2018-02-20
314
На облік і контроль касової готівки звертається велика увага. У фірмах розробляють систему контролю надходжень і витрат готівки. Готівку здебільшого намагаються звести до мінімуму, особливо на промислових підприємствах. Але в торговельних підприємствах у касі можуть бути значні суми грошей. Система внутрішнього контролю включає в себе план організації, а також заходи, спрямовані на збереження грошових коштів (як і іншого майна), досягнення точної обробки даних та складання бухгалтерської звітності. Важливими елементами внутрішнього контролю є: 1)розподіл відповідальності між службовцями; 2)розподіл обов’язків; 3)ротація службовців всередині компанії; 4)використання механічних (автоматичних) приладів контролю. Для захисту готівки та контролю за її збереженням слід дотримуватися таких правил: 1)облік готівки мусить здійснюватися в момент її надходження; 2)Всю готівку, що надійшла, необхідно здати в банк в той самий день або не пізніше, ніж наступний; 3)Працівник, який одержує готівку, не повинен займатися її обміном в бухгалтерії; 4)Працівник відповідальний за одержання готівки не повинен займатися її розподілом. Кожне підприємство розробляє свої заходи контролю за виплатою готівки. Серед найважливіших контрольних заходів виділяють: для виплат необхідно отримувати попередній дозвіл; усі чеки повинні мати серійний номер; доступ до них має бути обмеженим; бажано, щоб кожний чек підписувало 2-і особи; інвентаризація готівки в касі та на банківських рахунках повинна здійснюватися не рідше одного разу на місяць та ін. Контроль грошових надходжень від продажу в торговельних залах здійснюється 2-ма способами: 1)Через використання касових апаратів (суть полягає у відповідності суми грошей у касовому апараті та суми грошей на контрольно – касовій стрічці); 2)Через систему м’яких чеків (продавці мають завчасно пронумеровані чеки (квитанції), в момент продажу продавець заповнює чек у 2-х примірниках – 1-н собі, 2-й – покупцеві, наприкінці дня суми м’яких чеків підраховуються – загальна сума продажу має відповідати сумі касового апарату). По касі можуть бути виявлені нестачі або надлишки грошей, вони відносяться на рахунок “Нестачі або надлишки по касі”. По Дт відображається нестача, а по Кт – величина надлишку. (Н-д, нестача по касі 9$: Дт – “Грошові кошти” – 4537; Дт – “Нестачі або надлишки по касі” – 9; Кт –Доход від реалізації” – 4546.). Наприкінці звітного періоду Дт- ве сальдо цього рахунку відображається у звіті про прибуток як “Операційні витрати”, Кт – ве - як “Інші доходи”. Процес надходження та сплати грошей відбувається спочатку бухгалтерським записом у касовому журналі “Надходжень та видатків”, потім підсумки переносяться в журнал реєстрацій, потім в головну книгу, поті складається бухгалтерський баланс.
Облік надходження грошей: Дт –“Каса”; Кт – “Дохід від реалізації”, “Рахунки до одержання (дебітори, клієнти)”, “Рахунки в банках”.
Облік сплати грошей: Дт – “Рахунки до оплати (постачальники)”, “Фонд дрібних сум “, “Рахунки в банках”, “Рахунки витрат по елементах); Кт - “Каса”.
З0.Методика обліку нестач і надлишків грошей в касі.
По касі можуть бути виявлені нестачі або надлишки грошей, вони відносяться на рахунок “Нестачі або надлишки по касі”. По Дт відображається нестача, а по Кт – величина надлишку. (Н-д, нестача по касі 9$: Дт – “Грошові кошти” – 4537; Дт – “Нестачі або надлишки по касі” – 9; Кт –Доход від реалізації” – 4546.).В разі великої нестачі готівки адміністрація здійснює певне розслідування, з’ясовує причини та обставини її виникнення. Наприкінці звітного періоду Дт- ве сальдо цього рахунку відображається у звіті про прибуток як “Операційні витрати”, Кт – ве - як “Інші доходи”.
Облік створення і використання фонду дрібних сум.
Для здійснення невеликих витрат фірми створюють фонд дрібних сум. Цю систему називають ще авансовою системою або системою підзвітних сум. Вона передбачає створення фонду, виплати з якого відбуваються з розрахунку на 2 – 4 тижня. Гроші видаються підзвітній особі, яка зберігає їх у своєму столі. Видача оформлюється чеком, гроші видаються з каси. При видачі грошей робиться запис:
Дт – “Фонд дрібних сум “; Кт – “Грошові кошти”. В західній Європі існує рахунок “Каси”, а США – ні. Фонд створюється на постійній основі, тобто в ньому має бути фіксована сума грошей. Виплата з фонду дрібних сум відбувається тільки на передбачені цілі. На кожну виплату підзвітна особа складає квитанцію, в якій проставлені сума і призначення виплати. Підзвітна особа на встановлену дату складає звіт про витрати і подає в бухгалтерію (складає на основі квитанцій первісних документів). Фонд дрібних сум поповнюється на суму витрат через виписку чека на ім’я підзвітної особи.(П-д, Дт – “ Канцелярські витрати” – 40; Дт – “Поштові витрати” – 40; Кт - “Грошові кошти” – 80). Контроль за фондом дрібних сум здійснюється таким чином, що залишок у фонді + сума квитанцій на витрати завжди повинен дорівнювати сумі ліміту фонду. Нестачі або надлишки відображаються на рахунку “Нестачі або надлишки по касі”.
