Назначение документации — непрерывный сплошной охват операций предприятия. Для этого составляют на каждую операцию документ.
Документом в бухгалтерском учете называется специальный бланк или лист бумаги, заполненный записью факта хозяйственной операции, удостоверенной подписями лиц, отвечающих за свершение операции.
В документе указывается характер и сущность операции, ее содержание и количественное выражение.
Документ не только регистрирует и оформляет совершение операции, но зачастую служит и распоряжением или основанием для осуществления. Ни одна операция не может быть совершена без оформления ее документом. Например, нельзя выдать деньги из кассы, не имея оформленного письменного распоряжения (ордера) и не взяв расписку с получателя. Нельзя отпустить со склада материалы без требования на них и расписки в их получении. Нельзя отправить товары, не имея наряда и не выписав счета, и т.д.
Документация является обязательной в бухгалтерском учете, ни одна операция не может быть проведена по счетам без документа. Составление документов необходимо для точного отражения Учете операций в полном соответствии их с действительностью, оно необходимо также в целях охраны собственности и контроля за правильным осуществлением хозяйственной деятельности. Важнейшей задачей бухгалтерской документации являются оформление и регистрация операций, как первый этап учетной отражения хозяйственной деятельности предприятия.
Основные принципы бухгалтерской документации могут быть сведены к следующему.
Бухгалтерская документация охватывает в обязательном порядке, все без исключения хозяйственные операции предприятия; регистрирует в документах операции непрерывно, по мере, их совершения в строго установленном законом определенном порядке, что придает ей юридическую силу.
Бухгалтерская документация, регистрируя каждую операцию, дает учетные сведения, необходимые для оперативного руководства и контроля. Тем самым она является способом первичного учетного отражения и контроля операций и источником дальнейших записей в бухгалтерском учете.
Так как операции проводятся по счетам двойной записью, то, естественно, что бухгалтерская документация обеспечивает необходимые для этого данные и является основой двойной записи. В этом одно из главнейших отличий ее от статистической документации и документации оперативного учета.
На основании изложенного бухгалтерская документация как один из основных элементов метода бухгалтерского учета может быть кратко охарактеризована так.
Бухгалтерская документация является способом оформления, первичного учета и контроля хозяйственных операций, а также основой двойной записи их по счетам.
Хронологические и систематические записи
Весь цикл работ, связанных с ведением бухгалтерского учета и использованием его данных, может быть разделен на три последовательных этапа или учетных процесса:
а) первичная регистрация операций в документах;
б) текущий учет;
в) свод учетных данных и составление отчетности.
Первичная регистрация операций совершается в сплошное непрерывном порядке при помощи способа документации, составлением на каждую операцию документа и особых пояснений не требует.
Под текущим учетом понимается сплошной непрерывный учет, осуществляемый в текущем порядке, день за днем, при помощи способа счетов и двойной записи и охватывающий каждую операцию путем отражения ее на основе документов по счетам.
Свод производится при помощи способа балансового обобщения и представляет собой обобщение данных текущего учета за определенный период (месяц, квартал, год).
Отчетность представляет собой ряд таблиц, содержащих обобщенные показатели результатов хозяйственной деятельности предприятия за определенный отчетный период (месяц, квартал, год) и предназначенных для использования налоговыми и др. органами в целях контроля.
Записи всех операций в текущем учете в отношении способа расположения данных в учетных таблицах подразделяются на хронологические и систематические.
Хронологическими называются записи в хронологическом (т.е. календарном) порядке совершения и оформления операций в документах.
Систематическими называются записи операций с подразделением их по заранее установленной системе счетов.
Систематические записи ведутся в таблицах счетов, а хронологические — в журналах.
Систематические записи благодаря системе счетов дают возможность на любой момент получить сведения о состоянии и всех изменениях каждой группы средств и источников.
Хронологические записи, регистрируя каждый документ и отражая операции в календарной последовательности их совершения, служат средством контроля сохранности документов, правильности и полноты записей по счетам, а также используются для справок.