таких граждан изымается). Если работник в данный момент меняет паспорт, то пусть покажет выданное ему временное удостоверение личности гражданина РФ (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).

 

2) Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования

Предъявление страхового свидетельства является обязательным для всех работников, кроме работников, принимаемых на работу впервые. Оформить страховое свидетельство такому работнику должен работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, ст. 9 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ) (кроме дистанционных работников - ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

При утрате работником страхового свидетельства работодатель должен получить для него соответствующий дубликат (ст. ст. 9, 15 Закона N 27-ФЗ). Это придется сделать, если работник уже работает в компании. Но если вы только принимаете работника, и он сообщает, что потерял или испортил свидетельство, имейте в виду, что компании придется заниматься восстановлением страхового свидетельств и для него. Поэтому можно предложить работнику самостоятельно пройти в ближайшее отделение ПФР и подать необходимому заявление. Расписка отделения ПФР (как правило, на ней указывается СНИЛС) подтвердит, что работодателю не о чем волноваться.

 

3) Трудовая книжка

Ст. 65 ТК РФ также указывает на обязанность работника предъявить трудовую книжку, кроме случаев, когда работник устраивается на работу впервые или поступает на работу на условиях совместительства.

Следует проверить, имеется ли запись об увольнении с предыдущего места работы. Это необходимо, чтобы в последствии не возникло проблем с оформлением последующих записей. Если запись об увольнении не внесена, не поставлена печать компании или подпись лица, заполнявшего трудовую книжку, следует отправить работника к предыдущему работодателю для заполнения трудовой книжки.

Бывает так, что при приеме на работу работник сообщает об утере или порче трудовой книжки. В этом случае можно только оформить работнику новую трудовую книжку. Если работник хочет получить дубликат трудовой книжки, он должен обратиться к своему предыдущему работодателю (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

 

4) Документ воинского учета

Военнообязанные должны предъявлять военный билет либо приписное удостоверение (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719).

А если работник не предъявляет такой документ? Работодатель не обязан и не вправе отказать работнику в приеме на работу только из-за того, что у него нет военного билета (см., например, Апелляционное определение от 14.08.2012 по делу N 33-1999/2012).

Если у работника отсутствует документ воинского учета, компания не обязана оказывать ему содействие в получении или замене такого документа. Но работодатель обязан разъяснять гражданам порядок исполнения обязанностей по воинскому учету. Поэтому укажите работнику о необходимости обратиться в военкомат для получения военного билета. И возьмите у него расписку том, что ему разъяснена его обязанность в получении документов воинского учета, и он обязуется ее исполнить в ближайшее время (на случай проверок военкомата).

 

5) Документ об образовании или наличии специальных знаний

Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний обязаны предъявить те работники, которые поступают на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Таким документом может быть:

- ст. 60 Федеральном закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ: диплом о среднем профессиональном образовании, дипломом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра.

- ст. 60 Федеральном закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ: свидетельством о профессии рабочего.

- ст. 328 ТК РФ: водительское удостоверение.
ст. 11.1 Закон РФ от 11.03.1992 N 2487-1: удостоверением частного охранника.

- ст. 100 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ: сертификат специалиста.

Если требования к образованию законодательством не предусмотрено, то компания самостоятельно решает, какие требования предъявляются к квалификации работника на той или иной должности. Эти требования следует указать в должностной инструкции.

 

Нельзя:

Ст. 65 ТК РФ запрещает работодателю требовать документы, не предусмотренные законодательством. Например, иногда кадровики требуют предоставить свидетельство ИНН. Однако обязанности предоставлять такой документ у работника нет. Поэтому работодатель может попросить, но не требовать предоставления такого документа.

При отсутствии ИНН у работника обязанность работодателя по его оформлению, в отличие от оформления страхового свидетельства ПФР, отсутствует. Согласно п.16 Приказа Минфина от 5.11.2009 г. N 114н граждане получают ИНН при регистрации по месту жительства. Поэтому если работники заявляют, что не имеют ИНН, то, скорее всего, они просто не знают о нем. В таком случае кадровики могут уточнить его через электронный сервис на официальном сайте ФНС России (nalog.ru).