Упражнение 7. Приемы работы с папкой Контакты

7.1 Запустите программу Outlook.

7.2 На панели ярлыков щелкните на ярлыке Контакты.

7.3 Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму Контакт.

7.4 Заполните три формы на участников группы подготовки к конференции:на Иванова (ответственного группы), Петрова и Сидорова.

7.5 После этого в рабочем поле папки Контакты должны присутствовать три адрес­ные карточки: Иванова, Петрова и Сидорова. Установите курсор на границу столбца в рабочем поле и протягиванием сдвиньте ее так, чтобы поместились все данные, отображаемые на карточках.

7.6 Щелкните правой кнопкоймыши в поле адресной карточки контакта Иванов и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Новая встреча с контактом.

7.7 В открывшейся форме Встреча заполните поля. Даты и время поставьте так, чтобы они приходились на будущий период. Щелкните па кнопке Сохранить и закрыть.

7.8 Щелкните правой кнопкой мыши в поле адреснойкарточки контакта Петров и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать задачу для контакта. Заполните форму Задача. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.

7.9 Щелкните правой кнопкоймыши в поле адресной карточки контакта Сидоров и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать сообщение кон­такту. Заполните форму Сообщение. Щелкнитенакнопке Отправить.

7.10 Выберите адресную карточкуконтакта Иванов. Щелкните правой кнопкоймыши в поле адресной карточки контакта Петров и в открывшемся контекст­ном меню выберите пункт Переслать. Заполните форму Сообщение. Щелкните на кнопке Отправить. Тем самым мы отправили адресную карточку Иванова своему сотруднику Пет­рову — он получил первичные данные.

7.11 Перейдите в папку Мои документы и скопируйте файл созданных вами личных папок в свою сетевую.

Упражнение 8. Приемы работы с папками Задачи и Календарь

8.1 На панели ярлыков щелкните на ярлыке Задачи.

8.2 В раскрывающемся списке Текущее представление выберите представление По ответственным.

8.3 Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму Задача.

8.4 Заполните форму Задача.

8.5 Отправьте созданную задачу исполнителям Петрову и Сидорову (Действия —> Переслать).

8.6 Перейдите к папке Календарь щелчком на ярлыке Календарь.

8.7 В раскрывающемся списке Текущее представление выберите представление Активные встречи. Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму Собрание. Тема собрания - обсуждение предстоящей конференции. Заполните форму.

8.8 Выберите в раскрывающемся списке Текущее представление строку День/ неделя/месяц и перейдите к числу, на которое назначено собрание. В рабочем поле календаря должна отображаться строка с сообщением о собрании.

8.9 Перейдите к папке Контакты, откройте адресную карточку контакта Иванов, уточните дату его дня рождения.

8.10 Вернитесь к папке Календарь и выберите дату, соответствующую дню рожде­ния контакта Иванов. Сейчас мы должны создать повторяющееся событие.

8.11 Щелкните в рабочем поле календаря правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать повторяющееся событие.

8.12 В открывшейся форме Повторение встречи установите время начала и оконча­ния встречи (то есть празднования дня рождения вашего клиента Иванова), ее продолжительность. Установите переключатели: в группе Повторять — еже­годно и каждого; в группе Пределы повторения — нет конечной даты.

8.13 Самостоятельное задание: заполнить в папке Календарь все оставшееся от собра­ния рабочее время мероприятиями по своему усмотрению.

8.14 Перейдите в папку Мои документы и выберите файл созданных вами личных папок.

8.15 Скопируйте свой файл личных папок в сетевую.

Упражнение 9. Приемы работы с папкой Дневник

9.1 На панели ярлыков щелкните на ярлыке Дневник.

9.2 В раскрывающемся списке Текущее представление выберите представление По типу.

9.3 Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму Запись днев­ника.

9.4 Заполните форму Запись дневника, указав тему Доклад на конференции. В поле Тип выберите строку Microsoft Word.

9.5 Запустите текстовый процессор Microsoft Word, создайте пустой документ и сохраните его под именем Доклад на конференции. Закройте процессор и верни­тесь в программу Outlook.

9.6 Перейдите к папке Календарь щелчком на ярлыке Календарь.

9.7 Перейдите к дате, назначенной для собрания по обсуждению подготовки к выступлению на конференции. Выделите эту запись и методом перетаскивания поместите на ярлык Дневник.

9.8 Перейдите к папке Задачи, выделите строку Разработка плана доклада и также методом перетаскивания поместите ее на ярлык Дневник.

9.9 Вернитесь к папке Дневник и проверьте записи. В дневнике должно содержаться три типа записей: Microsoft Word, Задача, Собрание. В каждом из разделов должны содержаться, соответственно:

ссылка на документ Доклад на конференции, на задачу Разработка плана доклада и на собрание Обсуждение предстоящей конференции.

9.10 Пользуясь навыками, полученными ранее, поместите в дневник запись о праз­дновании дня рождения вашего клиента Иванова, присвоив ей тип Разговор.

9.11 Пользуясь навыками, полученными ранее, поместите в дневник записи о сооб­щениях, находящихся в папке Исходящие.

9.12 Заполните таблицу 2, что нашло отражение в вашем Дневнике (представление По типу).

9.13 Перейдите в папку Мои документы и скопируйте файл созданных вами личных папок в свою сетевую.

9.14 Подготовьте отчет по выполненной работе.

 

Таблица 2

Тип записи	Название записи
Microsoft Word
Задача
Запрос о собрании
Разговор
Собрание
Сообщение электронной почты

 

Лабораторная работа № 2

Информационные ресурсы корпоративных информационных систем.

Работа в справочно-правовой системе КонсультантПлюс

 

Цель работы: Изучить технологии тематического поиска и сохранения информации в информационно-поисковых системах. Отработать технологии обработки и накопления информационных ресурсов в корпоративных системах предприятия.

 

Справочно-правовая система КонсультантПлюс открывает вам доступ к самым разным типам правовой информации: от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных документов.

Большой объем правовой информации и качество ее юридической обработки — основа надежности справочно-правовой системы. Чем большим количеством документов вы располагаете, тем выше вероятность, что в любой момент времени вы легко найдете именно ту информацию, которая вам понадобится.

Документы физически содержатся в Едином информационном массиве КонсультантПлюс. Поскольку документы каждого типа имеют свои специфические особенности, они включаются в соответствующие Разделы информационного массива.

Таблица 3

Законодательство	Нормативные и иные официальные акты органов государственной власти.
Судебная практика	Судебные акты. Материалы по вопросам правоприменительной практики.
Финансовые консультации	Консультационные материалы по бухгалтерскому учету, налогообложению, банковской, инвестиционной, внешнеэкономической деятельности, вопросам валютного регулирования. Схемы отражения в бухучете финансово-хозяйственных операций (проводки), а также материалы бухгалтерских печатных изданий.
Комментарии законодательства	Комментарии к нормативным актам законодательства.
Формы документов	Типовые формы, бланки, образцы деловой документации.
Законопроекты	Проекты законов, находящихся на рассмотрении.
Международные правовые акты	Многосторонние и двусторонние международные договоры, документы международных организаций, документы о ратификации.
Правовые акты по здравоохранению	Нормативные документы по медицине и фармацевтике, консультации по медицинской и фармацевтической деятельности.

Названия разделов сформулированы таким образом, чтобы вы могли быстро сориентироваться и понять, какие документы в каком разделе находятся. В таблице3 приведен полный список разделов.

Каждый раздел, в свою очередь, состоит из Информационных банков. Информационные банки различаются полнотой информации и характером содержащихся в них документов. Это дает возможность при установке КонсультантПлюс гибко подходить к выбору объема информации, заказывая необходимые именно вам информационные банки.

 

Таблица 4

Схема работы: знакомимся с КонсультантПлюс
1. Запустите КонсультантПлюс	Найдите на экране и нажмите иконку КонсультантПлюс
2. Ознакомьтесь, как быстро получить справочную информацию, часто используемые документы	Перейти к справочной информации можно сразу же из Стартового окна (при работе с системой справочная информация доступна в любой момент из Окна поиска)
3. Познакомьтесь с карточкой поиска раздела Законодательство, с назначением общих и специальных полей	Откройте раздел Законодательство (наряду с общими разделами, можно использовать и специальные поля раздела Законодательство, при поиске в других разделах будут учитываться только общие поля)
4. Познакомьтесь с деревом-списком найденных документов	Постройте список документов (найденные документы представляются в виде структурированного дерева-списка по разделам и информационным банкам)
5.Познакомьтесь с локальным поиском на примере раздела Финансовые консультации	Откройте Карточку поиска раздела (для поиска в разделе (информационном банке) вы можете использовать как общие, так и специальные поля)
6.Ознакомьтесь с новостями компании КонсультантПлюс	Чтобы ознакомиться с новостями, нажмите соответствующую ссылку в Стартовом окне

 

Знакомство с разделом Законодательство :

Открыть, кликнув по нему мышью.

На экране появилось Главное меню КонсультантПлюс и Окно поиска.

· Главное меню (верхняя строка), как обычно, содержит основные функции системы, а также ряд стандартных для любого приложения возможностей.

· Наиболее часто употребляемые функции вынесены в Пиктографическое меню (строка кнопок). Набор функций (и соответственно кнопок) меняется в зависимости от того, что вы делаете – работаете в Окне поиска, выбираете документ из списка документов или изучаете текст документа.

· Окно поиска состоит из нескольких вкладок, отвечающих за различные инструменты поиска. Самым мощным инструментом поиска является Карточка поиска, поскольку с ее помощью можно сформулировать наиболее гибкое Поисковое задание системе.

Другие поисковые инструменты позволяют найти основные документы по правовому вопросу или обратиться к готовым подборкам документов:

· Вкладка Правовой навигатор позволяет получить основные документы по правовой проблеме.

· Вкладка Справочная информация - с ее помощью вы получаете доступ к часто используемым документам (например, вы уже посмотрели Календарь бухгалтера).

· Вкладка Новости и обзоры позволяет быстро получить обзоры законодательства.

· Вкладка Папки позволяет обратиться к вашим собственным, ранее составленным подборкам документов, которые вы сохранили в папках в системе.

· Вкладка Закладки позволяет напрямую, без поиска, обратиться к документам, в которых вы поставили закладки.

· Вкладка История дает возможность быстро повторить поиск документов, сделанный вами ранее. Это особенно полезно тогда, когда вы снова хотите найти документ, но не помните точной информации о нем.

Если затем указать период времени (с … по …) с помощью поля Дата, то система сообщит количество документов на указанную тему, принятых в данный период времени.

Специальные поля можно использовать одновременно с общими полями. Они будут учитываться при поиске в разделе Законодательство, а на поиск в других разделах не повлияют. Например, это позволит найти в разделе Законодательство только федеральные законы и кодексы (поле Вид документа) по указанной теме (поле Тематика), в то же время и в других разделах будут найдены все документы по этой теме.