Проведение совещаний

Слайд 14

В процессе аргументации используются спекулятивные методы, применение которых в серьезной беседе не рекомендуется. Рассмотрим некоторые из них.

Техника использования авторитета состоит в цитировании известных авторитетов, которое не относится к существу вопро­са. Цитата, как правило, выхватывается из контекста в нужной для доказательства интерпретации. В данном случае давление оказывается авторитетом человека.

Техника дискредитации собеседника состоит в том, чтобы поставить под сомнение не аргументы, выдвинутые оппонен­том, а саму личность собеседника.

Суть техники аппеляции заключается в том, что собеседник не выступает как деловой человек и специалист, а взывает к со­чувствию.

Суть техники преувеличения заключается в составлении преждевременных выводов, основанных на любого рода обоб­щениях и преувеличениях.

Техника анекдота применяется в форме шутки, анекдота и может разрушить даже сильную аргументацию; воздействует на эмоции собеседника, отвлекает от темы дискуссии.

Техника изоляции основывается на фальсификации отдель­ных фраз из выступления с тем, чтобы они имели значение, противоположное излагаемому.

Техника изменения направления предполагает переход к вопросам, не относящимся к предмету беседы.

Техника вытеснения состоит в преувеличении второстепен­ных проблем, которые не влияют на конечные результаты бесе­ды. Утверждаются и доказываются второстепенные вопросы, которые уже давно решены.

Техника введения в заблуждение основывается на сообще­нии не совсем точной, путанной информации, полуистин. Суть метода заключается в смешивании правдивой информации с за­ведомо ложной.

Техника отсрочки базируется на затягивании дискуссии посредством исследования уже отработанных вопросов, разъяс­нений мелочей и т.д.

К сожалению, спекулятивные методы аргументации часто применяются на практике, в то время как мировой опыт показывает, что эти методы не эффективны и не способствуют дол­говременному общению партнеров.

Совещание является одним из способов воздействия на кол­лектив путем передачи необходимой информации за короткий промежуток времени.

Эффективность совещания зависит от цели, уровня подго­товки, проведения и принятия решения. Процесс проведения совещаний можно условно разделить на три этапа: подготовка совещания, проведение совещания, принятие решений.

Подготовка совещания включает в себя определение цели, вида совещания, повестки, круга участников, выбор времени, длительности, места проведения и формы оповещения участни­ков совещания:

• цель совещания должна быть четко сформулирована и нацелена на решение конкретной проблемы;

• совещания могут быть проблемными, когда рассматривается проблема, нуждающаяся в разрешении; инструктивными, когда проводится инструктаж работников с целью выполнения определенных задач; оперативными, на которых рассматриваются проблемы, требующие принятия оперативных

решений;

• повестка совещания должна содержать в себе четко сформулированную цель для того, чтобы участники могли заранее подготовиться к совещанию. Повестка совещания должна быть разослана всем участникам совещания заранее;

• круг участников совещания должен быть строго определен. Присутствие людей, не имеющих отношения к рассматриваемой проблеме, снижает эффективность проведения совещания;

• время проведения совещаний зависит от вида совещания. Проблемные совещания рекомендуется проводить в середине недели, когда наблюдается самая высокая производительность труда, а инструктивные и оперативные — в понедельник или в конце недели. В соответствии с теорией биоритмов у человека существуют два пика высокой производительности: с 9 до 13 часов и с 16 до 18 часов. На это время целесообразнее всего назначать совещания;

• продолжительность проведения совещания (начало и конец) должна быть запланирована заранее и зависит от вида совещания. Проблемные совещания рекомендуется проводить в течение 1,5—2 часов, инструктивные и оперативные — 20— 30 минут. Оптимальная продолжительность совещания — не более одного часа, так как у работников наступает физиологи­ческая граница усталости и они уже готовы проголосовать за любое предложение;

• выбор помещения для проведения совещания зависит от возможности организации. Желательно проводить совещания за круглым или трапециевидным столами без наличия технических средств, мешающих эффективной работе (телефон, факс и т.д.);

• повестка дня рассылается всем участникам совещания, в которой указываются: начало и окончание совещания, место и время, рассматриваемые вопросы, фамилии докладчиков, а также где можно ознакомиться с необходимой информацией по рассматриваемым вопросам.

• Проведение совещания включает в себя определение пред­седательствующего, рассаживание участников, установление регламента.

• Председательствующим на совещании, как правило, явля­ется руководитель организации или его заместитель в соответ­ствии с функциональными обязанностями.

• Основная цель председательствующего на совещании — направить совещание в нужное русло с тем, чтобы найти опти­мальные решения по данному вопросу за минимальное коли­чество времени.

• Председательствующий на совещании должен регулировать направленность и деловитость выступлений, не допускать от­клонений от существа вопроса, стимулировать конкретность, содержательный анализ проблемы и высказывание реальных предложений, позволяющих разрешить проблему.

• Задача председательствующего — следить за соблюдением регламента совещания и корректностью выступающих. Соблю­дение регламента не должно зависеть от ранга. Все участники совещания должны укладываться в отведенное количество времени.

• Принятие решения является самым важным этапом, кото­рым подводятся итоги совещания. Если в ходе совещания не выработано решение, то у подчиненных складывается отрица­тельное отношение к данному мероприятию и появляется чув­ство сожаления о потраченном времени.

• Принятие решения может основываться на заранее разрабо­танном проекте решения. Этот способ принятия решения явля­ется наиболее эффективным, так как специалисты заранее изучают проблему, дают конкретные предложения, а участники совещания, обсуждающие данные предложения, могут вносить изменения с целью их совершенствования.