Основные этапы подготовки и проведения презентации

Практические советы

Правила грамотной презентации:

- Представляйте одновременно только одну идею.

- Пусть люди «купят» эту идею, затем переходите к следующей.

- Будьте конкретны, избегайте обобщений.

- Реагируйте на эмоции участников. Вовлекайте их в диалог.

- Будьте логичны и последовательны.

- Используйте общий язык с вашими слушателями.

- Давайте обратную связь.

- Будьте внимательным слушателем.

Т. А. Солтицкая. Тренинг продаж. — СПб.: Изд-во С-Петерб. ун-та, 2002, с. 92.

Весь процесс подготовки и проведения презентации можно условно разбить на несколько этапов:

1. Постановка задачи.

2. Определение целевой аудитории.

3. Составление плана проведения презентации.

4. Расчет затрат на проведение презентации.

5. Выбор форм отчетности по проведению презентации.

6. Заказ оборудования, одежды для персонала участвующего в презентации и рекламных материалов.

7. Подбор и инструктаж персонала.

8. Проведение презентации.

9. Анализ результатов.

Постановка задачи. Для начала необходимо четко сформулировать цель планируемой презентации. Это может быть внедрение на рынок нового товара, повышение известности торговой марки, стимулирование продаж, создание положительного имиджа организации и т.д. В зависимости от выбранной главной цели выстраивается иерархия вспомогательных и второстепенных целей и задач.

Определение целевой аудитории. Перед началом любой кампании продвижения, необходимо определить целевую аудиторию, на которую может быть ориентирован данный товар или услуга. Этот подход остается в силе и при подготовке к проведению презентаций. Правильно определив целевую аудиторию, можно достаточно точно предположить ее наклонности, интересы, читаемую литературу, посещаемые магазины и т.д. Конечно, всегда лучше выбирать целевую аудиторию на основе специальных маркетинговых исследований, потому что ошибки при выборе «на глаз» могут привести к попусту потраченным времени и деньгам.

Составление плана проведения презентации. Перед началом презентации товара нужно иметь график с точными сроками, временем проведения, местом проведения. Если проведение презентаций планируется в супермаркетах, магазинах, или около них, необходимо заранее согласовать с администрацией возможность и сроки, условия и форму проведения (обычно администрация охотно идет навстречу, т.к. это способствует повышению известности магазина и увеличению прибыли).

Наиболее подходящим временем для проведения презентации в магазинах является период с 16.00 до 19.00. Именно в это время основная масса людей совершает вечерние покупки. Время проведения презентаций на открытом месте определяется в зависимости от дня недели, места презентации, времени года и многих других факторов, различных для каждого конкретного случая.

Расчет затрат на проведение презентации. Для расчета затрат на проведение презентации необходимо определить время, в течении которого предполагается проводить сами мероприятия, количество персонала, участвующего в презентациях, количество расходных материалов (образцы, рекламные буклеты, сувениры и т.д.) и дополнительные расходы (транспорт, реклама в СМИ, штендеры, фирменная одежда, столы и т.д.).

Для этого подготавливаются специальные бланки отчетности, которые обычно охватывают определенный временной промежуток (день, неделю, месяц) и применяются для анализа презентаций как во время их проведения, так и после окончания.

Выбор форм отчетности по проведению презентации. Как и при любой другой деятельности, когда возникает необходимость тратить деньги, при проведении презентаций организуется учет затраченных финансовых средств. В зависимости от формы проведения презентации учитывается отработанное персоналом время, использованные расходные материалы, количество обслуженных людей (что обычно определяется по использованным расходным материалам), объемы продаж во время проведения презентации, динамика посещения мест проведения презентации по часам, дням, неделям и т.д. Для учета используются типовые бланки отчетности, разработанные для типовых презентаций, (для уникальных, разовых презентаций разрабатываются специальные бланки). Бланки заполняются во время проведения или сразу после окончания презентации (серии презентаций).

Заказ оборудования. В зависимости от места проведения презентации может понадобиться различное оборудование. Если презентация проводится в специально оборудованном бизнес-зале, там, скорее всего, уже имеются проекторы, микрофоны, специальное освещение и прочее необходимое оборудование. Если организация сама берется за подготовку и проведение презентации, то обо всех необходимых атрибутах презентации необходимо подумать заранее и обеспечить их наличие и работоспособность. Деловая презентация требует делового костюма ведущего.

Одежда для ведущих и промоутеров. Во время подготовки к проведению презентации необходимо позаботиться о внешнем виде промоутеров (от англ. promoting — продвигающий), для того чтобы они были видны издалека, чтобы на них обращали внимание и к ним подходили. Для этого желательно заранее заказать специальную одежду с логотипом торговой марки товара (который, по возможности, должен присутствовать на всем используемом оборудовании) и девизом рекламной кампании.

Цвет формы должен быть ярким и сочным (поэтому чаще всего используются контрастные цвета), в то же время он должен соответствовать особенностям цветового решения принятого в рекламной кампании. Униформа промоутеров обычно состоит из майки (толстовки) и бейсболки. Но если презентации предполагается вести в течении длительного времени, имеет смысл заказать полный комплект одежды. Это позволит сделать промоутеров более заметными. Если форма проведения презентации подразумевает также и оказание консультаций по товару, то для удобства клиентов желательно снабдить промоутеров бэйджами.

Рекламные материалы. В ходе подготовки презентации необходимо заранее подготовить рекламную продукцию, которая поможет провести намеченные мероприятия с наибольшей эффективностью. Сюда входят рекламные буклеты и листовки, отражающие всю информацию о товаре. Наряду с передачей информации буклеты и листовки можно использовать для различного рода акций, побуждающих покупателя к совершению покупки, начиная от купонов на получение скидки и заканчивая лотереей.

Эффективность проведения презентации напрямую зависит от количества присутствовавших на ней людей, поэтому желательно еще в процессе подготовки к проведению презентации изготовить наглядные рекламные материалы. Это могут быть плакаты, штендеры, специальное оборудование. Их полезно использовать как до начала презентации, размещая в местах, где будет проходить презентация, листовки с анонсами предстоящих мероприятий, так и во время ее проведения, устанавливая штендеры с рекламной информацией. Всегда привлекают внимание, собирая аудиторию, размещенные в месте проведения презентации всевозможные стенды, стойки, зонтики, флаги и т.д.

Подбор персонала. При подготовке к проведению презентации, одним из наиболее важных моментов является поиск и привлечение промоутеров, потому что именно этим людям предстоит доверить имидж своего товара и деньги, которые будут потрачены. Сам персонал можно набрать из числа сотрудников организации, которая проводит презентацию, что достаточно эффективно, если речь идет о сложных технических изделиях, когда необходимо дать квалифицированную информацию по характеристикам товара. Для товаров массового спроса лучше воспользоваться услугами специализированного рекламного агентства.

Так как свои эмоции от общения с промоутером потенциальный потребитель переносит на презентуемый товар, необходимо при подборе персонала обращать особое внимание на общительность, коммуникабельность, внешний вид людей, которые будут участвовать в презентации, а также в зависимости от особенностей рекламируемой продукции учитывать возраст, пол, рост и т.д.

Перед началом проведения презентации проводится инструктаж персонала. Промоутерам и ведущим необходимо объяснить цель их работы, выдать всю необходимую информацию по представляемому товару, определить режим их работы, ознакомить с графиком проведения презентаций, заранее проиграть различные варианты поведения, что позволит промоутерам в процессе работы правильно реагировать на те или иные ситуации, особенно конфликтные (когда предвзятый клиент задает каверзные вопросы, мешает работе и т.д.).

Через небольшой промежуток времени после начала серии презентаций необходимо вновь собрать промоутеров. К этому времени у них возникнут вопросы, появятся предложения. Желательно обсудить с ними всю информацию и возникшие технические вопросы. Часто бывает, что для достижения наибольшей эффективности работы промоутеров, их нужно разместить на более видном месте или перевести в другой магазин (если, например, в настоящее время в данном магазине нет всего ассортимента товара), таких вопросов бывает много.

Проведение презентации. Когда пройдены все подготовительные этапы, можно перейти непосредственно к проведению презентации. Место для проведения презентации товаров массового спроса обычно выбирается непосредственно у продаваемого товара. Часто покупатель в ходе презентации решает совершить покупку, поэтому необходимо, чтобы товар был всегда «под рукой», а для этого держать связь с ответственным менеджером продавца. В рамках презентаций можно формировать определенное общественное мнение, вырабатывать фирменный стиль, создавать или продолжать корпоративные традиции. Профессиональный подход к проведению презентаций позволяет добиться максимальных результатов при минимальных затратах.

Анализ результатов. После завершения презентации (цикла презентаций) необходимо проанализировать полученные результаты. Для этого потребуются бланки отчетности, о которых уже говорилось выше.