Класифікація документів

Класифікація документів – це їх групування за певними відмінними ознаками.

1. За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдовувальні (виконавчі), бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчі - це документи, що містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції (чеки на отримання грошових коштів в банку, платіжні доручення банку на перерахування грошових коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей та ін.).

Виконавчими називають документи, що підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять відомості щодо її виконання), а тому слугують обґрунтуванням для облікових записів (виписки банку з поточного або іншого рахунку підприємства про нарахування або списання грошових коштів, акти, квитанції, авансові звіти та ін.)

Документи бухгалтерського оформлення складаються самими працівниками бухгалтерії на підставі відповідних виправдовувальних документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів (меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки).

Документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох документів (розпорядчих, виконавчих та бухгалтерського оформлення), називаються комбінованими (прибуткові та вибуткові касові ордери, вимоги, лімітно-забірні карти та ін.)

2. За залежністю від порядку відображення господарських операцій розрізняють документи первинні та зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (касові ордери, накладні на здачу продукції на склад, акти приймання виконаних робіт тощо). Зведені документи складаються на підставі однорідних первинних документів шляхом групування та узагальнення їх показників (звіти касира, авансові звіти, відомості розподілу заробітної плати та ін.).

3. За способом охоплення господарських операцій документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення однієї або кількох операцій, що записуються в документ одночасно (грошові чеки, касові ордери, вимоги, накладні, наряди, акти тощо).

Накопичувальні документи використовуються для оформлення однорідних, систематично повторюваних господарських операцій протягом певного періоду – декади, місяця (лімітно-забірні карти, накопичувальні наряди тощо).

4. За місцем складання документи поділяються на внутрішні (складаються на самому підприємстві) та зовнішні (надходять від інших підприємств та організацій).

5.За способом складання – документи, що складаються вручну та автоматизованим шляхом.

Порядок перевірки правильності складання документів.

Перевірка документів відповідно до Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку повинна здійснюватись з точки зору законності операцій, дотримання вимог стосовно їх оформлення та вірності арифметичних підрахунків. Виходячи з цих вимог, документи підлягають перевірці: по суті, формальній та арифметичній.

Перевірка документів по суті полягає у встановленні законності та господарської доцільності операції, оформленої документом, дотримання кошторису, норм, розцінок, лімітів.

При формальній перевірці документів встановлюють повноту і вірність заповнення усіх реквізитів документу, дійсність підписів посадових осіб. Арифметична перевірка полягає в перевірці вірності всіх арифметичних підрахунків, що містяться в документі.

Інвентаризація як елемент методу бух обліку. Її призначення та види.

 Під інвентаризацією розуміють спосіб виявлення (з наступним обліком) господарських засобів або їх нестач чи надлишків та їх джерел,

не оформлених документацією, для забезпечення достовірності показників обліку та контролю за схоронністю цінностей.

В залежності від повноти охоплення перевіркою майна підприємства розрізняють повну і часткову інвентаризацію. Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства та стану розрахункових відносин. Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів (грошові кошти в касі, матеріальні цінності на складі тощо). Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складанням річного звіту, а також у випадках, передбачених законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації державних підприємств, при виявленні фактів розкрадання та ін.).

За характером інвентаризації поділяються на планові та позапланові. Планова інвентаризація проводиться за попередньо складеним планом згідно розробленого графіку її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланові інвентаризації проводяться за розпорядженням керівника підприємства, за вимогою ревізійного органу, у випадках стихійного лиха, пожежі тощо.