Номер внесли задним числом на отчеркнутую строку в бумажном журнале. Литерный номер кадровик поместила в середину дня

Отметка об аннулировании номера в бумажном журнале.

Предупредите директора

За создание документов задним числом, или служебный подлог, предусмотрена уголовная ответственность вплоть до лишения свободы на срок до двух лет (ч. 1 ст. 292 УК РФ). За регистрацию документов задним числом могут посадить директора, а не кадровика. Кадровик всего лишь регистрирует документ, а директор создает в тот момент, когда подписывает (п. 84 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Если руководитель компании создал такой приказ в целях личной выгоды, то и отвечать придется ему.

Способ 3. Бронировать номера

Суть этого метода в том, что сотрудники резервируют номер документа в книге регистрации, а сам документ приносят позже. Бронировать номера для приказов по личному составу оправданно, если вы уверены, что руководитель подпишет приказ.

Пример

Центральный офис компании расположен в областном центре, а филиалы рассеяны по области. По внутренним правилам делопроизводства приказы о приеме и увольнении подписывает только генеральный директор. Из филиала увольняется работник. Две недели назад он передал в центральный офис заявление на увольнение, а в последний день работы приехал, чтобы подписать приказ и забрать трудовую. Однако оказалось, что генеральный директор приказ не подписал и будет только в конце дня. Проект приказа готов, расчет перечислен, осталось выдать трудовую книжку. В такой ситуации кадровик может забронировать номер приказа. Ведь сегодня, хоть и в конце дня, директор подпишет приказ.

Преимущества. Не нужно менять систему нумерации. Бронь номера выручит в ситуации, когда сотрудники должны подготовить документ в определенный день, но по каким-то причинам не успели.

Недостатки. Сотрудники могут забронировать номер и не принести документ. Это значит, в книге регистрации появятся неиспользованные номера.

В ситуации, когда неизвестно, подпишет руководитель приказ или нет, рекомендуем перестраховаться и оставить резерв в бумажном журнале. Аннулировать неиспользованный номер всегда легче, чем внести в бумажный журнал номер документа задним числом.

Если вы забронировали номер, а руководитель так и не подписал приказ, при этом на последующих позициях уже зарегистрированы другие приказы, номер нужно аннулировать. Для этого в графе «Примечание» сделайте отметку: «Номер оставлен ошибочно и аннулирован». В бумажном журнале регистрации начальник отдела кадров или делопроизводитель должны заверить такую отметку своей подписью (образец выше). Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и ее расшифровку: инициалы, фамилию (п. 3.22ГОСТ Р 6.30–2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).