Регистр бухгалтерского учета – это документ, предназначенный для регистрации, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Он используется как для отражения данных на счетах бухгалтерского учета, так и для составления бухгалтерской отчетности.
Регистр бухгалтерского учета может составляться на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Синтетические и аналитические регистры бухгалтерского учета должны обязательно содержать следующие реквизиты (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
· наименование регистра;
· наименование организации, составившей регистр;
· дата начала и окончания ведения регистра или период, за который этот регистр был составлен;
· хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
· величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
· наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
· подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Регистром бухучета является документ, в котором отражаются, накапливаются и систематизируются факты о хозяйственной деятельности компании, содержащиеся в первичных учетных документах. Такое определение следует из статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. В этом и заключается само предназначение регистров: они позволяют изучить структурированную информацию в рамках ведения учета компании, и на их основе в конечном счете составляется вся бухгалтерская отчетность организации.
В учете выделяют регистры синтетического и аналитического учета. Напомним, что бухгалтерский учет, который ведет компания, разделяется на аналитический и синтетический. Первый представляет из себя данные по конкретным счетам в разрезе детальной информации о тех или иных движениях и остатках на рассматриваемом счете. Второе понятие подразумевает отражение информации по счетам в целом, дающей представление об общих показателях деятельности компании. Регистры синтетического и аналитического учета, фактически являющиеся документальной формой отражения такой информации, разделяются по тому же признаку.
Ошибки в первичных документах приводят к искажению данных как бухгалтерского, так и налогового учета.
Кроме того, в ПБУ 22/2010 указывается, что ошибка в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации может быть обусловлена, в частности:
· неправильным применением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
· неправильным применением учетной политики организации;
· неточностями в вычислениях;
· неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
· неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
· недобросовестными действиями должностных лиц организации.
Не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.
Исправления ошибок текущего отчетного периода сводятся преимущественно к трем способам в зависимости от того, в чем состоит ошибка:
a) корректурный способ исправления ошибок.
Применяется в тех случаях, когда допущенная ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или обнаружена своевременно (в текущем периоде, до подачи отчетности). Неправильный текст и (или) цифры зачеркиваются одной чертой таким образом, чтобы можно было прочесть исправленное, затем над зачеркнутой записью надписывается правильный текст и (или) цифры. Корректировка подтверждается фразой «Исправленному верить» и подписью лица, внесшего поправку, с указанием даты внесения верной информации.
Корректурным способом пользуются в случаях допущенных описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке.
b) способ дополнительной проводки;
Применяется в тех случаях, когда корреспонденция счетов верная, но сумма операции занижена. Чтобы исправить ошибку, составляют дополнительную запись с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой хозяйственной операции и суммой, отраженной предыдущей бухгалтерской записью.
Применяется так же, если операцию не отразили в регистрах учета. В этом случае необходимо сделать дополнительную запись на сумму операции:
c) сторнирование бухгалтерских записей (так называемый способ сторно).
Применяется в тех случаях, когда в учетных регистрах указана неправильная корреспонденция счетов либо завышена сумма операции. Ошибочная проводка дублируется красными, синими или черными чернилами, но с обведением ее сплошной линией (в компьютерной программе в корректирующей проводке перед суммой надо поставить знак «минус»). Затем следует оформить правильную корреспонденцию счетов на нужную величину. При подсчете итогов сторнировочные записи вычитают.