Нормативно-справочная информация

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема: «Учёт счет – фактур и составление баланса»

Введение

Программа автоматизации работы по учету счет – фактур позволит упростить учет счет – фактур, а также позволит упростить формирование и предъявление данных в запросах и отчетах. Особое внимание уделено контролю ввода информации.

Основными задачами при разработке данной программы являются:

1.Определение постановки задачи и алгоритма решения.

2.Расчет экономической эффективности.

3.Разработка самой программы по учету счет – фактур.

4.Проверка работоспособности программы.

Постановка задачи и алгоритм решения

Организационно-экономическая сущность задачи

Цель задачи

Программа разработана с целью автоматизации учета счет – фактур. Автоматизация обеспечит оперативный и экономически выгодный учет счет – фактур, что позволит избежать ошибок, возникающих при заполнении вручную. Также произойдет экономия рабочего времени на поиск, оформление и получение необходимой информации.

Назначение и краткое содержание постановки задачи

Назначение задачи состоит в обеспечении наиболее эффективной обработки информации о счет – фактурах, учете НДС, а также облегчить работу по составлению баланса.

Данная задача предназначена для оперативного составления отчетности, получения необходимых данных.

Создание программы с использованием СУБД Microsoft Access по следующим этапам:

- создание справочников (таблиц);

- установление связей между таблицами;

- создание форм на основе справочников;

- заполнение (введение информации с первичных документов);

- создание запросов для выходной информации;

- формирование и получение отчетов.

Метод решения задачи

Задача решается аналитическим путем с использованием расчетного метода при подсчете количества и стоимости товаров, а также расчета НДС.

Технологический метод решения задачи

Производится ведение основной базы данных по следующим этапам:

- ввод информации о поступлении с первичных документов в компьютер;

- контроль входной информации с целью выявления случайных ошибок для обеспечения правильного ведения массива. При необходимости производится корректировка;

- просмотр массива, по необходимости сортировка массива по нужным полям;

- создание, просмотр и контроль выходных документов.

Перечень объектов, на которые распространяется задача

Задача ориентирована на автоматизацию работы бухгалтеров, связанной с ведением журнала учета счет – фактур и составления баланса.

Связь данной задачи с другими

Данная задача учета счет – фактур взаимосвязана с бухгалтерскими задачами, расчёта НДС. Выходная информация может быть использована бухгалтерией для предоставления освобождения или продления срока освобождения от исполнения обязанности налогового агента. Также выходная информация используется в составлении баланса и учету контрагентов.

Периодичность решения задачи

Программа используется:

- при необходимости ввести информацию с первичных документов;

- при необходимости откорректировать введенную информацию;

- при необходимости получить оперативную выходную информацию;

- при необходимости получить ежедневные, ежемесячные, ежеквартальные и годовые выходные документы.

Требования к организации сбора информации

К организации сбора информации предъявляются следующие требования:

- полнота;

- достоверность;

- своевременность;

- точность;

- контроль ввода;

- периодическое обновление.

Сроки поступления входной информации не ограничены временными рамками, т. к. «Счет – фактура» заполняется по мере проведения финансовых операций. Контроль данных осуществляется посредством встроенных функций на этапах ввода и корректировки.

Входная информация

При обработке информации по учёту счет – фактур предполагается использование постоянных и переменных данных. В качестве постоянных данных будут использоваться различные справочники (Покупатели, Поставщики, Грузоотправители и Грузополучатели, Организации, Товары и Единицы измерения). Переменная информация представляется для учёта счет – фактур в виде первичного документа «счет – фактура» (Приложение 1).

№ входного документа	Наименование	Периодичность поступления
1	счет – фактура	По мере поступления

Входная информация будет иметь такой вид:

Наименование	Реквизиты
счет – фактура	Номер счет – фактуры, дата, код поставщика, код грузоотправителя, код грузополучателя, код покупателя, номер платежно – расчетного документа, код товара, код единицы измерения, количество, цена, сумма, НДС, всего с НДС.

Входная информация проверяется на правильность ввода: контролируется формат полей дата, идентификационных кодов организаций, контролируется тип вводимых данных, длина полей, числовые коды не должны иметь отрицательных числовых значений.

На основе входных документов создается БД, состоящая из таблицы Основной, Подчиненной и 7 справочников.

Нормативно-справочная информация

Структура справочников выглядит следующим образом:

1) Справочник: Товары:

– Код товара;

– Наименование товара.

При построении кода товара используется порядковая система кодирования – ХХ, где ХХ – товары.

2) Справочник: Поставщики:

– Код поставщика;

– Наименование поставщика.

При построении кода поставщика используется порядковая система кодирования – Х, где Х – поставщик.

3) Справочник: Единицы измерения: