Нормативно-правовая база по работе с электронными документами

 

2.1 Учет электронных документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Работа с электронными (машиночитаемыми) документами, относящимися к научно-технической, производственной и коммерческой деятельности организаций, а также организаций, имеющих специализированные архивы машиночитаемой документации или передающими электронные документы на постоянное хранение в государственный архив электронной документации, регулируется «Примерной инструкцией по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь», «Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» и инструкциями организаций.

В настоящее время создана технология учета электронных документов, которая включает следующие особенности работы с электронными документами: единицей хранения является машинный носитель (том); за единицу учета в пределах архивного фонда принимается электронный документ на машинном носителе (носителях); на одной единице хранения может быть записано несколько единиц учета; одна единица учета может быть записана на нескольких единицах хранения; электронный документ может состоять из одного или нескольких файлов логически и информационно связанных между собой; передача электронных документов в госархив осуществляется на машинных носителях с сопроводительной документацией; госархив обеспечивает хранение подлинников, дубликатов и копий электронных документов; в госархиве на одной единице хранения записываются электронные документы только одного фонда; хранение машинных носителей и электронных документов осуществляется в специализированных хранилищах; архивный шифр электронного документа состоит из номера фонда, номера описи, порядкового номера электронного документа по описи; учет документов внутри архивного фонда осуществляется согласно порядковому номеру электронного документа.

2.2 Передача электронных документов на государственное хранение. По истечении сроков ведомственного хранения, определенных в Законе Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», электронные документы передаются на государственное хранение.

Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется специалистами госархива совместно с представителями ведомственного архива или подразделения организации на основании графика, разработанного госархивом.

Электронные документы передаются на государственное хранение вместе с описью документов и сопроводительными документами. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составленным в 2-х экземплярах. Электронные документы могут передаваться в госархив на машинных носителях. В госархиве производится перезапись электронных документов на машинные носители архива. Носители организации возвращаются.

Электронные документы могут передаваться в госархив и по коммутируемым каналам связи с помощью электронной почты.

Электронные документы на машинных носителях передаются на государственное хранение в комплекте с описью и сопроводительными документами: электронные документы на машинных носителях; удостоверяющий лист на бумажном носителе; опись на бумажном носителе; ведомость машинных носителей с записью на бумажном носителе; информационно-поисковая характеристика на бумаге или в виде текстового файла.

Кроме электронных документов могут передаваться документы на бумажных носителях, если они логически связаны между собой одной темой или проектом. Документы на бумажных носителях в госархиве записываются на машинные носители. Документы на бумажных носителях возвращаются в организацию для решения вопроса об их дальнейшем хранении.

Передача электронных документов, описи электронных документов с сопроводительными документами осуществляются с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме могут перечисляться: номера и наименования описей, информационно-поисковые характеристики и количество листов в них, заводские (инвентарные) номера машинных носителей с записью, номера ведомостей машинных носителей с записью и количество листов в них, ссылки на удостоверяющий лист и количество листов в нем.

Если в опись включены документы на бумажных носителях, то перечисляются названия документов и количество листов в них.

После передачи электронных документов в государственный архив, по указанной описи, оформляется акт приема-передачи, составляемый в 2-х экземплярах.

2.3 Контроль при передаче электронных документов на государственное хранение. Прием электронных документов осуществляется согласно контрольного экземпляра описи электронных документов, находящегося в государственном архиве. Передача электронных документов проводится поединично по описям.

При приеме документов в госархив осуществляется контроль наличия электронных документов и их комплектность согласно сопроводительной документации: соответствие фактического количества электронных документов итоговой записи описи; соответствие видов машинных носителей указанным в ведомости машинного носителя с записью; соответствие номера тома каждого машинного носителя электронных документов ведомости машинного носителя с записью; соответствие наличия имен файлов пользователей каждого машинного носителя ведомости машинного носителя с записью.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых электронных документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие электронных документов.

При выявлении несоответствия номера тома машинного носителя или имен файлов пользователей ведомости машинного носителя с записью считается, что электронный документ не прошел контроль. В этом случае составляется новая итоговая запись в описи.

При приеме электронных документов в госархив передаются 2 экземпляра описи. Фактическое количество принятых электронных документов отражается в акте приема-передачи документов в госархив. Электронные документы, не прошедшие контроль, возвращаются в организацию.

2.4 Обеспечение доступа к информации и защита прав собственности на информационные ресурсы. С целью обеспечения доступа к фондам архива пользователям предоставляются услуги: работа пользователей с научно-справочным аппаратом (НСА) и фондами архива в читальном зале; выполнение заказов пользователей на использование электронных документов (копирование, печать, просмотр); обслуживание запросов внешних абонентов на поиск электронных документов и пересылку файлов по электронной почте; обслуживание социально-правовых и тематических запросов по заявкам и письмам организаций и граждан.

Для обеспечения доступа к фондам архива электронных документов пользователь представляет запрос: письмо, заявление, электронное письмо, факс на имя директора госархива.

Исполнение запроса производится в отделе использования в соответствии с резолюцией директора госархива.

Для организации работ отдела использования госархив предоставляет автоматизированные рабочие места (АРМ) использования и читального зала.

Организацию работы пользователя в читальном зале осуществляет работник читального зала с помощью АРМ использования. На АРМ использования производится первичная регистрация пользователя и регистрация сеансов работ пользователя.

При первичной регистрации пользователю присваивается регистрационный номер, который является паролем для работы на АРМ читального зала. Каждый раз при регистрации сеанса работы пользователю указывается номер АРМ для работы в читальном зале.

Работа пользователя на АРМ читального зала начинается с ввода регистрационного номера и фамилии.

В процессе работы на АРМ читального зала пользователю предоставляются услуги: поиск электронных документов с помощью НСА архива (по электронному каталогу и описям электронных документов); оформление заказов на использование электронных документов (просмотр, копирование, печать); просмотр состояния выполнения заказов; просмотр электронного документа, если документ воспроизводится средствами архива.

В архиве определены следующие категории фондов: фонды государственных предприятий и организаций; фонды негосударственных предприятий и организаций; фонды, содержащие информацию о личной жизни граждан.

Доступ к учетной информации фонда архива может быть: разрешен всем; по разрешению фондообразователя; только фондообразователю; по разрешению специальной организации.

Доступ к фондам негосударственных предприятий и организаций определяется условиями договора между госархивом и организацией (фондообразователем).

Доступ к фондам, содержащим информацию о личной жизни граждан, определяется «Инструкцией о режиме доступа к документам, содержащим информацию о тайне личной жизни граждан».

Доступ к электронным документам фонда осуществляется в соответствии с требованиями к защите электронных документов, определенными в описании реквизита «классификация защиты» информационно-поисковых характеристик согласно «Инструкции». Реквизит «классификация защиты» может принимать значения: разрешены все виды работ с электронным документом; разрешен только просмотр электронного документа; разрешен просмотр и печать электронного документа; пофайловая защита электронного документа.

В реквизите «право доступа к документу» может быть указан один из вариантов: доступ к электронному документу разрешен всем, доступ к электронному документу по разрешению фондообразователя. Доступ к электронным документам по разрешению осуществляется в пределах значений, установленных полем «классификация защиты», если пользователь хочет работать без учета «классификации защиты», он должен получить разрешение. Разрешение может быть 2-х видов: разрешен доступ к электронным документам в пределах классификации защиты, разрешен доступ к электронным документам без ограничений по классификации защиты.

В случае «пофайловой защиты» для каждого файла электронного документа установлены следующие виды доступа: разрешены все виды работ с файлом; разрешен только просмотр файла; разрешен просмотр и печать файла.

Контроль за выполнением заказов пользователей на печать и копирование, вывод файлов на печать, прием и выдача заказов на копирование, обслуживание социально-правовых и тематических запросов производится на АРМ использования госархива.

Вопросы архивоведения, отраженные в правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь

 

3.1 Правовые основы деятельности архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. Деятельность архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», Законом Республики Беларусь «Об охране историко-культурного наследия», Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений образования, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, нормативно-методическими документами государственной архивной службы, положениями об архивах.

Документы органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий независимо от формы собственности и характера деятельности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и хранятся в вышеназванных архивах. Национальный архивный фонд включает в себя государственную и негосударственную части.

Государственное управление Национальным архивным фондом и архивами в Республике Беларусь возлагается на Государственный комитет по архивам и делопроизводству исполнительных комитетов областных и Минского городского Совета депутатов.

Государственный контроль за обеспечением сохранности, учета и использования документов осуществляется Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами. Государственный надзор за соблюдением законодательства по делопроизводству и архивному делу в Республике Беларусь, соблюдением норм и принципов работы с документами, установленных стандартами специальными правилами и инструкциями, возлагается на Государственную инспекцию архивов и делопроизводства.

3.2 Виды, задачи и функции архива. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется архив, обязанностей по осуществлению учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь могут создаваться архивы следующих видов:

- архив организации, хранящий документы только данной организации;

- центральный архив, хранящий документы центрального аппарата организации (центрального органа управления, центрального органа общественного объединения), а также документы организаций непосредственного подчинения и, при необходимости, других источников комплектования; центральный отраслевой архив центрального органа управления (центральный архив общественного объединения);

- объединенный ведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем), связанных территориально;

- объединенный архив, созданный несколькими организациями негосударственной формы собственности и хранящий их документы.

Задачами архива являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; обеспечение сохранности и ведение учета документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в соответствии с требованиями, установленными Госкомархивом; осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Для решения стоящих перед ними задач архив выполняет ряд функций: архив составляет и ежегодно уточняет список организаций-источников комплектования; принимает на хранение документы структурных подразделений организации; проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации; проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве организации; осуществляет фондирование документов и дел; ведет комплекс учетных документов; составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам; создает страховой фонд опий документов архива; контролирует условия хранения документов, проверяет наличие и сохранность документов и дел; представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве; выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей; подготавливает и передает на госхранение документы Национального архивного фонда Республики Беларусь; участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений, номенклатуры дел и др.) по документационному обеспечению управления.

3.3 Обеспечение сохранности документов архива. Организации, являющиеся собственниками (создателями) архивных документов, обязаны обеспечить их сохранность, содержать в должном порядке здания и помещения архивов, организовать их охрану, поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных документов, создавать страховые копии документов и фонды пользования.

Юридические и физические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы Республики Беларусь.

Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо: создание оптимальных условий для хранения документов, размещение дел в хранилище и их топографирование, учет дел и документов, проверка их наличия и состояния, соблюдение порядка выдачи дел из архива, обеспечение физико-химической сохранности документов.

3.4 Классификация документов архива. Весь комплекс документов, возникший в процессе деятельности организации, составляет документальный фонд. Классификация документов архива предполагает их группировку по фондам на основании определенных признаков, имеющих существенное значение для учета, хранения и использования документной информации.

Фонд представляет собой основную классификационную и учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.

В архиве могут создаваться объединенные архивные фонды, которые включают документы двух или более организаций, имеющих между собой исторические или логические связи.

Архивная коллекция создается в том случае, если составляющие ее материалы нельзя без ущерба для использования объединить с документами того или иного фонда. Возможно создание коллекций документов по личному составу, организаций-предшественников, подведомственной сети и др.

Структурной и классификационной основой архивного фонда является дело (единица хранения) – физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, объединенных по каким-либо общим признакам. Дела в пределах фонда систематизируются, т.е. группируются в определенной последовательности.

3.5 Учет документов в архиве. В архиве учету подлежат фонды, коллекции, описанные и неописанные дела, страховые копии документов, описи, номенклатуры дел и другие единицы хранения.

Учетные документы должны быть сосредоточены у заведующего архивом или лица, отвечающего за учет документов в архиве, и хранятся в сейфе или металлическом шкафу.

В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы:

- книга поступления и выбытия документов;

- список фондов;

- листы фондов;

- описи дел;

- номенклатура дел;

- книга выдачи дел во временное пользование;

- формы статистических отчетов (сведений) о составе, объеме фондов, предоставляемые в учреждения государственной архивной службы в порядке, установленном Госкоархивом.

Все основные учетные документы хранятся постоянно.

Допускается использование вспомогательных учетных документов (реестров описей, книг учета документов, передаваемых в другие архивы и др.), необходимость которых определяется архивом.

3.6 Научно-справочный аппарат к документам архива. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, наиболее полного и эффективного использования содержащей в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат к документам (НСА).

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, номенклатуры дел, каталоги, картотеки, историко-архивные справки. Кроме них в архивах могут составляться указатели, тематические и фондовые обзоры, тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов (необходимость их создания определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива).

3.7 Организация работы архива. Работа архива осуществляется в соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи, функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на хранение.

Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (системы, объединения) согласовывается с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Положение об объединенном ведомственном и ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь.

Положение об архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.

Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.

Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующий архивом или его директором. Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в соответствующей должностной инструкции.

В архиве составляются:

- годовой план работы;

- годовой план-график приема дел от источников комплектования архива;

- годовой отчет архива.

Годовое планирование проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджетного рабочего времени, срока исполнения и исполнителя. При разработке плана работы и определения бюджета времени используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах.

Архивы совместно со службой документационного обеспечения управления осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках.

Подбор, расстановка и использование работников архива осуществляется в соответствии с главными задачами архива и утвержденным штатным расписанием.

Повышение квалификации работников архива на соответствующих курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с руководством организации (архива).

Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.

Заключение

 

Архивные документы всегда играли большую роль в истории любого государства. Именно по ним можно узнать историю не только родной страны, но и других регионов мира, развитие культуры и науки.

Огромное наследие дошло до нас сквозь время, собранное в Национальном архивном фонде Республики Беларусь. И целью любого работника архива является сохранить это наследие для других поколений. Но без знания нормативных документов, регламентирующих деятельность архивов, невозможно будет и уберечь архивные фонды республики.

Таким образом, совершенствуя уже принятые нормативные документы и создавая новую, адаптированную к условиям современности, нормативную базу, мы можем с уверенностью смотреть в будущее, твердо зная, что подобными действиями убережем уже созданный Национальный архивный фонд нашей республики.

Опираясь на нормативную базу и осознавая всю ответственность, которая лежит на работниках архивов, можно полагать, что все созданное и убереженное в годы многочисленных документационное наследие станет достоянием будущих поколений.

Литература

 

1. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». – Ведомости Национального собрания Республики Беларусь, № 5-6, ст. 95, 1999.

2. Делопроизводство. Сборник актов законодательства. 2-е изд. доп./ Составитель Гавриленко В.Г. – Мн.: ИООО «Право и экономика», 2005.

3. Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение. – Мн.: БелНИИДАД, 1997.

4. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь. – Мн.: БелНИИДАД, 1997.

5. Э.Н. Давыдова. А.Е. Рыбаков. Делопроизводство. – Мн.: ТетраСистемс, 2002.