Оформление реквизитов документов

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) простав-

Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практического общения с помощью документов.

Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

· признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия — членами деления;

· одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

· сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность делений недопустимы (требования соразмерности);

· члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);

· члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

Как правило, классифицировать документы — значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое (парное) деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) — это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационных можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. Если хотим разделить документы по форме, это будет одна классификация, если по их содержанию — другая. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации.

Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему — видами (в этом состоит дихотомия). Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс «кинофотофонодокументы» является видом по отношению к классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы».

Приведем обобщенный перечень способов деления деловых документов по разным признакам.

По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото-, кино-, видеодокументы и электронные.

По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма и т. д.

По видам бывают документы типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

По месту составления различают документы внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция).

По срокам исполнения выделяются документы срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности бывают документы для общего пользования и для служебного пользования (конфиденциальные) и секретные (строго конфиденциальные).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

По стадиям создания документы подразделяют на оригиналы (подлинники, первые экземпляры) и копии. Среди копий выделяют отпуск — полная копия исходящего документа, выписку — копия части документа и дубликат — второй экземпляр, выдаваемый взамен утраченного.

По срокам хранения выделяют документы: постоянного срока хранения, свыше 10 лет и временного — до 10 лет. ГОСТом 6.10.1-88 в Республике Казахстан по роду деятельности установлены «Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения» (Алма-Ата, 1992 г.). Этим государственным стандартом предусмотрено 16 УСД: плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, финансовая и бухгалтерско-отчетная, расчетно-денежная, организационно-распорядительная, по ценообразованию, по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле, по внешней торговле, проектная для строи-тельства, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению, по труду и социальным вопросам, по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла, по бытовому обслуживанию населения.

В «Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан», утвержденных в 2003 году, указывается, что в каждой организации составляется свой собственный классификатор.

«При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу (см. Приложение…).

Кроме того организация, используя Типовые правила, разрабатывает унифицированную систему составления документов. Она заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде сборника.

Необходимый и достаточный минимум документов, единообразие их составления (разумеется, в пределах одного жанра) позволит высвободить время для живой работы. При этом не следует, конечно, впадать в другую крайность — полное пренебрежение документами. Таким образом, оптимальная система письменного управления фирмой отрабатывается со временем и должна поддерживать ее постоянную юридическую и коммуникативную (информационную) состоятельность.

8) Регистрация документов. Функции регистрации в системе управления документами. Основные регистрационные формы и способы регистрации.

Ответ:Формы регистрации документов могут быть трех видов: жур­нальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации* нужна тогда, когда учет доку­ментов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто­роны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета догово­ров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета кон­фиденциальных документов имеет следующие графы **:

* Журнальная система регистрации введена Генеральным регламентом Петра I в 1720 г.

** АлексенцевА.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бу­мажных носителях // Секретарское дело.— 1999. — № 3, с. 30.

Форма регистрационного журнала обычных входящих доку­ментов проста и может иметь такие графы:

Журнальная система удобна и в том случае, когда в органи­зацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяет­ся (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве посту­пивших документов процесс регистрации занимает значи­тельное время, что естественно приводит к задержке даль­нейшей работы с документом;

• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных под­разделениях, куда он передается для исполнения, и доку­мент регистрируется повторно во всех отделах, через кото­рые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных фор­мах журналов;

• журнальная система регистрации делает практически не­возможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявле­ния документов, срок исполнения которых истекает на оп­ределенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в орга­низациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распростране­ние в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизвод­ство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве эк­земпляров и, следовательно, отпадает необходимость в по­вторной регистрации документов в структурных подразде­лениях;

• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким обра­зом, карточная система регистрации обеспечивает инфор­мационно-справочную работу;

• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводствен­ного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточ­ки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148×210) или А6 (105×148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно ис­пользовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верх­нему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре­жиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой кон­трольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных кар­точек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справоч­ные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Есте­ственно, что создание и ведение больших картотек — это трудо­емкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учрежде­ниях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудо­емкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.