Учетные регистры, их сущность и значение

Группировка информации, содержащейся в первичных документах, осуществляется с использованием регистров бухгалтерского учета. Учетные регистры – это бухгалтерские документы, в которых осуществляется регистрация первичных или сводных документов с соблюдением определенных правил и порядков. Сущность регистрации состоит в том, что в учетный регистр в краткой форме переносится содержание документа, сумма, корреспонденция счетов.

Учетные регистры представляют собой таблицы специальной формы в виде карточек, книг (журналов), отдельных листов, машинограмм, полученных при помощи вычислительной техники.

Карточки для ведения бухгалтерского учета изготавливают из плотной бумаги или картона определенного размера, что дает возможность организовывать картотеки. При этом разделителями карточки разбиваются на разделы с соответствующими указателями (индикаторами) для обеспечения быстроты нахождения в картотеке требующейся карточки. В карточках обычно ведут аналитический учет. В зависимости от формы и назначения карточки бывают контокоррентные (предназначены для учета таких объектов, показатели которых дают в общей сумме, например, о состоянии дебиторской задолженности, расчетов с подотчетными лицами и др.), многографные (применяются для учета объектов, где требуется детализация показателей по дебету или кредиту счета, например, производственных расходов по статьям и т.д.), инвентарные (для учета объектов основных средств), количественно-суммового учета (для учета товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме), складского учета (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах). Каждой карточке присваивается порядковый номер, указывается дата ее открытия.

Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Их используют на тех участках, где необходим усиленный контроль. Применение их, как правило, ограничено, так как при необходимости работу по их ведению нельзя разделить между работниками бухгалтерии. Однако на определенных участках они незаменимы (например, на каждом предприятии должна вестись кассовая книга). Преимущество книг (журналов) состоит в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми, т.е. уменьшается вероятность злоупотреблений со стороны ответственных лиц. С этой целью большинство книг (журналов) прошнуровывают, концы шнурка выводят на последнюю страницу и заклеивают полоской бумаги, а также скрепляют печатью предприятия и подписью главного бухгалтера. Все листы нумеруются и в конце прописью проставляется общее количество листов.

Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость). Свободные листы очень удобны для использования, так как позволяют более рационально распределять обязанности между работниками бухгалтерии.

Формы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет хозяйственных операций на предприятии требует разнообразных учетных регистров. С этой целью могут использоваться различные книги, карточки, ведомости, записи в которых могут производиться в различной последовательности. Возможность различного сочетания учетных регистров и использования ПЭВМ для учетной регистрации обуславливает сочетание различных форм бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета — это определенная организация отражения хозяйственных операций в регистрах синтетического и аналитического учета для целей текущего контроля и составления отчетности. Форма бухгалтерского учета характеризуется строением учетных регистров и их взаимосвязью, а также последовательностью и способами учетной регистрации. Таким образом, признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

•   количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;

•   сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета;

•   последовательность и способы записей в учетные регистры;

•   степень использования средств вычислительной техники;

•   связь учетных показателей регистров с отчетностью.

Формы учета, как и вся система управления, исторически появлялись, развивались, совершенствовались, отмирали и заменялись другими, более совершенными. Одной из исторически первых общепризнанных форм бухгалтерского учета является староитальянская. Ее описание сделано Лукой Пачоли в 1494 г. в «Трактате о счетах и записях». Эта форма состояла из трех книг: Мемориала (памятной повседневной книги), Журнала (хронологический регистр с проводками) и Главной книги (содержащей все счета, сальдо и обороты). Именно эта форма учета получила распространение в других странах.

Впоследствии на основе староитальянской формы появились различные национальные формы, которые отличались и друг от друга, и от исходной староитальянской формы (французская, немецкая, американская, русская и др.). Их совершенствование привело к еще большему разнообразию форм учета. В настоящее время в Республике Беларусь используются мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная и автоматизированная формы бухгалтерского учета. Субъекты хозяйствования самостоятельно выбирают какую-либо из них и оговаривают это в своей учетной политике.