Маршрут движения документа. Основные технологические операции с документами

Ответ: Информацию, необходимую для выполнения возложенных

Функций

Требовать от руководства создания условий, необходимых для

выполнения своих функций.

Проверять организацию работы с документами в структурных

подразделениях и требовать от исполнителей доработки

документов в случае нарушения правил составления.

Направлять своих представителей на совещания руководства или

другие мероприятия.

Не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие

документы, оформленные с нарушением.

Приформулировки ответственности службы ДОУ в этот раздел

достаточно включить довольно условные пункты об ответственности,

которые можно отнести к любому структурному подразделению:

• за несвоевременное и некачественное выполнение

возложенных на службу функций.

• за нарушение действующего законодательства.

Ответственность за деятельность структурного подразделения несут

должностные лица, поэтому ответственность работников службы ДОУ за

должностные нарушения определяется должностными инструкциями.

В Положении о службе может быть раздел «Руководство», в котором

фактически отражается должностная инструкция руководителя службы. В

нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем

организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности,

права. Например, руководитель:

• распределяет обязанности между работниками службы

делопроизводства;

• принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности

службы делопроизводства;

• подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

докладывает руководителю о поступивших документах;

• представляет документы на подпись руководителю;

• докладывает и представляет посетителей и т.д.

Раздел «Взаимоотношения» делится на пункты в соответствии с

группами организаций, подразделений, должностных лиц, с которыми эти

взаимоотношения осуществляются. Начинается он с внутренних

взаимоотношений. И первый пункт этого раздела отражает взаимоотношения

с руководством организации. Взаимоотношения заключаются в

представлении и в получении документов и информации. Соответственно

каждый пункт делится на подпункты: представляет/получает с

перечислением документов.

Пример начала данного раздела:

Взаимоотношения

Служба ДОУ осуществляет взаимоотношения:

С руководством организации -

Представляет: поступившие документы с проектами

резолюций, проекты распорядительных

документов на подписание, аналитические

справки по вопросам исполнения документов,

проекты исходящих документов на подписание

и утверждение…

Получает: поступившие документы с резолюциями,

подписанные распорядительные документы,

приказы и распоряжения по вопросам

деятельности самой службы ДОУ,

подписанные или утвержденные исходящие

документы для отправки …

Взаимоотношения с такими подразделениями как юридический отдел,

служба кадров имеет специфику, поэтому для них в этом разделе выделяют

отдельные пункты. Остальные отделы (производственные, технические)

имеют однотипные взаимоотношения. С большинством функциональных

подразделений отношения службы ДОУ однотипные и документы, которыми

с ними обмениваются другие структурные подразделения, также будут

однотипными. Все функциональные подразделения объединяются в этом

разделе в 1 пункт, и документы перечисляются 1 раз.

Положения разрабатывает и подписывает руководитель самой службы,

утверждает руководитель организации. Оформляется положение на общем

бланке организации (рисунок 4). Положение обязательно согласовывается с

руководителями тех структурных подразделений, с которым в нем

закреплены взаимосвязи.