Переписка по электронной почте является относительно новым видом делового общения, в котором есть свои особенности, отличающие её от традиционного «бумажного» общения. Официальные и деловые письма лучше писать на бланках предприятия, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке нужно разместить логотип, адрес и телефоны организации. При этом следует применять структуру и стиль письма, как и в бумажном варианте.
В официальных электронных письмах не допускается использование разных шрифтов, графических изысков, смайликов, а также смешение кириллицы и латинского шрифта.
Нельзя присылать файлы в приложении, при этом оставляя пустым само поле письма.
Надо обязательно в поле письма написать краткое сообщение о том, что находится в приложенных файлах. Иначе письмо без сообщения, но с файлами будет восприниматься как рекламный спам или вирусная атака.
Поэтому важная информация должна обязательно содержаться в самом теле письма, а её адекватное обозначение – в теме-заголовке.
К деловым бумагам относятся также такие жанры, как доверенность, заявление, характеристика, автобиография, резюме и другие.
Официально-деловой стиль и в этих деловых бумагах требует однозначности и точности формулировок, достоверности, стандартности и унифицированности текстовых и языковых средств. Такие требования выдвигает сама сфера употребления этого стиля.
Доверенность
Композиция доверенности: — ФИО автора, паспортные данные; — указание на доверенное лицо, паспортные данные; — характеристика того, что доверяется; — срок действия доверенности (не всегда); — дата, подпись; — заверение подписи (чаще нотариальное).
Заявление
Композиция заявления: — в правом верхнем углу наименование организации (руководителя), ФИО заявителя (в родительном падеже, точка не ставится), адрес (если требуется); — наименование документа (пишется в центре со строчной буквы, после наименования документа ставится точка); — конкретное изложение просьбы и т. д.; — перечисление прилагаемых к тексту заявления документов (если это требуется); — число; — подпись.
Помните об общих требованиях, предъявляемых к деловому письму: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов.
Реквизиты — обязательные составные части делового письма или документа.
Заявление
Итак, составные части документа (заявления, заявки, доверенности и т. д.):
1) кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);
2) от кого (фамилия, имя, отчество — в род. п., а также должность);
3) заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка, докладная (служебная) записка и т. д.);
4) текст документа (просьба, объяснение, сообщение);
5) дата (слева) и подпись (справа);
6) адрес (дается или сверху после фамилии перед заголовком или после указания числа снизу).
Иногда в документе подробно излагается просьба, ее причина, указывается перечень прилагаемых документов (их название когда и зачем выданы).
Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и т. д.
В производственной, научной сфере нередко используется такой документ, как характеристика учебной или профессиональной деятельности.
Предлагаем примерный план, которым можно воспользоваться для составления характеристики.
1. Общие данные (фамилия, имя, отчество, год и место рождения).
2. Сведения об учебе (аргументированные).
Интересы, увлечения, способности.
4. Взаимоотношения в коллективе, с товарищами.
5. Вывод, пожелания.
6. Указание на цель составления характеристики.
Характеристика всегда подписывается руководителем организации (предприятия), заверяется печатью и указывается дата.
При написании этого делового документа старайтесь использовать лексику официально-делового стиля речи.
В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию (при поступлении в учебное заведение, на работу). Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих бумаг.
После заголовка Автобиография в виде связного текста пишутся следующие данные:
• фамилия, имя, отчество (я, Иванов Иван Иванович);
• дата и место рождения;
• родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование;
• начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения);
• указать (если имеются) поощрения, награждения;
• дата (слева) и подпись (справа).
Резюме
Резюме - составленный по определенным правилам набор сведений о претенденте на работу. В настоящее время человек, ищущий работу, направляет свое резюме работодателю или компании по подбору персонала в ответ на объявления о вакансии, то есть свободной должности.
№ | Резюме должно удовлетворять следующим требованиям | |
1. | Краткость | Объём текста равен 1 странице |
2. | Уместность | Пишите только о том, что имеет отношение к данной работе, избегайте ненужных деталей и подробностей !!! Если в армии вы отвечали за строевую подготовку, это ещё не означает, что Вы сможете работать воспитательницей детского сада… |
3. | Правдивость | Представляйте только ту информацию, которую Вы можете полностью подтвердить. Сведения, сообщаемые в резюме, могут в последующем проверяться |
4. | Уникальность | Пишите о том, что характеризует именно Вас, отличает Вас от большинства других кандидатов |
5. | Хороший стиль изложения | Пользуйтесь точными формулировками, избегайте непонятных сокращений и жаргона |
6. | Грамотность | Грамматические ошибки недопустимы |
7. | Приятное оформление | Используйте только белую бумагу хорошего качества формата А 4, чёткий шрифт, текст печатайте на качественном принтере. |