2020-01-15
161
Структуры управления, имеющие средний объем документооборота от 3000 до 10000 документов в год, секретариат как структурно отделенное подразделение и осуществляющее работу не только с документами от организаций, но и письмами и обращениями граждан и предприятий необходимо переводить на электронный документооборот. Такие организации обычно имеют достаточный парк персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть.
Для них может быть рекомендовано многопользовательское решение с количеством рабочих мест от 5 до 20, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящими и нижестоящими организациями (непосредственно или через ЦОД), связью с порталом для информирования и приема заявок граждан и организаций и возможностью удаленного Интернет-доступа к данным системы электронного документирования деятельности (ЭДД).
Система должна обеспечивать регистрацию входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. Должен также вестись учет движения бумажных оригиналов.
Пользователями такого решения обычно выступают не только делопроизводственный персонал, но и ряд сотрудников функциональных подразделений[7].
Поскольку большинство сотрудников таких организаций имеет персональные компьютеры, в рамках такого решения уже может быть организована работа с частью документов в основном или исключительно в электронном виде. Входящие бумажные документы могут оцифровываться, и вся дальнейшая работа с ними уже может вестись в электронном виде. В электронном виде может также быть организован процесс исполнения документов (наложение и исполнение резолюций).
Если организация имеет постоянно доступный канал в сеть Интернет, может быть организован удаленный доступ к системе ЭДД через веб-интерфейс, позволяющий контролировать ход работ как должностным лицам, находящимся в отъезде, так и вышестоящим организациям.
Такое решение позволяет:
· ускорить обмен документами с вышестоящими и нижестоящими организациями;
· уменьшить нагрузку на делопроизводственный персонал за счет передачи части функций в подразделения;
· повысить эффективность контроля за исполнением документов;
· организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;
· уменьшить время на поиск нужных документов;
· уменьшить количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно;
· ускорить и сделать более эффективной работу сотрудников по исполнению документов;
· снизить издержки на работу с обращениями граждан и организаций, подаваемыми в электронной форме (через портал);
· обеспечить контроль за исполнением важных документов со стороны вышестоящих организаций.
Такое решение может быть реализовано на базе операционной системы Microsoft Windows Server, СУБД Microsoft SQL Server, пакета Microsoft Office для работы с текстами документов и таблицами и многопользовательской системы ЭДД «Дело-Предприятие» разработки партнера Microsoft — компании «Электронные офисные системы» или аналогичных решений других партнеров.
Для коллективной работы над документами, доставки документов в электронной форме исполнителям и обмена электронной почтой могут быть использованы как средства Microsoft Outlook, так и Microsoft Exchange Server 2003 (EN).
Для разработки и поддержки портала, а также организации удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД может быть использован набор интернет-технологий компании Microsoft (Internet Information Services, технология ASP, Microsoft Index Server) и предоставляемое системой «Дело-Предприятие» API для публикации документов непосредственно из базы.
Рисунок 3. Многопользовательское решение электронного документооборота.
Главная задача информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в области защиты населения и территорий и предупреждении ЧС – эффективно служить интересам общества, предупреждая чрезвычайные ситуации и оперативно решая возникающие проблемы.
В настоящее время направления, в которых используются ИКТ, можно условно разделить на 4 группы:
· первая – различные АИС (автоматизированные информационные системы) с применением в клиентской части web-технологии (тонкий клиент);
· вторая – геоинформационная система (ГИС) РСЧС;
· третья – организация каналов связи (передачи данных), электронной почты, VoIP, внутренней корпоративной сети;
· четвертая – автоматизация деятельности финансовых подразделений[8].
К ИКТ первой группы относятся такие системы, как информационно- справочная система Главного управления (ИСС); информационно-аналитический комплекс по вопросам гражданской обороны и защиты населения (ИАК-ГО-1); «Главная управляющая программа АИУС РСЧС» (ГУП АИУС РСЧС).
ИСС содержит оперативную информацию, различные справочные данные, обеспечивает доступ к центральной базе данных автоматизированной информационно-управляющей системы областной подсистемы РСЧС. С ИСС работают все структурные подразделения Главного управления МЧС.
ИАК-ГО-1 предназначен для всестороннего информационного обеспечения деятельности Главного управления в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, возникающих в мирное и военное время. Использование данного комплекса позволяет в автоматическом режиме решать задачи оперативного прогнозирования возможной обстановки в условиях ЧС, осуществлять сбор и передачу фото-, аудио-, видео- и текстовую информацию, решать навигационные задачи, формировать проекты оперативных документов.
ГУП АИУС РСЧС предназначена для интегрирования на базе web-технологии отдельных функциональных задач и информационных ресурсов комплекса АИУС РСЧС в единую систему с применением разграничения прав доступа пользователей к ресурсам системы и обеспечения единого интерфейса и дизайна системы.
Геоинформационная система (ГИС) РСЧС – это автоматизированная система, предназначенная для хранения, поиска, анализа и обработки пространственно-временных данных, основой интеграции которых служит географическая информация.
С ее помощью выполняются следующие задачи:
· сбор информации различного характера;
· отображение полученных данных в виде картографических покрытий;
· выбор (поиск) нужного участка территории и формирование картографического изображения на экране ПЭВМ в требуемом масштабе;
· подготовка данных для осуществления анализа и подготовки управленческих решений; выдача оперативной информации об обстановке в ЧС; планирование действий аварийно-спасательных сил в ЧС;
· моделирование последствий аварий на объектах экономики повышенного риска;
· осуществление комплексного мониторинга и прогнозирования чрезвычайных ситуаций.
Используются различные сетевые технологии (VPN, LAN), позволяющие создать цифровые каналов связи. Они обеспечивают: совместное использование ресурсов подразделениями Главного управления, ускоряют обмен информацией; доступ к информационно-справочной системе управления и возможность ее своевременного обновления; использование сетевых и информационных ресурсов ЛВС администрации, нормативно-правовой базы «КонсультантПлюс»; прием-передачу служебной информации в режиме «электронная почта» с использованием серверов электронной почты Главного управления; работу цифровой телефонной и селекторной связи (VoIP). Для электронного обмена финансовых документов используются программы СЭД и УРМ.
В перспективе планируется:
· расширение сети цифровой и селекторной связи (VoIP);
· переработка, внедрение новой информации по ГИС;
· внедрение пилотных проектов по моделированию зданий на химически опасных объектах и оперативного космического мониторинга через удаленное рабочее место.
