Управління зовнішніми документами

Актуалізація зовнішніх документів здійснюється постійно — по договорах, абонементам і т.п. і періодично — за разовими заявками власників процесів протягом року.

Оформлення заявок здійснюється відповідальним виконавцем на бланку організації або за формою, прийнятої в організації розповсюджувача (продавця) документів. Одночасно співробітник реєструє заявку в Таблиці контролю виконання заявок на зовнішні документи. Формування замовлень на при знаходження документів здійснюється на підставі поданих заявок.

Зовнішні документи, що надійшли, сортуються й ідентифікуються, реєструються в журналі контролю зовнішніх документів, потім розподіляються серед заявників відповідно до заявок.

Контроль актуальності зовнішніх документів виробляється уповноважений по якості.

2. 4.2. Документована процедура Управління записами по якості

Документованою процедурою встановлюється порядок управління записами в системі менеджменту якості. Процедура виконується власниками процесів, керівниками підрозділів і менеджерами проектів виробництві продукції і керуванні процесами СМЯ.

Процедура може виконуватися з використанням корпоративної інформаційної системи і застосуванням автоматизованої системи управління документацією.

  Групи записів

Запис — вид документа, що містить дані про досягнуті результати і свідчення здійсненої діяльності. Перелік можливих записів приведені в табл. 2.4.2.1. Правила виконання записів для всіх процесів СМЯ встановлені в стандартах підприємства, документованих процедурах і робочих інструкціях.

Таблиця 2.4.2 1.

Групи записів

Групи записів	Код
Акти	АК
Відомості	BІ
Графіки	ГР
Журнали	ЖУ
Завдання	ЗА
Заявки	3В
Картки (карти)	КТ
Звіти	ЗВ
Переліки	ПЕ
Плани	ПЛ
Пропозиції по поліпшенню	ПП
Програми	ПГ
Проекти	ПР
Протоколи	ПТ
Дозволи	ДЗ
Специфікація	СЦ
Списки	СП
Таблиці	ТБ
Чек-листи	ЧЛ

Збереження записів

В електронній формі запису про якість, зроблені в ході виконання проектів виробництва продукції, зберігаються в архівній папці протягом трьох років після завершення проекту. Всі інші записи, що підтверджують виконання документованих процедур і процесів СМЯ, зберігаються також в архівних папках протягом трьох років з моменту їхнього створення.

Записи, виконані в друкованій формі, зберігаються протягом трьох років від дати їхнього створення відповідно до встановленого порядку діловодства організації.