Изъятие бухгалтерских документов

Хранение бухгалтерских документов

Учетные регистры

В первичных документах регистрируются факт хозяйственной деятельности информация, содержащаяся в первичных документах переносится в учетные регистры. Регистры предназначены для систематизации и накопления информации содержащейся и принятых к учету.

По внешнему виду регистры представляют книги, журналы, карточки могут составляется на цифровых носителях. Форма регистров формируется и рекомендуется в основном Минфином РФ.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бух.учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Хронологические регистры (кассовая книга, журнал операций).

Системные регистры обобщают информацию без учета временной последовательности (журнал, главная книга и др).

Одновременная регистрация хронологической последовательности с группировкой на счетах бух.учета происходит в комбинированных регистрах (журналы, ордера).

По содержанию регистры делятся на регистры аналитические синтетические и комбинированные. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов 5 лет.

После утверждения годового отчета бух.документы группируются и систематизируются а затем сдаются на хранение.

Срок хранения начинается с первого января года следующего за годом окончания оформления документов.

Организации должны хранить бух. документы в течении сроков установленных гос. архивным делом, не менее 5 лет.

Такие документы как лицевые счета работников, трудовые договоры и другие документы, связанные с трудовыми отношениями хранятся 75 лет.

Личные дела руководителей организации, членов руководящей и контрольных органов организаций, а также работников имеющих гос. звания, премии, награды хранятся постоянно. Постоянно хранятся акты приема и передачи зданий, земельных участков в пользование, распоряжения, аренду собственности организации.

Бухгалтерская и статистическая отчетность в балансе организации и другие документы. Отчеты по налогам годовые не менее 10 лет.

Если по каким-то причинам произойдет пропажа или гибель первичных документов то руководитель своим приказом назначает комиссию по расследованию причин утраты документов, результаты оформляется актом.

Организация должна восстановить утраченные документы.

Бухгалтерские документы могут быть изъяты органами дознания предварительного следствия прокуратуры и судами, а также налоговыми инспекциями. На основании их постановлений изъятие оформляется протоколом, копия которого под расписку вручается должностному лицу организации.

Главный бухгалтер или другие должностные лица имеют право с разрешения и в присутствии лиц изымающих документы:

1. Снять копии с изымаемых документов и указанием оснований и даты изъятий.

2. Дооформить недооформленные тома документов (прошить, пронумеровать).