Место секретариата в системе управления МЧС

 

Главное управление МЧС России по ЯНАО подчиняется Приволжско-Уральскому региональному центру по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, а также Губернатору ЯНАО. В состав Главного Управления МЧС входят несколько управлений, отделов и служб, являясь структурными подразделениями Главного Управления (рис.1).

 

	Рисунок 1. Структура Главного управления МЧС

Документационным обеспечением управления занимается отдел секретариата, осуществляющий свою деятельность на основании Положения о секретариате (приложение 1), а также в соответствии с принятыми в этой сфере нормативными актами. Важная задача в организации секретариата - это разработка Положения о секретариате и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем секретариата самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о секретариате и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о подразделении - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре организации. Делопроизводство заключается в составлении, оформлении документов и учетных дел, их обработке, хранении, систематизации, регистрации и контроле за их своевременным исполнением. В документах отражается и учитывается вся деятельность Управления МЧС города Урай. Структура секретариата Управления МЧС города Урай выглядит следующим образом (рис.2)

 

Рисунок 2. Структура секретариата МЧС.

Обязанности работников секретариата регламентируются их должностными обязанностями. Секретариат выполняет следующие функции[5]:

1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Управления.

2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства Управления и отправляемых от его имени.

3. Принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступающие в адрес руководства Управления.

4. Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Управления.

5. Готовит по поручению руководства Управления проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.

6. По поручению руководства осуществляет редактирование документов.

7. Обеспечивает набор, распечатку и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства Управления.

8. В необходимых случаях обеспечивает перевод документов с русского языка на английский и с английского языка на русский.

9. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.

10. Организует рациональный документооборот и контроль за движением документов в организации.

11. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Управления в оформлении документов.

12. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.

13. Организует планирование рабочего дня Начальника Управления и его заместителей.

14. Осуществляет телефонное обслуживание руководства и сотрудников Управления.

15. Составляет проекты планов работы Управления.

16. Готовит материалы к заседаниям, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

17. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний.

18. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у руководства Управления.

19. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством Управления.

20. Проводит оформление протоколов заседаний руководства и коллегий Управления, их рассылку.

21. Осуществляет контроль за выполнением решений начальника Управления.

22. Организует прием посетителей руководством и соответствующими специалистами Управления.

23. Особенности организации деятельности секретаря-референта и секретаря заместителя начальника [6]. Секретарь заместителя Начальника Управления МЧС Секретарь работающий в составе структурного подразделения Управления, обладает специальными знаниями, касающимися специфики работы соответствующего структурного подразделения.

В компетенцию секретаря заместителя руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри организации, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой организации и ее сотрудникам.

Данный секретарь, также как и личный помощник, работает с одним лицом, но это чаще всего вторые лица компании (заместители директоров, вице-президенты, начальники департаментов и отделов и т.п.).

 Основные предъявляемые требования:

· высшее образование

· опыт работы в аналогичной должности от года

· исполнительность, ответственность, обучаемость

· уверенное пользование компьютером и офисной техникой

 Типичные функции:

1. Самостоятельное составление писем.

2. Контроль исполнения документов и заданий, подведомственного/нных непосредственному руководителю структурного/ых подразделения/й.

3. Составление рабочего графика руководителя.

4. Обзор и подготовка информации для руководителя.

5. Составление аналитических записок и справок для шефа.

6. Подготовка и обеспечение переговоров.

Секретарь-референт/руководитель секретариата МЧС

Секретарь-референт - это своего рода администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб организации (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря или секретаря на ресепшн. Секретарь-референт вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы организации). А также часто именно на этого секретаря возлагаются обязанности по организации корпоративных мероприятий, конференций, доставке обедов в офис и т.п.

 Основные предъявляемые требования:

· высшее образование

· уверенное пользование компьютером и офисной техникой

· ответственность, энергичность

· опыт работы в аналогичной должности от двух лет

Типичные функции:

1. Обеспечение жизнедеятельности Управления (организация закупки канцтоваров, доставки воды, контроль за наличием бумаги в принтерах, ксероксах и многое другое).

2. Решение административных вопросов (аренда здания, уборщицы, водители, секретари и многое другое).

3. Внедрение новых форм организации работы.

4. Представительские полномочия (в госорганах и т.п.).

5. Подбор, руководство и обучение подчиненного персонала.

Должность более типична для компаний с большими офисными помещениями.