Изложение текста документов

Саратовский государственный технический университет имени Гагарина Ю.А.

 

 

оформлениЕ пояснительных записок

при выполнение контрольных работ, курсовом и дипломном проектировании

 

 

 

Саратов 2016

Основные требования к текстовым документам                                                                                                                                                                                                                                                                   

Общие положения

 

Изложение текста и оформление расчетно-пояснительной записки (РПЗ) выполняют в соответствии с требованиями настоящих методических указаний. Страницы текста РПЗ и включенные в РПЗ иллюстрации и таблицы должны соответствовать формату А4 по ГОСТ 9327. Допускается применение формата A3 при наличии большого количества таблиц и иллюстраций данного формата.

Текстовые документы подразделяются на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, расчеты, пояснительные записки и т.п.) и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

Подлинники текстовых документов выполняют на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через полтора интервала (кегль не менее 12) одним из следующих способов:

– машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002-84;

– рукописным – чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304-81 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;

– с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004-88);

– на магнитных носителях данных (ГОСТ28388-89).

Полужирный шрифт не применяется.

Вписывать в текстовые документы изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.

Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк – не менее 3 мм.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.

       Абзацы в тексте начинаются отступом, равным пяти пробелам (15–17 мм).

Текст следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: правое – не менее 10 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – не менее 30 мм.

Номер страницы указывается по центру внизу страницы шрифтом 12 кеглем.

Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, применяя шрифты разной гарнитуры.

При заполнении текстового документа необходимо соблюдать равномерную плотность, контрастность и четкость изображения по всему документу. В нем должны быть четкие, нерасплывшиеся линии, буквы, цифры и знаки.

    Опечатки, описки и т.п. допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста.

    Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются.

 

Построение документа

 

Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.

    Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

    Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

    1 Типы и основные размеры

    1.1

    1.2

1.3

2 Технические требования

2.1

2.2

2.3

Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется. Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

    Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа.

    Пример.

    а) _________________

    б) _________________

1) ___________

2) ____________

в) _________________

    Каждый пункт, подпункт и перечисления записывают с абзацного отступа.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Наименования структурных элементов текстового документа «АННОТАЦИЯ», «СОДЕРЖАНИЕ», «ВВЕДЕНИЕ», «ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ», «ВЫВОДЫ», «СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ», «ПРИЛОЖЕНИЕ» и др. служат заголовками структурных элементов расчетно-пояснительной записки. Заголовки структурных элементов следует располагать в середине строки без точки в конце и печатать прописными буквами, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равным 3, 4 интервалам, между заголовками раздела и подраздела – 2 интервалам, при выполнении рукописным способом – 8 мм.

Каждый раздел рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

В документе большого объема на первом листе помещают содержание, включающее номера и наименование разделов, с указанием номеров страниц (листов). Слово «СОДЕРЖАНИЕ» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.

В конце текстового документа приводится список литературы. Список литературы включают в содержание документа.

Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная.

Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.

 

Изложение текста документов

 

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При этом допускается применять повествовательную форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают» и т.п.

В тексте не допускается:

– применять обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы;

– применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии слов и терминов в русском языке;

– применять произвольные словообразования;

– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами;

– сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

– применять математический знак минус (–) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);

– применять знак «ø» для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр». При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак «ø»;

– применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), № (номер), % (процент) и другие.

Если в документе приводятся поясняющие надписи, наносимые непосредственно на изготавливаемое изделие, например, ВКЛ., ОТКЛ. и другие, то их выделяют шрифтом без кавычек.

Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316-68.

    В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например «Временное сопротивление разрыву s_в».

    В тексте документа числовые значения величин с обозначением физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти – словами.

    Примеры.

1 Отрезать пять заготовок, каждая длиной 500 мм.

2 Отрезать 15 заготовок для токарно-револьверной операции.

    Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.

Примеры.

1 от 1 до 10 мм.

2 от 10 до 25 кг.

    Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на различные строки или страницы).

    Приводя наибольшее или наименьшие значения величин, следует применять словосочетание «должно быть не более (не менее)».

    Приводя допустимые значения отклонений от указанных норм, требований, следует применять словосочетание «не должно быть более (менее)».

Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать 1/4¢¢; 1/2¢¢ (но не ).

При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например, 5/32.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.

Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (´), деления (:), или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак «´».

Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснение каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.

Пример. Плотность каждого образца s, кг/м³, вычисляют по формуле

                                                                                         (1)

где m – масса образца, кг;

V  – объем образца, м³.

    Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

    Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается. 

    Формулы должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы в крайнем правом положении на строке.

    Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

    Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).