Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, которые получили авансом определенную сумму денежных средств на предстоящие административно-хозяйственной и командировочные расходы. Руководитель организации должен утвердить список работников, которые могут получать в кассе наличные деньги под отчет.

Выдача наличных денег из кассы под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании приказа или распоряжения руководителя организации.

Работники, получившие наличные деньги под отчет и израсходование их, должны в течение трех дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованной сумме. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие обоснованность расходования подотчетной суммы. К данным документам могут относиться:

1)Товарный чек с копией кассового чека

2)Товарная накладная, товарно-транспортная накладная

3)Командировочное удостоверение

4)Билеты к месту командировки и обратно

5)Счет гостиницы

6)Квитанция по международным телефонным переговорам

Основная масса расчетов с подотчетными лицами возникает по поводу служебных командировок. При направлении работника в служебную командировку издается приказ-распоряжение руководителя с выдачей работнику командировочного удостоверения. Организация должна вести журнал регистрации работников, направляемых в командировки.

Командировочное удостоверение необходимо для определения срока фактического нахождения в командировке (4 даты и 4 печати: по убытию, по прибытию).

Если в счет гостиницы указаны завтраки, то суточные будут возмещаться в размере 75 %. Если работник командирован за границу, то вопросы регулируются положением о направлении работников за границу и гарантиях и компенсации по таким командировкам.

Направление работников в служебную командировку за границу производится приказом нанимателя. При этом наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки, по найму жилого помещения, суточные, иные расходы с разрешения нанимателя.

Синтетический учет осуществляется на счете 71. Дт сальдо показывает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц на начало и конец месяца. Кт сальдо показывает наличие непогашенной Кт задолженности подотчетным лицам на начало и конец месяца. По Дт отражаются суммы, выданные под отчет, а также суммы возмещенного перерасхода по авансовым отчетам.

По Кт суммы, израсходованные подотчетными лицами, а также занесенные в кассу в виде остатков подотчетных сумм.

Аналитический и синтетический учеты с подотчетными лицами осуществляются в журнале-ордере 7 АПК.