Актуалізація, ідентифікація змін і перезатвердження документів

Аналіз, актуалізація і перезатвердження документів виконуються:

Ø при зміні стратегії, політики і цілей організації;

Ø при випуску нових видів продукції;

Ø при реінжинірингу процесів і змін моделі життєвого циклу продукції;

Ø при виявленні невідповідностей власниками процесів або при внутрішньому (зовнішньому) аудиті.

Актуалізація і внесення змін виробляються за вказівкою вищого керівництва й узгодженню з уповноваженим по якості.

При внесенні змін в документ уповноваженим по якості або іншій особі, повноважним вносити зміни, робиться запис про зміну версій у таблиці переглядів документа. При цьому в таблиці перегляду вказується підстава для внесення змін і їхній короткий зміст, а документові привласнюється інший один по одному проходження номер версії.

Перезатвердження документа виконується при розробці його нової версії відповідно до алгоритму.

Забезпечення наявності версій документа на місцях застосування

Наявність версій документа на місцях їхнього застосування забезпечується:

Ø корпоративною інформаційною системою;

Ø друкованими версіями документів у потрібній кількості;

Ø розсиланням документів у підрозділи засобами MS Outlook і ін.

Відповідальність за наявність діючих версій документів на робочих місцях покладається на керівників підрозділів. Контроль наявності версій документів на робочих місцях виконує уповноважений по якості.