Тема 3. Основные стадии выполнения проектов

Тема 1. Системный подход в проектной деятельности

Неустойчивость. Альтернативный характер. Характер противоречий в переходный период.

П ризнаки: 2 вида деятельности (обычные работы и проекты); временные работы, направленные на создание уникальных продуктов или услуг ( имеютщих существенные отличия от др. продуктов или услуг). должен быть достигнут опред. результат!

Все проекты можно назвать проектами по изменению существующей системы управления в организации.

Система управления связана с культурой орг.: Руководители предприятия и сотрудники проекта должны готовы к работе по-новому; Смещение сфер компетенций не должно быть под запретом; Иерархическое мышление и (тормозящее) конкурентное поведение внутри отделов и между ними должно быть упразднено; Поощряется креативное мышление. успешный проект  зависит от готовности руководства предприятия, менеджеров и сотрудников отказаться от проторенных путей. Необходим системный подход.

Проекты большие и маленькие имеют признаки: Цель; Установленные сроки начала и завершения; Определенные ресурсы - трудовые, финансовые затраты. Необходимость получения более значительных результатов обычно приводит к увеличению продолжительности работ и расхода ресурсов. А сокращение срока исполнения скажется на результатах проекта или потребует увеличения издержек, что, соответственно, приведет к перерасходу установленного бюджета.

 

Тема 2. Организационно-правовые формы коммерческих предприятий

Инвестиции – это денежные средства, ценные бумаги, вкладываемые в объекты предпринимательской деятельности в целях получения прибыли.  Признаки: Реальные (прямые) инвестиции; Финансовые инвестиции (приобретение активов в форме ценных бумаг).          Инвестиции подразделяются на краткосрочные (до 1 года) и долгосрочные (свыше 1 года). Основное направление - капитальное вложение средств (инвестиции в следующих формах: · Новое строительство; · Реконструкция; · Техническое перевооружение.

Все виды вложений в инвестиционную деятельность – проекты; и не всегда они сопровождаются получением прибыли.

 В соответствии с  законом предприятия в РФ бывают следующих форм собственности:                               государственной (предприятие, имущество которого находится в собственности государства или ее доля такова, что позволяет осуществлять непосредственное управление предприятием со стороны государства или назначаемых им представителей. В странах с развитой рыночной экономикой к государственным обычно относятся предприятия, в имуществе которых доля государства составляет более 50%.),   муниципальной  (предприятие, имущество которого является собственность местных органов самоуправления. Такие предприятия, как правило, обеспечивают жизнедеятельность жителей городов и других населенных пунктов),   частной  (предприятие, в имуществе которого доля государства или полностью отсутствует, или настолько мала, что исключает прямое государственное управление предприятием. К частным предприятиям относятся также индивидуальные (семейные) предприятия, а также предприятия, находящиеся в собственности товариществ с полной или ограниченной ответственностью, а также в собственности акционерных обществ).

Вложение инвестиций должно сопровождаться окупаемостью вложенных средств и получением инвестором ожидаемой  прибыли.

Распространенными организационно-правовыми формами предприятий являются акционерные общества  (коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное количество акций. Участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Его участники могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров, признается открытым акционерным обществом. Акционерное общество, акции которого распределяются только среди учредителей или иного, заранее определенного круга лиц, признается закрытым акционерным обществом. В закрытом акционерном обществе число акционеров не должно превышать 50 человек. В противном случае общество в течение года должно преобразоваться в открытое.) и общества с ограниченной ответственностью (учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров. Участники такого общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.)

Критерии, отличающие успешные проекты от неудачных:

~ Общая готовность к изменениям

~ Работа с конфликтами

~ Личная ответственность сотрудников проекта

~ Культура доверия

~ Отсутствие иерархии

~ Коммуникационная и информационная культура

Интенсивная коммуникация между различными функциональными службами приводит к тому, что растет взаимопонимание. В нач. проекта стоит задача формулирования руководством цели проекта и стратегии. Определяется руководитель проекта, подбираются сотрудники проекта, устанавливается длительность его выполнения и бюджет проекта. Чем яснее формулирование целей проекта, промежуточных рубежей, тем с большим коэффициентом полезного действия может быть позднее проведен контроллинг проекта.

Тема 3. Основные стадии выполнения проектов

 

Каждый проект, большой или маленький, сложный или простой, проходит следующие стадии развития:                               ~ Замысел (концепция); ~ Разработка; ~ Начало; ~ Исполнение.

Проекты начинаются с идеи.  На первой стадии необходимо выполнение сравнительного анализа затрат и результатов.

Сравнительный анализ затрат и результатов проекта —сопоставление средств, необходимых для выполнения проекта, последующего внедрения и сопровождения полученных результатов, с ожидаемыми выгодами от его реализации.

При постановке задачи разработки проекта часто решается вопрос о форме его исполнения:   собственными силами или с помощью сторонней фирмы. Преимущества собственной организации проекта:

• Собственная организационная структура предоставляет руководству проекта необходимую для эффективного управления и контроля свободу действий.

• Нет необходимости выносить проблемы за пределы иерархии линейной организации.

• Функционеры линейной организации не обременяются дополнительной работой.

• Возможно более быстрое принятие решений и непосредственное реагирование на ошибки или критические ситуации, что экономит время и деньги.

Современная организация предприятий требует смягчения жесткого деления на отделы и функционального разделения задач. Разработка продукта является результатом творческих идей и ноу-хау слаженной команды по их реализации.

На нач. стадии разработки проекта надо детального формулировать руководством цели и стратегии. Определяется руководитель проекта, подбираются сотрудники, устанавливается длительность и бюджет.

Оценка эффективности задач. Стремление к реконструкции и модернизации, что позволяет снизить затраты, +качество. Но любая система подвержены энтропии (естественной деградации). Для выживания компании придется поглощать собственные ресурсы. Поэтому необходимы постоянные меры по внедрению инновационных методов в разных направлениях деятельности. 

Способов оценки успеха в бизнесе много. Для компаний, осуществляющих модернизацию своего производства, проблемой часто является использование при такой оценке устаревших способов оценки. Например, многие компании до сих пор ориентируются, главным образом, на стратегию экономии масштабов. Сегодня наиболее эффективны конкурентно-рыночные преимущества – инновации, дифференциация, снижение затрат при продвижении продукта. Именно такими понятиями надо считать главными при оценке успеха компании в реализации проекта.

Цели — это результаты, которые следует получить в процессе выполнения проекта. Ими могут быть созда­ние продукта, какого-либо вида услуг или эффект от их внедрения. От точности определения целей зависит успех всего проекта.

Чтобы составить реальный план, следует определить условия его выполнения, которые подразделяются на:

ﻤ Ограничения — установленные пределы по срокам исполнения, используемым ресурсам, методам решения задач и результатам проекта, которых Вы хотели бы добиться;

ﻤ Потребности — все, что необходимо для успешной реализации проекта.

Заказчики проекта обычно выдвигают следующие предварительные требования:

ﻤ результаты проекта — выходной продукт или эффект от реализации этого продукта;

ﻤ сроки исполнения — например, кто-то ожидает, что проект должен быть выполнен к 30 июня, хотя Вы еще не знаете, возможно ли это;

ﻤ ресурсы — виды, тип, количество, их доступность;

ﻤ направления выполнения работ — стратегия и способы выполнения различных задач.

 

Тема 4. Планирование ресурсов на проект

Важным вопросом оценки результативности каждого проекта является соблюдение установленных сроков работ. В связи с этим, особенно при выполнении сложных проектов, трудно обойтись без составления сетевых графиков. 

Сетевой график —последовательная схема, отражающая порядок выполнения работ проекта, позволяющий провести своего рода тестирование: продумать различные стратегические подходы до работы.

В любом виде сетевого графика общее время для выполнения комплекса работ задачи определяют следующие факторы:

 Продолжительность - время, которое необходимо   для выполнения каждой отдельной работы.

 Последовательность - порядок выполнения работ.

Сетевой график включает три элемента.

● Событие — значительное происшествие в ходе выполнения проекта; иногда называемое узловым событием или вехой. Оно не имеет протяженности во времени и не по­требляет ресурсов. Это мгновенная точка отсчета в проекте, которая ха­рактеризует начало или конец работы или группы работ. Примеры событий: "Отчет утвержден" или "Начало проектирования".

● Работа — действия, которые выполняются, чтобы перейти от одного события вашего проекта к другому. Она занима­ет время и потребляет ресурсы. Примеры описания работ: "Разработать формат отчета" или "Сформулировать требо­вания к новому продукту".

● Продолжительность — календарное время, требуемое на выполнение работы. Оно также называется пе­риодом или временем работы. Продолжительность работы зависит от ее трудоемкости, количества исполнителей (с учетом их работоспособности), производительности ис­пользуемого оборудования (например, вычислительная мощность компьютера) и доступности требуемых ресурсов.

Сетевые графики имеют две основные формы представления:

а) События-работы. Кружочками обозначаются события, а стрелками - работы. Эта форма считается классической, или традиционной.

б) Работы-связи. Наименования работ вписываются в прямо­угольники, а их связи обозначаются стрелками. Такая форма еще называется узловым представлением работ или диаграммой предшествования.

Оба формата взаимозаменяемы, т.е. все, что можно представить в одном формате, также отображается и в другом. Разница состоит только в символах, обозначающих три основных элемента: события, работы и их

Особое значение имеет планирование денежных ресурсов.

Правильно запланировать финансовые ресурсы и суметь уложиться в них – это большое искусство, которому надо учиться. Прежде всего, надо оценить - является ли осуществление проекта оправданным с финансовой точки зрения.

Чтобы составить реальный план, следует определить условия его выполнения, которые подразделяются на:

ﻤ Ограничения — установленные пределы по срокам исполнения, используемым ресурсам, методам решения задач и результатам проекта, которых Вы хотели бы добиться;

ﻤ Потребности — все, что Вам нужно для успешной реализации проекта.

Заказчики проекта обычно выдвигают следующие предварительные требования:

ﻤ Результаты проекта — выходной продукт или эффект от реализации этого продукта;

ﻤ Сроки исполнения — например, кто-то ожидает, что проект должен быть выполнен к 30 июня, хотя Вы еще не знаете, возможно ли это;

ﻤ Ресурсы — виды, тип, количество, их доступность;

ﻤ Направления выполнения работ — стратегия и способы выполнения различных задач.

Планирование издержек

Смысл составления сметы – ответ на вопрос, в каком соотношении находятся между собой расходы и доходы. Таким образом, эти расчеты могут решить судьбу проекта, то есть вопрос о том, будет ли он осуществлен. Планирование издержек потребуется и для разработки финансового плана проекта, и для контроля за нарастающими расходами. А удержание расходов в запланированных пределах для многих проектов важнее, чем соблюдение сроков (если не учитывать того, что срыв сроков, как правило, ведет к превышению расходов).

Один из самых простых способов следить за показателями проекта – это дисперсионный анализ, или анализ отклонений. Анализ отклонений предусматривает сравнение трудовых или финансовых средств, заложенных Вами в проект на определенный период времени, с фактически полученными результатами за этот период. Отклонение представляет собой разницу между плановыми и фактическими показателями. Эта разница может быть выражена положительной, отрицательной величиной или равняться нулю.

При наличии отклонений необходимо оценить их размер – значительны ли они? В случае утвердительного ответа надо найти причину возникновения отклонений.

Если наметилось отставание в графике работ, причины могут быть следующими:

• Трудозатрат меньше, чем планировалось.

• Трудоемкость работ больше ожидаемой.

• Исполнители завышают объем работ.

• Обнаружились неучтенные в плане работы.

• Квалификация или навыки исполнителей не соответствуют требованиям.

• Данные по отработанному времени недостоверны.

Поняв причины отклонений от плана, по возможности, надо принять меры по устранению этих причин.