Використання фільтрів для пошуку групи записів

Якщо в таблиці багато записів то, працювати з такою таблицею важко, а щоб переглянути її потрібно чимало часу. Відображення на екрані не всіх записів, а тільки групи записів, відібраних за визначеними критеріями називають процесом фільтрування.

В MS Access передбачено чотири способи відбору записів за допомогою фільтрів: Фільтр за виділеним фрагментом, Фільтр за формою, Фільтр за заданою умовою і Розширений фільтр.

При роботі з фільтрами використовують: три кнопки на панелі Інструментів: Фільтр за виділеним, Змінити фільт р, Застосувати або Вилучити фільтр, команду Фільтр у меню Записи; контекстне меню.

Фільтр за виділеним вважається самим найшвидшим способом фільтрування. Щоб за допомогою цього фільтру відібрати необхідне значення "X", потрібно, клацнути лівою кнопкою миші на будь-якій комірці стовпця "N", яка містить необхідне значення "X". Після цього натиснути кнопку Фільтр за виділеним. Будуть відібрані всі записи, які містять у полі "N" значення "X".

Якщо зразок для відбору записів не видно у стовпці таблиці, можна застосувати Фільтр за заданою умовою. Він дозволяє ввести вручну зразок тексту для відбору. Для цього потрібно: клацнути правою кнопкою миші на будь-якому рядку стовпця "N". Відкриється контекстне меню, де в поле Фільтр для... потрібно ввести необхідне значення "X" (рис. 4) і натиснути клавішу Enter. Будуть відібрані тільки записи "X". Якщо натиснути клавішу Tab, а не Enter, то контекстне меню не зникне з екрану і можна вводити інші критерії вибору. При натисненні клавіші Tab вибір постійно буде поновлюватися.

Рис. 4. Фільтр по заданій умові

При необхідності встановити більш складніший фільтр, який складається із двох і більше умов вибору, використовують Фільтр за формою.

Рис. 5. Вікно зміни фільтру

Для цього потрібно натиснути кнопку Змінити фільтр на панелі інструментів. З'явиться форма - спеціальне вікно для зміни фільтру. Форма містить лінійку полів таблиці. В будь-яке із цих полів можна ввести або вибрати зі списку значення, яке і буде умовою вибору. Якщо умову ввести в декілька полів, то відбиратися будуть ті записи, які задовольняють усі задані умови, тобто і (И) першому, і (И) другому, і т.д. Для відбору записів, які задовольняють одну умову або (ИЛИ) другу, відкривається друга вкладка форми, і друга умова задається на ній.

Завдання: Необхідно вибрати всіх покупців, котрі 01.09.03 купляли "Йогурт", або "Сир".

Щоб виконати це завдання, необхідно виконати такі дії:

1. На панелі інструментів натиснути кнопку Змінити фільтр.

2. Виберіть у списку поля Дата значення "01.09.03", а в списку поля Продукція - "Йогурт".

3. Розкрийте другу вкладку, клацнувши мишкою на ярличку ИЛИ (рис.5).

4. Виберіть в списку поля Дата значення "01.09.03", а в списку поля Продукція - "Сир".

5. Натисніть кнопку Застосування фільтра на панелі інструментів. Будуть відібрані всі необхідні записи (рис.6).

6. Натисніть ще раз кнопку Змінити фільтр.

Перед зміною умов можна очистити всі поля у формі. Для цього використовується кнопка на панелі інструментів Очистити бланк.

Рис. 6. Результат застосування фільтра за формою

Фільтр зі складними умовами вибору рекомендується зберігати у вигляді запиту. Тоді в будь-який момент його можна застосувати знову. Для цього натисніть кнопку Зберегти як запит на панелі інструментів. З'явиться діалогове вікно Збереження у вигляді запиту. Введіть ім'я запиту і натисніть кнопку ОК.

Для повторного встановлення збереженого у вигляді запиту фільтра досить у формі фільтра натиснути кнопку Завантажити із запиту. Відкривається діалогове вікно Застосовуваний фільтр зі списком збережених фільтрів. Вибираєте потрібний фільтр і натискаєте кнопку ОК. Всі умови фільтру знову з'являються в полях форми.