ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД

Несмотря на кажущуюся простоту данного вопроса, боль­шинство современных руководителей не обладают элементар­ными навыками ведения деловых бесед. В мировой практике выработана техника ведения бесед, разработаны основные прин­ципы их проведения

Опыт ведения бесед позволил специалистам в этой области определить десять общих правил, соблюдение которых позво­ляет сделать беседу эффективной:

1) профессиональные знания. Наличие у ведущего беседу профессиональных знаний по существу дела позволяет провести ее на высоком уровне;

2) ясность позволяет в логической последовательности увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности;

3) наглядность. Максимальное использование наглядных пособий, документов позволяет собеседнику быстрее понять
суть проблемы;

4) постоянная направленность. Беседа должна быть направлена на решение главной проблемы. Не рекомендуется изменять установку, уходить в сторону от основного направления;

5) ритм. Нельзя допускать затухания беседы в ее завершаю­щей стадии. Необходимо попытаться повысить интенсивность беседы при приближении ее к концу;

6) повторение. С целью лучшего восприятия информации основные положения и мысли следует повторять;

7) элемент внезапности. Следует применять продуманную, но неожиданную и необычную для собеседника увязку деталей

и фактов;

8) насыщенность рассуждений. В ходе беседы следует чередовать взлеты, требующие максимальной концентрации, и спады, которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;

9) рамки передачи информации. Чрезмерный поток информации собеседника утомляет;

10) определенная доза юмора. Созданию непринужденной обстановки в беседе способствует удачная шутка, безобидный юмор, что дает положительный эффект.

Важное значение для эффективного проведения беседы име­ют и чисто психологические аспекты. По мнению специалистов, при ведении беседы следует принять активную позу, сосредото­чить взгляд на говорящем, поддерживать устойчивое внимание к нему, планировать процесс слушания, преждевременно не оценивать беседу и т.д.

Рекомендации по ведению деловых бесед можно сформули­ровать в следующих положениях:

• накануне беседы следует написать план и отработать ее наиболее важные формулировки;

• в процессе беседы психологически воздействовать на собеседника посредством чередования благоприятных и неблагоприятных моментов и фактов, а также положительного завершения беседы;

• ведущий беседу должен помнить о движущих мотивах собеседника (его ожидание, позиция, желание самоутвердиться, чувство справедливости, самолюбие и т.д.);

• ведение беседы должно осуществляться без участия незаинтересованных лиц, так как они не способствуют установлению личного контакта;

• следует избегать длинных фраз, излагать проблему ясно и понятно;

• не следует задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет», так как отрицательный ответ настраивает собеседника на противостояние;

• но возможности следует признавать правоту собеседника;

• не относиться к собеседнику пренебрежительно, всегда следует быть тактичным;

• выражать свои мысли следует убедительно и оптимистично.

Приведенные рекомендации следует применять творчески, с учетом индивидуальных особенностей психики, знаний и опыта.