2018-02-14
472
Инструкция по заполнению форм документов
Индивидуального (персонифицированного) учета
В системе обязательного пенсионного страхования
Общие положения
1.Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования разработана в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», Федеральным законом от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», Федеральным законом от 01.04.1996 № 27‑ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”, Налоговым кодексом Российской Федерации и Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования”, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 № 318.
Настоящая Инструкция определяет правила заполнения документов персонифицированного учета и их представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации (далее именуется – территориальный орган ПФР).
|
|
|
Перечень форм документов персонифицированного учета со сроками их действия приведен ниже.
Перечень форм документов индивидуального (персонифицированного) учета
| № | Наименование формы | Условное | Срок действия | |
| п/п | обозначение | с | по | |
| 1. | Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования | АДИ-1 | 1996 год | 2002 |
| 2. | Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования | АДИ-7 | 2003 год | Не ограничен |
| 3. | Анкета застрахованного лица | АДВ-1 | 1996 год | Не ограничен |
| 4. | Заявление об обмене страхового свидетельства | АДВ-2 | 1996 год | Не ограничен |
| 5. | Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства | АДВ-3 | 1996 год | Не ограничен |
| 6. | Листок исправлений | АДВ-9 | 1996 год | Не ограничен |
| 7. | Запрос об уточнении сведений | АДИ-2 | 1996 год | Не ограничен |
| 8. | Сведения о смерти застрахованного лица | АДВ-8 | 1996 год | Не ограничен |
| 9. | Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР | АДВ-6 | 1996 год | 2002 год |
| 10. | Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР | АДВ-6-1 | 2002 год | Не ограничен |
| 11. | Сопроводительная ведомость | АДИ-5 | 1996 год | Не ограничен |
| 12. | Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица | СЗВ-1 | 1996 год | 2001 год |
| 13. | Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица | СЗВ-3 | 2001 год | 2001 год |
| 14. | Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица | СЗВ-4-1 | 2002 год | Не ограничен |
| 15. | Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица | СЗВ-4-2 (списочная форма) | 2002 год | Не ограничен |
| 16. | Сводная ведомость форм документов СЗВ-3, передаваемых работодателем в ПФР | АДВ-10 | 1996 год | 2001 год |
| 17. | Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование | АДВ-11 | 2002 год | Не ограничен |
| 18 | Акт о включении сведений в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц | ВЛС-1 | 2002 год | Не ограничен |
| 19. | Запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о представлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица | СЗВ-2а | 1998 год | Не ограничен |
| 20. | Запрос застрахованного лица о представлении выписки из его индивидуального лицевого счета | СЗВ-2б | 1998 год | Не ограничен |
| 21. | Выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица | СЗИ-5 | 2002 год | Не ограничен |
| 22. | Сопроводительная ведомость для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение | СЗИ-3 | 1998 год | Не ограничен |
| 23. | Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования | СЗВ-К | 2002 год | Не ограничен |
| 24. | Сведения об иных периодах деятельности застрахованного лица, засчитываемых в страховой стаж | СЗВ-СП | 2002 год | Не ограничен |
|
|
|
Классификаторы параметров, используемые при заполнении документов персонифицированного учета, приведены в Приложении № 1 к настоящей Инструкции.
Образцы заполнения документов персонифицированного учета приведены в Приложении № 2 к настоящей Инструкции.
2. Страхователи по обязательному пенсионному страхованию (далее именуется ‑ плательщики страховых взносов), а также иные организации и физические лица представляют в территориальный орган ПФР документы индивидуального (персонифицированного) учета, на основании содержания которых формируется индивидуальный лицевой счет застрахованного лица (далее именуются – входящие документы).
Территориальный орган ПФР оформляет исходящие документы персонифицированного учета для дальнейшей передачи их плательщикам страховых взносов или иным организациям и застрахованным лицам (далее именуются – исходящие документы).
Входящие или исходящие документы персонифицированного учета могут формироваться комплектом (далее именуется – пачка документов).
Общие правила заполнения и оформления входящих документов
3. Входящие документы заполняются в строгом соответствии с формами и правилами их заполнения, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4. Плательщики страховых взносов и застрахованные лица заполняют входящие документы чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.
5. Входящие документы заполняются на основании документальных данных:
анкетные данные заполняются в соответствии с данными, содержащимися в документе, удостоверяющем личность;
при заполнении адреса постоянного места жительства заполняются реквизиты: «Адрес регистрации» и «Адрес постоянного места жительства»;
страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица (далее именуется – страховой номер) указывается в соответствии со страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (далее именуется – страховое свидетельство);
сведения о заработке (вознаграждении), доходе, начисленных и уплаченных (с 2001 года) страховых взносах представляются на основании данных бухгалтерского учета;
|
|
|
сведения о трудовом стаже (до 2002 года), периодах работы (с 2002 года), и периодах, засчитываемых в страховой стаж (с 2002 года) представляются на основании приказов и других документов организации, а также документов, подтверждающих стаж, учитываемый при определении права застрахованного лица на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, в том числе стаж на соответствующих видах работ;
для застрахованных лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, представляемые ими в ПФР сведения о доходе за период до 2002 года подтверждаются справкой из налоговых органов.
6. Страхователь (работодатель) группирует представляемые в территориальный орган ПФР документы в пачки. В пачке документов допускается наличие не более 200 документов. Для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, число застрахованных лиц, представленных в пачке, не должно превышать 200.
7. Пачка документов сопровождается описью документов, передаваемых в ПФР. Опись документов, передаваемых в ПФР, является неотъемлемой частью пачки документов.
Документы, представляемые в ПФР до 2002 года, а также формы СЗВ-3, представляемые в 2002 году о застрахованных лицах, выходящих на пенсию в 2002 году, сопровождаются формой АДВ-6 «Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР».
Документы, передаваемые в ПФР, начиная с 2002 года, сопровождаются формой АДВ-6-1 «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР».
8. Опись документов, передаваемых страхователем (работодателем) в территориальный орган ПФР, подписывается исполнителем (по требованию руководителя), заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации. Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет опись личной подписью.
9. Документы, содержащиеся в пачке, заверяются в соответствии с требованиями Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 года № 318.
|
|
|
10. В состав пачки могут входить документы только одного наименования.
11. Для форм СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, СЗВ-К устанавливаются дополнительные ограничения:
Формы СЗВ–1, СЗВ–3, СЗВ–4-1 или СЗВ–4-2, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, формируются отдельной пачкой;
Формы СЗВ–3, СЗВ–4-1 или СЗВ–4-2, подаваемые на различные категории застрахованных лиц, формируются отдельными пачками;
Формы СЗВ–3 с типом формы «корректирующая», СЗВ–4-1 или СЗВ–4-2, содержащие корректирующие сведения, формируются отдельными пачками;
Формы СЗВ–3 с типом формы «отменяющая», СЗВ–4-1 или СЗВ–4-2, содержащие отменяющие сведения, формируются отдельными пачками;
Формы СЗВ–4-1 или СЗВ–4-2, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, содержащие корректирующие сведения, формируются отдельной пачкой;
Формы СЗВ–4-1 или СЗВ–4-2, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, содержащие отменяющие сведения, формируются отдельной пачкой;
Формы СЗВ–4-2, подаваемые о застрахованных лицах, работающих в различных территориальных условиях, формируются отдельными пачками.
В формах СЗВ–4-2, сформированных в пачку, реквизит «№ п/п» (порядковый номер) заполняется сквозным порядком в пределах пачки.
Формы СЗВ-К с разным типом формы формируются отдельными пачками.
Формы СЗВ-К, подаваемые о застрахованных лицах, работавших в обычных условиях труда, не имеющих стажа, учитываемого при определении права застрахованного лица на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, в том числе стажа на соответствующих видах работ, формируются отдельными пачками.
12. По согласованию с территориальным органом ПФР допускается следующий порядок оформления пачки документов, содержащей формы СЗВ–1, СЗВ–3, СЗВ–4-1 или СЗВ–4-2, СЗВ-К:
пачка прошивается и пронумеровывается;
концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать организации и делается надпись: ” В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью... листов ”;
к пачке прикладывается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения, в произвольной форме; указанный список брошюруется в пачке после описи;
все документы, входящие в пачку, заверяются печатью организации и подписью руководителя, проставляемыми на описи, которая дополняется словами: “ Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно ”;
заверенная подписью руководителя и печатью организации пачка документов не подлежит расшиванию.
13. Пачка входящих документов может сопровождаться электронным представлением, содержащим информацию всех документов пачки в соответствии с Правилами подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме (формат данных), приведенными в Приложениях 3 и 4.
14. В том случае, когда пачка документов в электронном представлении заверяется электронной подписью, наличие документов в письменной форме не требуется.
15. В случае представления информации, подготовленной средствами вычислительной техники, в качестве документов допускается использование распечаток в форме, согласованной с территориальным органом ПФР. При этом отклонение от утвержденного состава реквизитов не допускается.
16. Каждой пачке документов, сопровождаемой электронным представлением, страхователь (работодатель) присваивает порядковый номер. Номер указывается на описи документов, передаваемых страхователем (работодателем) в ПФР.
17. Машинный носитель электронного представления пачки документов возвращается страхователю (работодателю) после обработки содержащейся на нем информации.
Правила заполнения формы “Анкета застрахованного лица” (АДВ-1)
18. Документ представляется в территориальный орган ПФР при регистрации застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования.
Документ заполняется лично застрахованным лицом.
Допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации.
Правильность указанных в документе сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.
Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить документ по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь (работодатель) указывает эту причину в документе, который заверяет.
19. Перечень реквизитов и правила их заполнения:
Анкета застрахованного лица
| Реквизит | Правила заполнения | Обязательность заполнения |
| Фамилия Имя Отчество | Реквизиты указываются в именительном падеже. | Фамилию и имя заполнять обязательно. |
| Пол | Указываются буква “ М” или “Ж”, соответственно. | Заполнять обязательно. |
| Дата рождения | Указывается следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ В случае, если в документе, удостоверяющем личность, указана несуществующая дата рождения, например, 31 июня, то эта дата переносится в анкету застрахованного лица без изменений и в той же строке указывается слово “ особое ”. В случае, если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует месяц и/или день месяца рождения (например, “май 1940 года” или “1940 год”), то эта дата переносится в анкету застрахованного лица без изменений и в той же строке указывается слово “ особое ”. | Заполнять обязательно. |
| Место рождения город (село,дер.,...) район область (край, респ.,...) страна | Все составляющие реквизита “Место рождения ” указываются в именительном падеже. При указании данных о месте рождения следует строго придерживаться названий республик, краев, областей, районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты). Правила заполнения каждой составляющей приведены в Примечаниях к правилам заполнения формы “Анкета застрахованного лица”. | Допускается не заполнять в случае, если документ, удостоверяющий личность, не содержит данных о месте рождения застрахованного лица. |
| Гражданство | Указывается страна, гражданином которой является застрахованное лицо. | Для граждан Российской Федерации не заполняется. |
| Адрес постоянного места жительства | ||
| Адрес регистрации | Указывается полный почтовый адрес. Названия населенных пунктов, улиц и другие сведения заполняются на основании данных, содержащихся в документе, удостоверяющем личность. Правила заполнения каждой составляющей приведены в Примечаниях к правилам заполнения формы “Анкета застрахованного лица”. | Не заполнять в случае, если документ, удостоверяющий личность, не содержит данных об адресе регистрации застрахованного лица. |
| Адрес места жительства фактический | Указывается только в случае отличия его от Адреса регистрации, а такжев случае отсутствия Адреса регистрации. | Допускается отсутствие данного реквизита. |
| Телефоны | Указывается домашний и/или рабочий телефон(ы), по которому можно связаться с застрахованным лицом, в свободной форме. | Допускается отсутствие данного реквизита. |
| Документ, удостоверяющий личность | ||
| Вид документа | Указывается название документа, удостоверяющего личность, на основании которого заполнена “Анкета застрахованного лица”, в соответствии со Справочником видов документов, удостоверяющих личность, приведенном в Приложении 1. | Заполнять обязательно. |
| Серия, номер | Указывается серия и номер документа, удостоверяющего личность. | |
| Дата выдачи | Указывается дата выдачи документа, удостоверяющего личность застрахованного лица. Заполняется следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ. | Заполнять обязательно. |
| Кем выдан | При заполнении реквизита следует строго придерживаться названий районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты). Допускается использование всех общепринятых сокращений. | Заполнять обязательно |
| Дата заполнения | Указывается дата заполнения анкеты застрахованного лица следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ. | Заполнять обязательно |
Примечания
1. Реквизит “Место рождения”заполняется по схеме:
населенный пункт – район – регион – страна
При этом:
в строке город (село, дер.,..) указывается только название населенного пункта без указания типа населенного пункта, т.е. слова “город”, “село”, “деревня”, “поселок городского типа”, “поселок”, “совхоз”, “станица”, “хутор” и т.п., а также их сокращенные обозначения не указываются;
в строке район указывается название района без указания слова “район” или сокращения этого слова;
в строке область (край., респ.,...) название области, края, республики указывается полностью, при этом слова “область”, “край”, указываются без сокращений. Автономные и союзные республики, автономные округа, область указываются общепринятыми сокращениями: “АССР”, “ССР”, “АО” и т.п.;
строка страна для бывших республик СССР не заполняется. В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в строке область (край, респ.,...).
Примеры заполнения реквизита “Место рождения”.
Пример № 1.
Место рождения в документе, удостоверяющем личность: деревня Большое Сареево Одинцовского района Московской области.
Название места рождения в анкете застрахованного лица:
Место рождения
город (село, дер.,...) БОЛЬШОЕ САРЕЕВО
район ОДИНЦОВСКИЙ
область (край, респ.,...) МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
страна _________________
Пример № 2.
Место рождения в документе, удостоверяющем личность: город Берлин, ГДР.
Название места рождения в анкете:
Место рождения
город (село, дер.,...) БЕРЛИН
район _______
область (край, респ.,...) _______
страна ГДР
Пример № 3.
Место рождения в документе, удостоверяющем личность: остров Фара Ленкоранского района Азербайджанской ССР.
Название места рождения в анкете:
Место рождения
город (село, дер.,...) ФАРА
район ЛЕНКОРАНСКИЙ
область (край, респ.,...) АЗЕРБАЙДЖАНСКАЯ ССР
страна _______
2. В случае если место рождения невозможно указать в соответствии с предложенной схемой, реквизит “Место рождения” заполняетсяследующим образом:
после слов “Место рождения” на той же строке указывается слово “ особое ”;
название места рождения разбивается на части, и каждая часть записывается на отдельной строке реквизита, при этом все составляющие указываются в именительном падеже в соответствии с документом, удостоверяющим личность застрахованного лица, включая тип населенного пункта и административного образования.
Пример № 1.
Название места рождения в документе, удостоверяющем личность: “Дом инвалидов Нарофоминского района Московской области”
Название места рождения в анкете:
Место рождения особое
город (село, дер.,...) ДОМ ИНВАЛИДОВ
район НАРОФОМИНСКИЙ РАЙОН
область (край, респ.,...) МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
страна _____________
Пример № 2.
Название места рождения в паспорте: с/х Электростальский, деревня Афанасово, Электроугличский городской отдел, Ногинский горисполком.
Название места рождения в анкете:
Место рождения особое
город (село, дер.,...) С/Х ЭЛЕКТРОСТАЛЬСКИЙ
район ДЕРЕВНЯ АФАНАСОВО
область (край, респ.,...) ЭЛЕКТРОУГЛИЧСКИЙ ГОРОДСКОЙ ОТДЕЛ
страна НОГИНСКИЙ ГОРИСПОЛКОМ
3. Реквизиты “Адрес регистрации” и “Адрес места жительства фактический” заполняются по схеме:
страна, регион, район, город, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира
При этом:
Элемент адреса страна для жителей России не заполняется. Если страна не Россия – остальные элементы адреса пишутся в произвольном виде.
Для жителей России состав элементов в адресе должен соответствовать их составу, принятому при написании почтового адреса. При этом для региональных центров наименования регионов могут не указываться. Для районных центров могут не указываться наименования районов. Для городов Москва и Санкт-Петербург, являющихся субъектами Российской Федерации, обязательно заполняется элемент регион (“МОСКВА Г” или “САНКТ-ПЕТЕРБУРГ Г” соответственно), элемент район не указывается, а в элементах город и населенный пункт указываются внутригородские города и районы.
Заполнение указанных элементов адреса производится только заглавными русскими буквами и начинается со смысловой части элемента, а затем записывается сокращенное наименование типа элемента, например: город Подольск записывается как Подольск г; поселок Победа – Победа п; улица Строителей – Строителей ул; бульвар Мира – Мира б-р и т.п. Точки в конце сокращений не допускаются.
При заполнении элементов адреса дом и корпус могут использоваться не только числовые, но и буквенные значения, а также символы «-» и «/» (для обозначения углового дома). В элементе дом может указываться владение, в элементе корпус - строение.
Сокращения типов элементов адреса рекомендуется использовать из приведенной ниже таблицы.
Пример заполнения реквизита “Адрес постоянного места жительства”.
Адрес постоянного места жительства: Московская область, г. Одинцово, улица Парковая, дом 13, кв. 5. Записывается следующим образом:
индекс: 143000 адрес: МОСКОВСКАЯ ОБЛ, ОДИНЦОВО Г, ПАРКОВАЯ УЛ, Д.13, КВ.5
