Створення стовпця підстановок

Стовпець підстановок являє собою список значень, що можуть бути введені в текстове або числове поле. Зазвичай стовпець підстановок створюється для тих полів, значення яких є кодами з довідника, тобто це ключі з іншої таблиці.

Стовпець підстановок полегшує введення даних у таке поле, тому що він дозволяє вибирати зі списку не коди, а кодовані значення (міста, видавництва, категорії і т.д.).

Крім цього, стовпець підстановок рекомендується використовувати для текстових полів, що мають фіксований набір значень. У цьому випадку в полі таблиці зберігаються самі значення, але стовпець підстановок дозволяє контролювати правильність введення цих значень.

Стовпці підстановок рекомендується створювати при визначенні структури таблиці, тим більше, що для цього є відповідний Майстер підстановок.

Встановлення зв'язку між таблицями

Між даними різних таблиць можна встановити зв'язок, використовуючи однакові значення їхніх полів. Функція зв'язку дає змогу користуватися даними кількох таблиць одночасно.

Поля, що застосовуються для встановлення зв'язку, повинні бути однакового типу і мати однакові значення.

Міжтабличні зв'язки можуть бути таких типів:

> Відношення "один до одного". При такому зв'язку кожному запису першої таблиці відповідає не більш як один запис другої таблиці. І, навпаки, один запис другої таблиці відповідає одному запису першої. Відношення між записами встановлюється при збігу значень ключових полів обох таблиць.

> Відношення "один до багатьох" - тип зв'язку, що використовується найчастіше. При такому зв'язку кожному запису першої таблиці можуть відповідати кілька записів другої, але один запис другої таблиці не може мати зв'язок із більш як одним записом першої.

> Відношення "багато до багатьох" - тип зв'язку, що дає змогу встановити відношення між кількома записами однієї таблиці та кількома записами другої і навпаки.

Коли таблиці створені, потрібно встановити зв'язок між ними. Зручніше це робити на схемі даних. Щоб відкрити вікно схеми даних, потрібно в меню Сервіс вибрати команду Схема даних. Відкриється діалогове вікно Схема даних, у якому можуть бути відображені певні таблиці. (Які і скільки, залежить від того, як користувач їх створював. Якщо, створюючи стовпці підстановки, користувач послуговувався Майстром, то ці таблиці з'являться на схемі, в іншому випадку вони не відображаються). На схемі потрібно відобразити всі наші таблиці, тому що вони всі пов'язані між собою. Для цього клацніть правою кнопкою миші на вільному полі на схемі,                                                                                                                                                       і в контекстному меню виберіть команду Додати таблицю... З'явиться діалогове вікно Додавання таблиці із списком усіх таблиць у базі даних. Виділіть у цьому списку, користуючись клавішею Ctrl, ті таблиці, що відсутні на схемі, і натисніть кнопку Додати. Схема повинна виглядати приблизно так, як представлено на рис.7.

Рис. 7. Діалогове вікно Схема даних

Вилучення записів

Щоб вилучити записи, потрібно виділити їх, а потім натиснути клавішу Delete. При цьому Access запитує підтвердження, щоб запобігти випадковому вилученню. Записи вилучаються з таблиці без труднощів, якщо вони не мають зв'язаних записів у підлеглих таблицях. Однак, якщо спробувати вилучити запис, який зв'язаний із підлеглою таблицею, то Access не дозволить це зробити. Щоб вилучити запис із головної таблиці, потрібно спочатку вилучити всі зв'язані з нею записи в підлеглій таблиці. Це можливо, якщо при визначенні зв'язку між таблицями не був встановлений прапорець каскадного вилучення записів. Якщо ж прапорець каскадного вилучення встановлений, то вилучатися буде запис у головній таблиці й усі зв'язані з нею записи в підлеглій таблиці.