Первый шаг

Создание таблиц базы данных с помощью мастера таблиц

Создание новой базы данных средствами СУБД MS Access

После разработки базы данных на бумаге приступают к созданию ее электронного варианта, то есть файла базы данных с расширением. mdb. Созданный «пустой» файл базы данных уже занимает около 96 Кбайт дискового пространства. Это объясняется тем, что он уже содержит «заготовки» в виде скрытых системных таблиц, в которые в дальнейшем будет заноситься информация о различных объектах создаваемой базы данных. По мере создания новых объектов – таблиц, форм, отчетов и заполнения самой базы данных объем этого файла будет расти.

Базу данных в СУБД MS Access можно создавать двумя способами:

– самостоятельное создание и заполнение таблиц,

– создание с использованием образцов, предлагаемых «мастером таблиц» СУБД MS Access.

Под созданием базы данных подразумевается создание системы связанных таблиц с именами и заголовками полей, со значениями атрибутов в полях.

После запуска программы MS Access следует выполнить одну из операций:

– щелкнуть по кнопке Создать на панели инструментов;

– нажать комбинации клавиш Ctrl + N;

– выполнить команды главного меню Файл – Создать;

– в появившемся окне Создание раскрыть вкладку Общие, выбрать ярлык База данных и щелкнуть по нему дважды;

– в раскрывшемся окне Файл новой базы данных, в строке Имя файла, расположенной в нижней части окна, указать место размещения файла (путь) и его имя;

– щелкнуть по кнопке Создать, расположенной справа от этой строки;

– в левой части раскрывшегося окна База данных с именем создаваемой базы данных представляется список объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули, Группы избранное), из которых по умолчанию выделяется объект Таблицы, а в правой части окна представляются способы создания таблиц (Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера, Создание таблицы путем ввода данных). Из списка предлагаемых способов создания таблиц следует выбрать желаемый способ.Для самостоятельного создания базы данных необходимо дважды щелкнуть по ярлыку против строки Создание таблицы путем ввода данных. Вследствие этого на экране появится окно в виде пустой таблицы с заголовками: Поле1, Поле2, …, Поле10. После этого следует в верхние ячейки этих полей поместить заголовки, а в последующие ячейки – значения. Таким способом создаются все таблицы базы данных. Однако этот способ требует много времени и напряжения.

Процесс создания базы данных значительно облегчается при использовании мастера таблиц. Работа с мастером таблиц предусматривает создание таблиц за несколько шагов.

На первом шаге создается таблица по одному из образцов, предложенных мастером таблиц. При этом мастер таблиц предлагает 25 вариантов таблиц делового применения (Контакты, Сотрудники, Задачи, Студенты и др.) и 20 вариантов таблиц личного пользования (Адреса, Рецепты, Альбомы и др.).

– В раскрывшемся окне База данных необходимодважды щелкнуть по строке Создание таблицы с помощью мастера или по ярлыку перед этой строкой;

– в раскрывшемся окне Создание таблиц изображаются три дополнительных окна с названиями: Образцы таблиц, Образцы полей и Поля новой таблицы. Из списка в дополнительном окне Образцы таблиц следуетвыделить строку с подходящим названием таблицы, суть которой ближе всего отображает содержание создаваемой таблицы, и щелкнуть по ней;

– в появившемся списке в окне Образцы полей необходимовыделить строку с подходящим названием поля и щелкнуть по кнопке >. После этого выбранное название поля отобразится в окне Поля новой таблицы. Таким способом можно расположить в этом окне и другие названия выбранных полей.

Если какое–либо название поля необходимо исключить из окна Поля новой таблицы, то его следует выделить, а затем щелкнуть по кнопке <. Дляотображения всего списка названий полей окна Образцы полей в окне Поля новой таблицы следует щелкнуть по кнопке >>, а для исключения всех полей из списка Поля новой таблицы следует щелкнуть по кнопке <<.

При необходимости переименования названия поля в списке Поля новой таблицы следует выделить это название и щелкнуть по кнопке Переименовать поле... и в открывшейся строке ввести новое название поля.

После завершения формирования названий полей следует щелкнуть по кнопке Далее в окне Создание таблиц.

Этой операцией завершается первый шаг работы мастера таблиц и осуществляется переход ко второму шагу.

В окне второго шага задается имя для создаваемой таблицы и выбирается способ задания первичного ключа.

Второй шаг.

В раскрывшемся окне второго шага следует:

– в имеющейся строке с названием Задайте имя для новой рассылки установить имя создаваемой таблицы;

– выбрать способ установки первичного ключа (автоматически, самим пользователем).

Способ установки первичного ключа в режиме автоматически выбирается тогда, когда пользователь затрудняется самостоятельно сделать этот выбор. В таком случае мастер таблиц делает это сам. Если пользователь определился с полем первичного ключа еще на стадии проектирования базы данных, то ему следует выбирать вариант установки первичного ключа самим пользователем.

– После выбора варианта следует щелкнуть по кнопке Далее этого окна.

При выборе второго варианта задания первичного ключа раскрывается диалоговое окно с названием Создание таблиц. В верхней части этого окна изображена строка с названием Выберите поле с уникальными для каждой записи данными. Эта строка содержит раскрывающийся список названий полей создаваемой таблицы, выбранных на предыдущем этапе.

– Из раскрывающегося списка необходимо выбрать название поля, которое будет выполнять функцию первичного ключа из трех, представленных в этом окне вариантов:

– последовательные числа, автоматически присваиваемые

каждой новой записи,

– числа, вводимые пользователем при добавлении новой записи,

– сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении

новых записей.

– Щелкнуть по кнопке Далее этого окна.

Третий шаг.

Он выполняется, если в базе данных уже существуют ранее созданные другие таблицы.

Для этого раскрывается очередное окно, в котором мастер задает вопрос:

Связана ли новая таблица с другими таблицами базы?.

Одновременно формируется список с названиями ранее созданных таблиц. Для каждой из них будет показано отсутствие связи с новой таблицей. Если одна из уже созданных таблиц должна находиться с вновь создаваемой таблицей в связи один ко многим, то ее название нужно выделить и щелкнуть по кнопке Связи.

В новом раскрывшемся окне путем выбора нужного переключателя уточнить характер связи и щелкнуть по кнопке ОК этого окна.

Четвертый шаг.

В раскрывшемся окне с названием Создание таблиц мастер предлагает три варианта дальнейших действий:

– изменить структуру,

– ввести данные непосредственно в таблицу (устанавливается по умолчанию ),

– ввести данные в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером.

Далее следует выбрать нужный вариант и щелкнуть по кнопке Готово этого окна. При этом на экране появится новая (пустая) таблица, в которую можно вводить данные.

В случае выбора первого варианта происходит переключение в режим Конструктор, в котором в произвольной форме можно изменить структуру созданной таблицы.

При выборе второго варианта происходит переключение в режим Таблица. Это позволяет вводить необходимые данные непосредственно в ячейки ее полей.

В третьем случае мастер автоматически создаст форму удобную для ввода данных в таблицу.

Очевидно, что при создании первой таблицы, третий шаг мастера исключается.