Должностная инструкция секретаря руководителя

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО

ПИК «Идел-Пресс»

_____________________

«___»_____________2007 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря

1. Общие положения

Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах общества;

- приказами (указаниями) руководства общества;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.

На должности секретаря-референта человек должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

- организации работы с документами, составлении документов;

- применение средств вычислительной и организационной техники;

- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера.

- культура труда и служебной этики;

- охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- оказание первичной медицинской помощи.

2. Функции и обязанности

На секретаря-референта возлагаются следующие функции и обязанности:

Информационно-справочное обслуживание по документам.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства.

Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.

Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.

Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

3. Права

Секретарь-референт имеет право:

Запрашивать из функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. – 96), международных правил оформления документов.

Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствоваию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

Требовать от руководства нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «конфиденциально».

Принимать решения в рамках своей компетенции.

Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представленных на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

Приложение 2