Методические рекомендации

7.1. Открыть базу данных, созданную на предшествующих лабораторных работах

7.2. Создать отчет №1 для таблицы Студенты;

– В окне БД перейти на вкладку Отчеты и нажать кнопку Создать;

– В качестве таблицы для создания отчета указать таблицу Студенты;

– Выбрать режим создания- Мастер отчетов;

– На первом шаге Мастера отчетов включить в отчет поля Фамилия Имя Факультет Курс Группа Стипендия;

– На втором шаге задать уровень группировки - по полю Факультет;

– На третьем шаге указать порядок сортировки записей в отчете: в первую очередь по полю Курс, во вторую - по полю Фамилия;

– Нажать кнопку Итоги 1/4 и выбрать в качестве итога сумму по полю Стипендия;

– На четвертом и пятом шагах выбрать стиль оформления отчета;

– На последнем шаге указать имя отчета «Начисление стипендий по факультетам».

7.3      Просмотреть отчет на экране, анализируя его содержимое (группировка записей, вид итогов, элементы страницы отчета и т.д.).

7.4      Перейти в режим Конструктора данного отчета (нажав кнопку Конструктор на панели инструментов) и произвести в отчете следующие изменения:

– Отредактировать подпись в примечании группы Факультет таким образом, чтобы она приняла вид:

Итого стипендий по факультету [Название факультета]

– Удалить название итогового поля Sum;

– Перенести само итоговое поле на уровень его подписи.

7.5      Отредактированный отчет вновь просмотреть на экране и сохранить под именем Начисление стипендий.

7.6      Создать базовый запрос к таблицам Студенты - Экзамены, включив в него поля Номер зачетки Фамилия, Предмет, Оценка. Сохранить запрос под именем Данные для отчета по успеваемости.

7.7      Создать отчет № 2 на основе запроса Данные для отчета по успеваемости:

– В качестве режима создания выбрать Мастер отчетов;

– На первом шаге Мастера выбрать все поля исходного запроса для включения в отчет;

– На втором шаге выбрать тип представления данных - по таблице Студенты;

– На третьем шаге добавить уровень группировки по полю Номер зачетки;

– На четвертом шаге указать сортировку по полю Предмет и Вид итогов - Среднее (Avg) по полю Оценка;

– На последующих шагах Мастера задать стиль оформления отчета и его название Результаты экзаменационной сессии.

7.8      Просмотреть отчет на экране, проанализировать его содержание (группировка, итоговые поля, области отчета).

7.9      Перейти в режим Конструктора для данного отчета и отредактировать его так, чтобы:

– В примечании группы заголовок был таким:

Средний балл за текущую сессию;

– Результат в итоговом поле находился непосредственно рядом с заголовком.

7.10    Добавить новое вычисляемое поле Надбавк а. Для этого

– В области верхнего колонтитула разместите надпись Надбавка;

– В области данных разместите свободное поле и удалите присоединенную надпись для него;

– Вызовите окно свойств и с помощью пунктов Построителя выражений Функции управления в строке Данные введите =IIf([Avg _ Оценка]=5;150;IIf([Avg _ Оценка]>4 Or [Avg _ Оценка]=4;100;50)), т.е. надбавка начисляется в зависимости от результатов сессии.

7.11    Добавьте в базовый запрос Данные для отчета по успеваемости. Поле Стипендия.

7.12    Добавьте новое поле Удержания, учитывая что удерживается 10% от значения Стипендии

7.13    Для значения Свойства Не выводить повторы полей Номер студенческого билета,Фамилия и установите Да.

7.14    В окне сортировки и группировки по полю Оценка задайте группировку по полному значению и Сортировку по убыванию, а для поля Стипендия группировку по интервалу 10 и сортировку по возрастанию.

7.15    Добавить в область заголовка любой графический рисунок, например C:\WINDOWS\WINLOGO.GIF

7.16    Создать ленточный автоотчет по таблице Экзамены и сохранить его с именем Экзамены

7.17    Создать ленточный автотчет по таблице Студенты.

7.18    Отрыть его в режиме Конструктора и отредактировать его следующим образом:

– На панели элементов включить режим мастера и нажать кнопку Подчиненная форма/отчет;

– Укажите указателем мыши место для размещения подчиненного отчета в области данных;

– На первом шаге Мастера создания Подчиненных форм и отчетов для определения нового объекта укажите отчет Экзамены

– На втором шаге самостоятельно укажите поле связи “Номер студенческого билета”

– На 3 шаге сохраните подчиненный отчет с именем Результаты экзаменов

– Отредактируйте полученный отчет таким образом, чтобы все данные о студенте разместились на 1 листе.

7.19 С помощью мастера Диаграмм построить диаграмму Microsoft Graph по таблице Студенты:

– на первом шаге из доступных полей выбираем поля для диаграммы (Фамилия, Стипендия);

– на 2-м шаге выбираем тип диаграммы;

– на 3-м шаге выбираем тип отображения данных на диаграмме: для осей выбираем поле Фамилия, для данных – поле Стипендия (Итоги отсутствуют);

– на 4-м шаге сохраняем диаграмму с именем Стипендия студентов;

– в режиме Конструктора можно редактировать диаграмму двойным щелчком по любой области

Контрольные вопросы

 

1. Что представляют собой отчеты в Access?

2. В чем их преимущества над другими методами вывода данных?

3. С чего начинается создание отчета?

4. Какие существуют мастера для создания отчета?

5. В чем отличие автоотчетов от других способов создания отчета?

6. Чем характеризуется режим Конструктора?

7. Назовите разделы отчета.

8. Назовите инструменты окна отчета.

9. В каком разделе отчета выводятся итоги по группе?

10. В поле какого типа можно задать группировку по интервалу? По годам?

11. Как добавить вычисляемое поле в область данных?

12. Для чего применяется свойство объекта Не выводить повторы?

13. Наличие каких объектов необходимо для внедрения подчиненного отчета?

14. Какие изменения можно внести в отчет в режиме предварительного просмотра?

Методические указания

К лабораторной работе

“ACCESS 2003”

Часть 8

СОЗДАНИЕ ФОРМ В ACCESS 2003

Цель работы

Изучение приемов создания и редактирования форм и диаграмм в ACCESS 2003.

Задачи работы

Создание форм различных типов и их редактирование с использованием режимов Мастера и Конструктора форм. Создание и редактирование диаграмм в формах.

Содержание работы

3.1 Запустить MS Access и открыть созданную ранее базу данных.

3.2 Создать простую форму с именем Студенты, используя режим Автоформа: в столбец.

3.3 Открыть созданную форму и изменить некоторые данные.

3.4 Создать форму Экзаменационная ведомость, используя режим Мастера форм.

3.5 Отредактировать форму Экзаменационная ведомость в режиме Конструктора.

3.6 Используя Мастер форм, построить иерархическую форму по двум связанным таблицам.

3.7 Создать и отредактировать диаграмму на основе данных итогового запроса.

Требования к отчету

Отчет о проделанной работе должен содержать:

– название работы, ее задачи и описание последовательности выполнения;

– ответы на контрольные вопросы по указанию преподавателя.

К отчету прилагается дискета с выполненным заданием.

 

Общие положения