Константы и справочники

Структура лекции: понятие «константы», их предназначение, заполнение констант, работа со справочниками.

Константы

Константы в системе «1С:Предприятие», как правило, служат для хранения информации, которая либо совсем не изменяется в процес­се функционирования системы, либо меняется достаточно редко. Наиболее простой пример - название орга­низации, которое, как правило, не меняется.

Константы создаются для того, чтобы 1 раз занести информацию, а затем использовать ее при формировании документов, в рас­четах, при построении отчетных форм. Например, название организации можно занести в специально объявленную константу, а в многочисленных бланках использовать имя константы для получения ее значения - наименования организации. При ка­ких-либо изменениях в наименовании организации достаточно изме­нить его всего один раз - в константе - и все изменения автомати­чески будут отражены в тех местах, где эта константа используется.

В процессе настройки конфигурации задачи можно создать прак­тически неограниченное количество констант для хранения любой нужной информации. Вся работа с константами ведется в специальной форме. Форма для ввода и редактирования констант вызывается через системное меню: «Операции - Константы». Данная форма проектируется на этапе разработки конфигурации, поэтому состав реквизитов может быть различным в зависимости от прав пользователей.

При создании константы на этапе конфигурирования, помимо ко­да и полного наименования, константе задается тип ее значения.

В зависимости от типа значения константы ввод ее значения будет вы­полняться различными способами. При использовании программы «1С: Предприятие» в сеансе работы пользователя возможна только корректировка значения констант в списке.

Добавление новых констант, удаление ненужных констант, изменение краткого или полного наименования у существующих констант может выполняться только в режиме «Конфигуратор».

Чтобы изменить значение константы, необходимо установить курсор в поле формы, содержащей изменяемое значение, и ввести новое значение. После внесения изменений результат необходимо сохранить путем нажатия на кнопку «ОК» или «Сохранить» (в зависимости от конфигурации).

Справочники

В программе «1С: Предприятие» справочники служат для: хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов, формирования списков возможных значений субконто, (то есть для организации аналитического учета). Термин «субконто» введен для обозначения набора зна­чений, используемых для ведения аналитического учета по бухгал­терским счетам. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, организации, товары и т. д. Вид субконтоопределяет сово­купность объектов конкретного тина, которые используются для ве­дения аналитического учета.

Использование справочников позволяет исключить неоднознач­ность при заполнении тех или иных реквизитов документов или дру­гих справочников. Например, если в счете требуется вводить наиме­нование организации-клиента, выбор элемента из справочника клиентов позволит избежать ошибочного ввода наименования раз­ными конечными пользователями (продавцами). Если это не запрещено в конкретной конфигурации (для кон­кретного пользователя), справочник может редактироваться в про­цессе работы - могут вводиться новые записи, редактироваться или удаляться существующие.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах: режим «просмотра и редактирования» и режим «выбора элемента спра­вочника».

В режиме просмотра и редактирования форма справочника от­крывается при помощи главного меню программы: нажатием кнопки панели инструментов, нажатием кнопки другой формы, каки­ми-либо другими действиями, если это обусловлено конфигурацией задачи.

В режиме выбора справочник открывается только при вводе зна­чения субконто, константы, реквизита документа или реквизита дру­гого справочника нажатием кнопки или клавиши F4. В конфигурации могут быть определены различные формы для выбора элементов справочника.

Вызов справочника осуществляется различными способами в зависимости от конфигурации задачи. Самый простой вариант вызова через системное меню: Операции - Справочник. Программа выдаст список справочников, существующих в данной конфигурации. Далее выбирается необходимый справочник и нажимается кнопка «ОК».

Внешний вид формы справочника пол­ностью определяется в процессе настройки конфигурации задачи. Однако существует несколько общих элементов, которые имеет каж­дая форма справочника: заголовок окна справочника; табличное поле справочника - список элементов справочника в форме таблицы.

В заголовке окна справочникавыдается название справочника. Название справочника задается в процессе настройки конфигурации задачи и может быть изменено только в сеансе кон­фигурирования задачи. Табличное поле справочника содержит колонки. Их состав и структура определяется конкретной конфигурацией. Минимальное количество колонок - две: код и наименование элемента справочника. Если справочник содержит много элементов (строк) и имеет мно­го колонок, то в таблице справочника выводится только определенная его часть, а внизу и справа появляются линейки прокрутки.

Справочник имеет панель элементов, необходимую для быстрого доступа к наиболее часто исполь­зуемым командам работы со справочником. Если при настройке параметров интерфейса не задано иное, то обычно панель инструментов располагается в верхней части окна справочника под строкой заголовка окна. При работе со справочником используется «активная ячейка». Такая ячейка в таблице справочника всегда вы­делена инверсным цветом. Иногда она называется «текущей» ячейкой.

Строки в справочнике могут быть двух типов: элементы справоч­ника и наименования групп справочника.

Для справочника, у которого установлена иерархия элементов, каждый элемент может представлять собой группу. Кроме того, как элементы, так и группы могут быть помечены к удалению, что отражается «за­черкнутыми» значками в крайней левой колонке справочника.

Для просмотра информации в группах/элементах используется двойной щелчокмыши по группе / элементу.

Для просмотра подчиненного справочника используется кнопка «Перейти», расположенная на панели инструментов справочника.

Когда окно справочника открывается для просмотра или выбора из него нужного элемента, строки в справочнике могут быть упорядочены: по коду, по наимено­ванию элементов, по произвольному реквизиту, если это обу­словлено конфигурацией системы.

Порядок сортировки можно за­дать с помощью кнопки «Действия», и выбора из раскрывающегося списка действий пункта «Сортировка».

Ввод в справочник нового элемента осуществляется с помощью клавиши INS. или с помощью меню «Действия». После того, как откроется форма ввода нового элемента справочника, необходимо заполнить все графы и сохранить их, нажав на кнопку «ОК». Заполнение каждой колонки завершается нажатием клавиши Enter.

Редактирование данных справочника осуществляется с помощью клавиши F2 или команды «Действия - Изменить». Для редактирования необходимо установить курсор на тот элемент, который подлежит изменению!

Для удаления данных в системе «1С: Предприятие» существует два режима: непосредственное удаление и пометка на удаление данных.

Для пометки на удаление или удаления элемента справочника необходимо поместить курсор на строку с удаляемым элементом и выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу Del, нажать мышью кнопку на панели инструментов окна справочника, выбрать пункт «Удалить» («Пометить на удаление») в меню «Дей­ствия», расположенного на панели справочника. Программа выдаст запрос об удалении или пометке на удаление. После ответа «Да» на запрос об удалении или пометке на удаление элемент справочника будет удален (помечен на удаление).

Если элемент помечается на удаление, это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе таблицы. Для удаления объектов, помеченных на удаление, необходимо в главном меню выбрать пункт «Операции - Удаление помеченных объектов».

В справочники существуют и предопределенные элементы. Они вводятся в режиме Конфигуратор и не подлежат удалению в обычном режиме, их можно только редактировать.

При работе с многоуровневыми справочниками может возникать необходимость реорганизации элементов справочника, то есть пере­носа существующих элементов из одной группы в другую группу справочника. Подобная операция доступна в меню только в том слу­чае, если в окне для просмотра справочника, помимо таблицы, суще­ствует дерево групп.

Для переноса элемента или группы в другую группу справочника последовательно выполните следующие действия: в таблице справочника установите курсор на строку с тем эле­ментом или группой, которую необходимо перенести в другое место справочника; нажмите клавиши Ctrl+F5 или выберите пункт «Переместить в группу» в меню «Действия»; в дереве групп выберите наименование той группы, куда пред­полагается перенести выбранный элемент.

Если в конфигурации задана поддержка уникальности кодов эле­ментов справочника, то необходимым условием переноса будет не­совпадение кода переносимого элемента с кодами элементов, уже существующих в группе. В случае совпадения кодов на экран будет выдано сообщение «Код не уникальный», при этом необходимо бу­дет исправить код.

Если совпадения кодов не обнаружено, на экран будет выдан запрос о переносе, и после ответа «Да» будет произведен перенос элемента или группы в указанную группу.

 

Документы и журналы

Структура лекции: структура и формы документов, ввод и редактирование данных, элементы журналов, ввод, редактирование и удаление записей в журналах

Документы

Любая операция хозяйственной дея­тельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода ин­формации в документ соответствующего вида и записи этого доку­мента в журнал.

При настройке конфигурации задачи определяется: структура документов, вид диалогов для их ввода, печатные формы, алгоритмы изменения итоговой информации (например, ал­горитм формирования бухгалтерских проводок). При описании документов на стадии конфигурирования сущест­вуют следующие возможности: документ любого вида имеет номер (который может быть как строковым, так и числовым) и дату, документ может иметь две ос­новные части: реквизиты и табличные части. К реквизитамотносятся данные, которые являются общими для до­кумента, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотип­ных данных, которых может встречаться более одного на документ. Например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. В общем случае, табличная часть представляет совокупность строк определенной структуры. В некоторых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе «1С:Предприятие 8.1» может содержать несколько табличных частей.

Ввод документа может осуществляться различными способами: ввод из журнала, ввод из меню. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа следует выполнить команду: «Действия - Добавить». На экране появится список видов документов, которые могут отображаться в текущем журнале. В списке видов необходимо указать наименование вида необходимого документа и нажать кнопку «ОК». На экран будет выведена форма нового документа. Технология ввода документов из меню зависит от конфигурации.

Каждый документ имеет поля: номер, дата, время документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и про­грамма не позволит закончить ввод документа, если они не заполне­ны. Если при настройке конфигурации для документа установлен признак автоматической нумерации, то поле для ввода номера доку­мента будет содержать номер, автоматически сформированный сис­темой. Этот номер можно исправить, однако программа проследит, чтобы указанный вами номер не совпадал с номерами документов этого же вида, уже введенных в систему. Если это обусловлено конфигурацией, при вводе документа его номер будет проверяться на уникальность по правилам, определен­ным в конкретной конфигурации, и, если при сохранении документа система обнаружит нарушение требований уникальности, будет вы­дано сообщение «Номер не уникальный!», тогда введенный номер следует исправить.

Система 1С: Предприятие предлагает в качестве даты документа рабочую дату, ус­тановленную в общих параметрах (пункт «Параметры» меню «Сер­вис» главного меню программы).

В общем случае рабочая дата равна текущей системной дате компьютера. Предложенную системой дату можно изменить. Для ввода новой строки в табличную часть документа используется клавиша INS. Для копирования строки в табличную часть документа используется клавиша F9. Для удаления строки из табличной части документа используется клавиша Del.

Новый документ может быть введен путем копирования уже су­ществующего документа. Для этого следует в журнале с документа­ми нужного вида поместить курсор на строку с документом, который предполагается копировать, и нажать клавишу F9 или выбрать пункт «Копировать» в меню «Действия». В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут ско­пированы из реквизитов документа-образца.

Новому документу, если это обусловлено конфигурацией, присваивается очередной порядко­вый номер, а в качестве даты будет проставлена рабочая дата, уста­новленная в общих параметрах. Корректировка реквизитов такого документа производится по общим правилам. Удаление документа производится в журнале документов с использованием клавиши Del.

Если в процессе настройки конфигурации задачи для документа была создана, помимо экранной формы (диалога), также печатная форма, то в диалоге для ввода реквизитов документа, как правило, присутствует кнопка, нажатие на которую вызывает построение этой формы. Обычно такая кнопка имеет надпись «Печать», хотя может иметь и какую-либо другую подобную надпись.

После нажатия кнопки «Печать» (или выполнения каких-либо иных действий, если это указано в описании конфигурации) будет построена печатная форма документа. Созданная печатная форма открывается в стандартном редакторе таблиц системы 1С:Предприятие. Если в окне редактора таблиц вид­на только часть формы, можно использовать клавиши управления курсором и линейки прокрутки для вывода на экран остальной части формы. При необходимости такая форма может быть отредактирована и сохранена на диск с помощью команды «Файл - Сохранить как». Редактирование печатной формы производится аналогично редактированию в MS Excel.

После того, как заполнена форма документа, его необходимо сохранить. В зависимости от на­стройки конкретного документа возможны несколько вариантов вы­полнения этого действия: если диалог для ввода документа содержит соответствующие кнопки, например, «ОК», «Сохранить», «Записать» или анало­гичные, сохранение документа выполняется путем нажатия на такую кнопку; если диалог для ввода документа не имеет кнопок, явно пред­назначенных для сохранения документа, то сохранение доку­мента выполняется путем закрытия окна диалога. Для этого следует нажать на кнопку закрытия окна .

В обоих случаях на экран будет выдан запрос о необходимости сохранения документа.

Вы можете выбрать один из трех вариантов ответа: «Да» - сохранить документ и закрыть окно диалога для вво­да документа; «Нет» - закрыть окно диалога для ввода документа, но не со­хранять документ, «Отмена» - вернуться в диалог ввода документа.

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации доку­мента. При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести»), на экран выдается запрос необходимости проведения документа. Если на запрос ответить «Да» - документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в край­ней левой колонке знаком . Ответив «Нет» на запрос, можно отказаться от проведения документа сразу, и выполнить проведение в другое время. Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведе­ния документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что па складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробо­вать провести документ. Чтобы сделать документ не проведенным, следует в меню «Действия» выбрать функцию «Отмена проведения». После подтверждения признак прове­денного документа изменится на . При отмене проведения документа отменяются все действия, ко­торые он выполнил в процессе проведения. Не проведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке жур­нала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Нумератор

Нумераторы - это прикладные объекты конфигурации. Использование нумераторов позволяет организовать сквозную нумерацию документов разных видов. Для этого всем таким документам назначается один нумератор. Контроль уникальности и присвоение нового номера будет выполняться с учетом всех документов, для которых назначен этот нумератор.

В прикладном решении может быть создано произвольное количество нумераторов

Журналы

В системе 1С: Предприятие информация о хозяйственных опера­циях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов.

При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются не­обходимые журналы для их хранения.

Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в режиме «Конфигуратор». При настройке конфигурации системы «1С: Предприятие» можно определять практически неограниченное число журналов докумен­тов. Режим конфигурирования системы 1С: Предприятие предостав­ляет возможности по настройке состава колонок журнала, его экранного и печатного представления.

Журналы документов предназначены лишь для удобного отобра­жения списков документов - документ не связан «жестко» с ка­ким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах. В системе 1С: Предприятие нет заранее заданного распределения документов по журналам. В процессе создания конфигурации задачи можно опре­делить для каждого вида документов наименование журнала, в кото­ром будет осуществляться работа с этими документами. Для конкретных журналов можно указать перечень видов докумен­тов, которые должны в нем отображаться.

Могут быть созданы также журналы, в которых отображаются все документы с возможностью их отбора по тому или иному признаку. Таким образом, состав видов документов, входящих в журнал, определяется в конфигурации в соответствии с назначением журнала.

Если в конфигурации не задано иного, по умолчанию журналы документов можно открыть, используя пункт «Операции - Документы» главного меню программы. На экран будет вызван список журналов документов, существующих в системе.

В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наимено­вание нужного журнала и затем нажать кнопку «ОК». Окно с вы­бранным журналом будет выдано на экран. Каждая строка журнала - ссылка на документ. Вид окна того или иного журнала полностью зависит от настройки конфигурации задачи. Вид журнала, выдаваемый по умолчанию, то есть в том случае, когда иное не задано при настройке представляет собой таблицу, имеющую три (колонки): дата, вид документа, номер документа. Внешний вид журнала, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, может быть самым разнообразным. Форма журнала может состоять из совокупности управляющих элементов - полей ввода, кнопок, списков, полей со списками, флажков, являющихся стандартными элементами управления Windows. Для просмотра журналов документов ис­пользуются общие приемы работы с табличной частью формы. При большом количестве документов, находящихся в журнале (особенно это касается системных журналов), просмотр журнала для поиска нужного документа может занять мно­го времени. В этом случае бывает полезно ограничить объем про­смотра записей в журнале. Интервал видимо­стиопределяет, за какой период времени будут видны документы при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала. Интервал видимости устанавливается двумя способами - автома­тически и вручную. Когда окно с журналом вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройке параметров журнала. Для изменения интервала видимости записей журнала необходи­мо выбрать пункт «Действия - Установить интервал дат» на панели инструментов журнала.

На экран будет выдан запрос «Настройка периода». После выбора интервала необходимо нажать кнопку «ОК». Порядок расположения записей в журнале определяется командой: «Действия - Сортировка». При этом: записи в журнале упорядочены по дате; внутри даты записи упорядочены по времени документа; если в пределах одной даты несколько документов имеют оди­наковое время, они упорядочены по порядку их ввода в систему. Если необходимо расположить документы в журнале в порядке их ввода в программу, необходимо отключить сортировку по дате. Набор колонок в журнале можно изменить с помощью команды «Действия - Настройка списка», оставив галочки в колонках, необходимых для отображения. Поиск в журнале осуществляется путем отбора данных. Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные наклад­ные.

В системе «1С: Предприятие» предусмотрены следующие виды отбора: отбор по текущему значению, отбор по виду, отбор в интервале дат, принудительный отбор.

Выбор вида отбора осуществляется командой: «Действия - Отбор». Принудительный отбор устанавливается на этапе конфигурации для ограничения прав пользователя. Например, при принудительном отборе, пользователь может видеть только те документы, которые он создал сам.