Под документооборотом понимают путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив.
Порядок организации документооборота изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учёте. Движение первичных учётных документов в бухгалтерском учёте регламентируется графиками документооборота. Работу по составлению графиков документооборота организует главный бухгалтер, утверждаются графики руководителем организации.
График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнениями с указанием их взаимосвязи и срока выполнения работ.
Работники организации (начальники цехов, мастера, кладовщики, подотчётные лица, бухгалтеры и т.п.) обязаны создавать и представлять документы по своей деятельности по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, содержащая сведения о перечне документов, относящихся к деятельности исполнителя, сроки представления документов и адресат представления.
|
|
Порядок контроля хозяйственных операций
Эффективность бухгалтерского финансового учёта во многом зависит от организации текущего контроля хозяйственных операций, эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Контроль хозяйственных операций может осуществляться:
- по первичным и сводным документам, составляемым по непроизводительным расходам, потерям, хищениям;
- по отклонениям фактических показателей первичных и сводных документов от нормативных и плановых значений;
- по синтетическим и аналитическим счетам, используемым для учёта непроизводительных расходов, потерь и хищений;
- по формам внутренней отчётности.
Непроизводительные расходы, потери и хищения имущества оформляется следующими первичными и сводными документами.
При использовании лимитно – заборных карт для учёта расхода материалов сверхлимитный отпуск материалов и замена одного материалов другим оформляются выпиской отдельного требования - накладной на замену.
Списание материалов при невозможности их использования в хозяйственной деятельности оформляется актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.
Выявленные при инвентаризации недостачи товарно-материальных ценностей отражаются в сличительных ведомостях. На повреждённые или испорченные ценности составляются акты, в которых указываются характер и степень порчи, её причины, лица, виновные в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляются актом без записи в инвентаризационной описи. Для контроля расходов на оплату труда работников большое значение имеет учёт отступлений от нормальных условий работы, которые требуют дополнительных затрат труда и оплачиваются дополнительно к действующим расценкам на сдельную работу.
|
|
Доплаты оформляются следующими документами:
- дополнительные операции, не предусмотренные технологией производства, - нарядом на сдельную работу, который обычно содержит какой-либо отличительный знак;
- отклонения от нормальных условий работы - листком на доплату, который выписывается на бригаду или отдельного рабочего. В нём указываются номер основного документа (наряда, ведомости и др.), к которому производится доплата, содержание дополнительной операции, причина и виновник доплат и расценка.
Размеры доплат и условия их выплаты организации устанавливают самостоятельно и фиксируют их в коллективном или трудовом договоре;
- простои не по вине рабочих - листком учёта простоев, в котором указываются время начала, окончания и длительности простоя, причины и виновники простоя и причитающаяся рабочим за простой сумма оплаты. Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 среднего заработка работника. Простои по вине рабочих не оплачиваются и документами не оформляются.
Неисправимый, или окончательный, брак оформляется актом о браке или ведомостью о браке, кроме того, он отмечается в первичных учётных документах по учёту выработки. Исправимый брак актом или ведомостью о браке не оформляется.
Брак, возникший не по вине работника, оплачивается наравне с годными изделиями. Полный брак по вине работника оплате не подлежит. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.
Существенно повышают эффективность контроля хозяйственных операций применение первичных учётных документов, в которых фактические показатели по учёту затрат на производство и выпуску готовой продукции сравниваются с нормативными или плановыми значениями.
В повышении эффективности использования производственных ресурсов организации большое значение имеет осуществление текущего контроля при отражении хозяйственных операций на счетах учёта непроизводительных расходов и потерь - счетов 28 "Брак в производстве", 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы".