Жизненный цикл ИТ-проекта

Введение

Проекты внедрения тех или иных информационных технологий на предприятии могут иметь различные цели, как с ярко выраженным коммерческим эффектом, так и без него, причем последний случай является достаточно распространенным. Часто внедрение ИТ подразумевает под собой некий качественный эффект: руководство одобряет внедрение ИТ-проекта ради упрощения документооборота, повышения прозрачности деятельности, повышения управляемости фирмы, возможности контролировать сбытовые, финансовые и другие процессы на предприятии «в реальном времени». Последние годы ИТ-проекты в нашей стране внедряются также и потому, чтобы не отстать от других. Можно с уверенностью сказать, что на большинстве российских предприятий подсчет экономической эффективности внедрения ИТ-проектов не ведется. В то же время, это является предпосылкой эффективного управления информационными технологиями на предприятии.

Для оценки экономической эффективности проекта в области информационных технологий (ИТ-проекта), внедряемого на предприятии, необходимо оценить финансовые результаты этого проекта и затраты на его реализацию.

Результаты проекта

При выполнении проекта по информатизации организация преследует одну или несколько целей из следующего списка [1]:

· снижение издержек (экономия) в сфере ИТ; Пример 1: внедренный проект позволил высвободить 2 рабочих места среди ИТ-специалистов, которые теперь можно использовать на другие цели. Результат проекта (экономия): заработная плата 2 специалистов, расходы на содержание их рабочих мест, расходные материалы, амортизация оборудования – компьютеры, принтеры, программное обеспечение и т.д. (суммы, руб.) Пример 2: Внедренная информационная система позволила использовать меньшее количество ИТ-ресурсов (компьютеры, принтеры, расходные материалы) Результат: суммы экономии этих ресурсов.

· снижение издержек (экономия) в бизнес-процессе (процессах) производственной, коммерческой, управленческой или другой сферы на предприятии; Пример: внедренный проект позволил отказаться от ручного ввода информации специалистом отдела продаж, что занимало 40% его рабочего времени (40% от суммы оплаты труда), снизить затраты на маркетинговые исследования, на непроизводительные транспортные расходы, снизить затраты на производство, отказаться от услуг сторонней организации (сумма оплаты их услуг)

· получение прибыли, непосредственно связанное с использованием нововведений в сфере ИТ; Пример 1: создан новый Интернет-проект, который позволил продавать новую или существующую продукцию. Полученная прибыль от этого – это результат внедрения проекта. Пример 2: В банке создана система электронных платежей с помощью пластиковых карточек. Полученная от операций прибыль – это результат проекта.

· получение прибыли в бизнес-процессах производственной, коммерческой, управленческой или другой сферы на предприятии; Пример: внедрение проекта позволило делать улучшенную продукцию, продавать ее дороже, предоставить дополнительный платный сервис, увеличить объем сбыта (суммы за каждую из этих позиций)

· повышение стоимости компании; Пример: стоимость акций компании повысилась на 11,5 % после сообщения о переходе на новую информационную систему (результат равен 11,5 от старой стоимости компании). Примечание: в данном случае необходимо самостоятельно доказать правильность вывода о повышении стоимости компании именно за счет внедрения ИТ-проекта

· снижение риска, связанное со сферой ИТ, управления, производственной сферой предприятия и т.д.[2] Пример: внедрение информацинной системы позволило страховой фирме снизить страховой коэффициент для компании (сумма разницы ежемесячных страховых выплат). Пример: проект позволил сократить избыточные запасы продукции или сырья на случай сбоя в той или иной системе предприятия (сумма разницы между старыми и новыми затратами на «перестраховку»). Примечание: в данном случае необходимо самостоятельно выбрать способ подсчета стоимости риска, доказать его адекватность для вычленения результата ИТ-проекта и пригодность для такого расчета.

· любые цели, не имеющие прямого экономического эффекта, выраженного в денежной форме. Примечание: данный вариант является наименее приемлемым и наиболее сложным для защиты дипломной работы, поскольку в этом случае студенту необходимо очень четко обосновать не количественные, а качественные преимущества от внедрения проекта. В этом случае для проекта берутся нулевые показатели результатов, и считается только затратная часть. Экономическая эффективность проекта в обычном понимании при этом будет отсутствовать.

Таким образом, первая задача – определить, какие из вышеперечисленных результатов способен дать проект (один или несколько). (Следует иметь в виду, что в вышеприведенном списке сложность подсчета несколько возрастает от первых к последним).

Вышеперечисленные цели – это возможные результаты проекта. При этом для управления компании важнейшим является ответ на вопрос: насколько экономически эффективен этот проект, т.е. каково соотношение вышеперечисленных результатов от реализации проекта (прибыли, снижения затрат, повышение стоимости компании и т.д.) к затратам на его реализацию (финансовые, материальные, трудовые и прочие виды ресурсов).

Это является наиболее важным, поскольку, если затраты на проект превышают результаты от его реализации – значит очевидно, что реализовывать проект не имеет смысла.

Иногда для студентов, только начинающих написание дипломного проекта, бывает трудно ответить на вопрос: какие именно результаты принесет проект, и в какие сроки. Но именно в этом заключается роль специалиста в области прикладной информатики в экономике – предугадать и распланировать результаты от реализации проекта еще до начала его реализации. И именно от того, как он сможет обосновать эти результаты, зависит одобрение или отклонение того или иного проекта руководством организации. При защите дипломного проекта государственная комиссия также выступает в роли «руководства организации» - оценивая, насколько обоснованно и грамотно спланированы студентом затраты и результаты от выдвигаемого на защиту проекта.

Жизненный цикл ИТ-проекта

Для возможности адекватного подсчета экономической эффективности проект должен иметь расчетный срок жизни – жизненный цикл, от самого начала работ по внедрению проекта до его завершения, либо до полной окупаемости проекта. Это необходимо для того, чтобы избежать неучтенных затрат или результатов – ведь только при этом расчет эффективности можно считать достоверным.

Во-первых, необходимо составить план-график реализации проекта, с максимально подробным разбиением на этапы и описанием процессов, происходящих на каждом этапе.

Оценивать инвестиции принято с точки зрения проекта в целом, а значит, на весь период, когда планируется внедрять и использовать ИТ и ИС. Повторим, если какой-либо этап не будет учтен, то не будут учтены и затраты (и/или результаты) на этом этапе, а значит, расчет эффективности будет неверным, а эффективность завышенной (заниженной). Поэтому первым шагом становится определение сроков реализации проекта.^{^[3]}

Желательно сделать это с максимально большей подробностью, как по отдельным составляющим стадий (этапов), так и по их срокам.(см. примеры – Табл.1 и 2)

Таблица 1. Пример1: Сроки реализации проекта «МТ-дизайн»

Период	Стадия
01.01.05 - 30.04.05 01.01.05 – 01.02.05 01.02.05 – 01.03.05 01.03.05 – 01.04.05 01.04.05 – 01.05.05	Создание технического задания (заказа) Выдвижение руководством идеологии и основных задач будущей системы Информирование руководителей отделов Согласование заявок руководителей отделов Общее согласование и утверждение плана будущей информационной системы
01.05.05 – 31.10.05 01.05.05 -01.08.05 01.08.05 -01.10.05 01.10.05 -31.10.05	Приобретение/изготовление -блок А -блок Б и С - блок Д
01.11.05 – 15.05.06 01.11.05 -01.12.05 01.12.05 -01.04.06 01.04.06 -15.05.06	Внедрение/настройка -блок А -блок Б и С - блок Д
16.05.2006 – 16.05.2012 16.05.06 -15.05.07 16.05.07 -16.05.12	эксплуатация мощность 200 единиц мощность 400 единиц
(? -?) (общий срок - 45 дней)	Вывод из эксплуатации (замена)

Уточним, что для различных проектов сроки приобретения, изготовления, внедрения ит.д. могут быть «совмещены» по срокам – например, когда внедрение, тестирование и настройка производятся непосредственно при изготовлении ИС или ИТ. Некоторые этапы иногда и вовсе не учитываются (например, вывод из эксплуатации).

В качестве этапов жизненного цикла и процессов часто принимаются месячные или другие промежутки времени в зависимости от необходимости в степени детализации проекта. В пользу этого говорит и то, что процессы затрат и возврата вложений часто совпадают во времени, и приняв месячные сроки в качестве этапов, затраты и результаты в дальнейшем становится легче совместить.

На каждой стадии (этапе) будут производиться затраты на проект, а также на некоторых из них в дальнейшем должно быть запланировано получение результатов (доходов) от реализации проекта (в той или иной форме) – за счет которых проект должен окупиться. На основе этих данных (соотношения затрат и результатов) и будет производиться расчет экономической эффективности.

Если содержание этапов и процессов жизненного цикла ориентировать на стандарт ISO/IEC 12207, таблица сроков реализации может иметь следующий вид. (См. таблицу 2)

Таблица 2. Пример 2. Сроки реализации проекта внедрения SAP R\3 на ЗАО «Элемент»

Название этапа (процесса)	Периоды времени, в которых рассматриваются процессы ЖЦ
Название этапа (процесса)	01.05	02.05.	03.05.	04.05.	…	…	12.12
Основные процессы, в том числе:
приобретение
поставка
разработка
эксплуатация
сопровождение
Вспомогательные процессы:
документирование
управление конфигурацией
обеспечение качества
верификация
аттестация
совместная оценка
аудит
разрешение проблем
Организационные процессы
управление
усовершенствование
создание инфраструктуры
обучение

После четкого определения того, какие процессы происходят на каждом этапе, в дальнейшем можно будет составить таблицы, в которых подробно рассмотреть затраты по периодам (лучше всего по месяцам). Точно так же, по периодам, должны быть расписаны и финансовые результаты от реализации проекта.

Затраты на проект

Затраты на проект подразделяются для целей финансового анализа на несколько категорий. Это инвестиционные (необходимые для внедрения проекта) и текущие (необходимые в процессе эксплуатации информационной системы). Текущие затраты в свою очередь можно разбить на прямые (прямо зависящие от объема предоставляемых информационной системой услуг) и косвенные (которые обеспечивают существование информационной системы в целом).

Инвестиционные затраты включают следующие категории:

· на аппаратные средства;

· на разработку и/или приобретение программного обеспечения;

· на оборудование помещения;

· на движение персонала.

Косвенные текущие затраты включают:

· затраты на управление комплексом информационной системы, которые состоят из расходов на оплату труда управленческого и другого персонала, не связанного непосредственно с объёмом предоставляемых информационной системой услуг, расходов на связь, литературу, канцелярские товары;

· затраты на обеспечение процесса, в том числе техническое обслуживание и ремонт, оплату коммунальных услуг, хозяйственные расходы;

· Затраты на оплату лицензий и лизинга;

· Затраты на восстановление функционирования после сбоев;

Прямые текущие затраты включают:

· затраты на зарплату персонала, непосредственно выполняющего или обеспечивающего функции по выполнению ИТ-услуг;

· затраты на материалы (бумагу, картриджи и т.д.);

· затраты на оплату расхода электроэнергии на аппаратный комплекс, освещение или другие нужды, связанные с поддержкой процессов (кондиционирование воздуха, обогрев и т.д.);

· затраты на хозяйственные нужды;

· затраты на оплату внешних услуг, обеспечивающих процессы (использование платных информационных сетей, каналов связи и телекоммуникаций;

Сначала необходимо произвести оценку всех необходимых затрат в натуральном выражении, затем должна быть выполнена денежная оценка предполагаемых затрат в соответствии с разработанным перечнем оборудования, помещений и работ и, наконец, должны быть определены сроки их выполнения. Результаты могут быть сведены в таблицы (Пример: таблица 3)

Статьи расходов	Наименование и количество средств (шт., компл.)	Денежные затраты в тыс. руб.	Сроки исполнения
На оборудование помещения, в т.ч.:
аренду
строительство,
переоборудование и т.д.
На движение персонала, в т.ч.
наём сотрудников
увольнение сотрудников
изменение загрузки
обучение персонала … … …
Итого за проект