Как свести задние числа к минимуму

Практика, когда документы регистрируют задним числом, не должна превратиться в систему. Если инспекторы при проверке заподозрят, что документ составили невовремя, могут возникнуть споры. По правилам делопроизводства документы регистрируют в тот же день, когда они подписаны, утверждены (п. 3.2.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, п. 3.11 ГОСТ Р 6.30–2003). Если сотрудники постоянно просят зарегистрировать документ задним числом, выясните причины. Рассмотрим, как справиться с ситуацией в разных случаях.

Руководитель подписывает документы когда вздумается. Побеседуйте с секретарем руководителя или лично с боссом. Объясните, что большинство документов общего делопроизводства могут подождать до завтра, а приказы по личному составу нужно подписывать вне очереди. И не просто до конца рабочего дня, а с запасом времени на регистрацию.

Кадровик загружен и физически не успевает обрабатывать документы вовремя. Здесь важно не молчать, а поговорить о проблеме с руководителем. Попросите, чтобы вам взяли помощника или перераспределили часть обязанностей между другими сотрудниками. Заранее подготовьте аргументы, почему вам трудно справляться с работой в одиночку. Рано или поздно вам удастся добиться своего.

Руководитель нарушает закон. Худшая из причин, по которой документы регистрируют несвоевременно. Повлиять на ситуацию трудно. Научитесь предвидеть очередное поручение внести документ в базу данных задним числом. Помните, что вы ничем не рискуете. Во-первых, вы находитесь в служебной зависимости от руководителя, а во-вторых, регистрировать документ задним числом – это не преступление.

Экспресс-ответы

Что делать, если сбилась нумерация? После № 1234 идет № 1245.

В графе «Примечания» запишите «Ошибочно пропущены номера с 1235 по 1244». Продолжайте нумерацию с № 1246.

Может ли приказ № 8а идти после приказа № 9?

Нет, не может. Приказ 8а может следовать только за приказом № 8.

Как быть, если на приказе по невнимательности поставили другой номер: по журналу 1234, а на документе 1243?

Аккуратно исправьте. При этом не нужно писать резолюцию «Исправленному верить» и дополнять ее подписями и печатями. Допустимо замазать неправильный номер на приказе корректором.

Нужно ли прошивать журнал регистрации приказов?

Нет, не нужно. Журнал регистрации можно вести в электронном виде. Но даже и в таком случае его не распечатывают, когда закрывают, а так и отправляют на хранение – в электронном виде.

Можно ли регистрировать приказы разного вида по отдельности?

Да, можно. Для этого добавьте индекс к порядковому номеру. Например, для приказов о приеме можно использовать «/Пр», для приказов о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска – «/ЕОО», для приказов об увольнении – «/У» и т. д. Зафиксируйте порядок нумерации в инструкции по делопроизводству.

Важные выводы

1. Для электронных журналов лучше использовать систему нумерации в пределах одного дня – это позволит незаметно регистрировать документы задним числом.

2. Если вы ведете бумажный журнал, оставляйте между номерами приказов дополнительные отступы, чтобы можно было разборчиво сделать еще запись.

3. В бумажном журнале лучше забронировать номер, чем потом вносить его задним числом. Если резервный номер не пригодился, его можно аннулировать, сделав пометку в графе «Примечания».