Организация ввода данных в БД

Для проектировщика БД удобнее вводить и редактировать данные в режиме «Таблица». Поэтому я создала несколько таблиц, соответствующих сущностям БД.

 

Рисунок 3. - Таблица «Товары»

Рисунок 4. - Таблица «Клиенты»

 

 

 

Рисунок 5. – Таблица «Поставщики»

 

 

Рисунок 6. - Таблица «Поставки»

 

 

 

Рисунок 7. – Таблица «Продажи»

 

 

Рисунок 8. – Таблица «Менеджеры поставок»

 

 

 

Рисунок 9. – Таблица «Менеджеры поставок»

 

На основе этих таблиц и занесенных в них данных созданы формы. Они предназначены для наглядности информации, хранящейся в БД. Представим основные формы - «Поставка товара» и «Продажа товара».

 

 

Рисунок 10. – Форма «Поставки»

 

 

Рисунок 11. – Форма «Продажа»

 

Как видно на Рисунках 10 и 11, я использовала подчиненную форму.

Подчиненная форма - это форма, которая входит в состав другой формы и отображает данные из связанной таблицы. Благодаря ей мы можем одновременно видеть как данные о поставке, так и о менеджере данной поставки (Рисунок 10).

 

 

Получение отчетов

Часто при работе с базами данных появляется необходимость создания документов для подведения каких-либо итогов, и, которые, как правило, выводятся на печать. К таким документам в Access относятся отчеты.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Для моей БД я создала следующие отчеты:

1. Продажа товара (сортировка по коду клиента);

2. Продажа товара;

3. Поставка товара (сортировка по месяцам);

4.

Поставка товара.

 

 

 

 

Рисунок 12. – Отчет о продаже товаров (по коду клиента)

 

                                            Рисунок 13. – Отчет о продаже

 

 

 

Рисунок 4. – Отчет о поставках по месяцам

 

 

Рисунок 15. – Отчет о поставках

Отчеты Access обычно имеет смысл использовать в тех случаях, когда требуется создание отчета на бумажном носителе (по электронной почте, например, удобнее пересылать документы Word). Не следует рассматривать отчет как нечто незыблемое - напротив, любой рабочий отчет должен находиться в состоянии непрерывного улучшения. Усовершенствования, как правило, должны сводиться к визуализации необходимой пользователю информации, приведению ее в наиболее удобный для пользователя вид.