Конфиденциальные документы

Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Конфиденциальные документы не следует называть секретными или ставить на них гриф секретности, так как конфиденциальные и секретные документы отражают различные виды тайны.

Конфиденциальные документы включают в себя:

- в государственных структурах: служебную информацию ограниченного распространения, именуемую в чиновничьем обиходе информацией для служебного пользования, т. е. информацией, отнесенной к служебной тайне, а также документы, имеющие рабочий характер и не подлежащие публикации в открытой печати (проекты документов, сопутствующие материалы и др.);

- в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности: сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства, другим видам негосударственной тайны;

- независимо от принадлежности: любые персональные (личные) данные о гражданах, а также сведения, содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. п.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно:

- массовый носитель ценной, защищаемой информации;

- основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;

- обязательный объект защиты.

Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы (от нескольких часов до значительного числа лет). Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается.

Исполненные документы, сохранившие конфиденциальный характер и ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.

Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, ноу-ноу, изобретения и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы,- обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.

Следовательно, конфиденциальные документы характеризуются специфическими особенностями, которые отражают их сущность как носителей информации ограниченного доступа и определяют построение системы защиты этой информации.