Документационное обеспечение управления

 

Управляющие органы, руководители (управляющие) постоянно нуждаются в добротной, полной, надежной и опе­ративной информации.

Они всегда испытывают временной кризис. Руководи­тели не имеют возможности отвести не только рабочее время, но и время после работы на поиск, анализ и глубокое усвое­ние информационных материалов, оно им необходимо для принятия самых разнообразных управленческих решений, не только по научным, производственным, но и по бытовым во­просам.

Поэтому руководители нуждаются не только в получе­нии информации, но эта информация должна быть представ­лена им в такой форме, которая позволяет в кратчайшее вре­мя заметить новизну, увидеть преимущества (прибыль) и не­достатки (убытки), которые могут и обычно следуют за при­нятием управленческих решений.

Чтобы удовлетворить информационные потребности органов управления и менеджеров надежной информацией практика выработала различные формы ее представления, в том числе и такие, которые позволяют мгновенно восприни­мать информацию. К таким информационным продуктам относится деловая информация:

1. Технико-экономический уровень производства -со­держит комплекс качественных характеристик развития про­изводства:

• технический уровень продукции;

• экономическая эффективность производства.

Оценка технико-экономической эффективности произ­водства осуществляется путем сравнения достигнутых пока­зателей, таких как энерговооруженность, энерговооружен­ность труда, оснащенность средствами производства (фондовооруженность, механовооруженность, электровоо­руженность, вооруженность средствами автоматизации): сте­пень использования производственных фондов (трудо­емкость, фондоемкость, материалоемкость, электроемкость и др.).

Эффективность производства оценивается через произ­водительность труда, себестоимость продукции, рентабель­ность. Перечисленные показатели оценки технического уровня производства без особых трудностей могут быть представлены в виде таблиц и графиков, которые позволяют за более короткое время не только оценить, но к принять управленческое решение.

2. Технический уровень продукции - комплексная каче­ственная характеристика свойств продукции, основанная на сопоставлении ее основных параметров с соответствующим значением, принятым за базу. Технический уровень продук­ции определяет ее объективные возможности в удовлетворе­нии производственных или личных потребностей. Измеряет­ся показателями, отражающими важнейшие эксплутационные свойства: производительность, мощность, надежность, экономичность, эстетичность, продукция, которая выпуска­ется не более 3 лет.

3. Технический уровень управления - качественная ха­рактеристика технических средств управления (автомати­зированные информационные системы, средства связи, хра­нение, копирование, поиск и передача информации). Технический уровень управления оценивается путем сопоставления показателей, отражающих оснащенность и технические па­раметры систем управления. В качестве базы сравнения, как правило, берутся технические характеристики соответст­вующих передовых достижений в области науки, техники и производственного опыта, достигнутого в других отраслях народного хозяйства, рис. 3.

Каждая строка матрицы представляет собой позицион­ный двоичный вектор, который характеризует определенный тип технологического оборудования, оснащающее рабочие места в структурных подразделениях заводоуправления. Этот прием может быть использован тогда, когда идет речь об оценке оснащенности рабочих мест, вместо типов техноло­гического оборудования в такой матрице должны быть ука­заны модели конкретных средств автоматизации.

4. Технический уровень проектов -комплексная харак­теристика технического проектирования объектов, основан­ная на сопоставлении технических (эксплуатационных, тех­нологических и др.) параметров, соответствующих передо­вым достижениям науки и техники, т.е. уровню проектирова­ния, который характеризуется количеством изобретений, ис­пользованных в проекте; эксплуатационно-технологические параметры, степень их соответствия лучшим отечественным и мировым достижениям.

Наиболее часто используются такие формы представле­ния документов, как таблицы, несмотря на то, что они имеют множество недостатков. В них трудно выявляются законо­мерности процессов, поэтому лучше всего данные, представ­ленные в таблицах, оформлять в виде графиков, диаграмм.

Например, таблица 3, график 1.

Представление об эффективности эксплуатации ресур­сов в информационной системе в зависимости от глубины индексирования показано на графике 2.

Очень редко при подготовке деловой информации ис­пользуются схемы. Схематический документ содержит общее условное изображение предмета или процесса, как правило, без строгого соблюдения соотношения между объектами и их графическим изображением.

 

Рис. 3:    -типы технологического оборудования: I - средства составления текстовых документов; 2 - средства копирования; 3 - средства тиражного размножения; 4 - средства обработки документов; 5 -средства вычислительной техники; 6- средства хранения; 7 - средства поиска; 8 - средства транспортировки; 9 - средства связи; 10 - средства оргтехники; 11 - носители информации; 12 - средства радиосвязи; 13 -считывающие устройства; 14-средства микрофильмования; 15-средства фотокопирования; 16 - средства компьютерной телефонии (модемная связь); 17 - мебель для оснащения рабочих мест; 18 - средства удаленного доступа; 19 - аудиовизуальные средства; 20 - расходные материалы; 21 - вспомога­тельное оборудование; 22 - настольные типографские комплексы.

Таблица 3

Численность сотрудников в региональной информационно-библиотечной сети (темпы прироста)*

Организации информационной и библиотечной сети	Абсолютные показатели численности сотрудников
	1976	1980	1986	1990	1996
Публичные (массовые)	2051	1371	1482	1826	1888
Научно-технические	329	315	422	-	-
Медицинские	63	74	74	-	-
Сельскохозяйственные	1	1	2	-	-
ИТОГО:	2444	1761	1980	1826	1888

 

 

 

График 2: Зависимость книговыдачи от глубины индексиро­вания: 1 - книговыдача; 2 - глубина индексирования.

 

График 3. Ритмичность движения документов АС информ­центра.

 

Взаимосвязь между предметными базами данных в бан­ке данных АйС информцентра показана в виде блок-схемы, рис. 5,

 

 

 

Использование иллюстраций облегчает специалистам понимание сущности описываемых в документе процессов, явлений, экономит их время.

Особое значение приобретает иллюстративный матери­ал, когда речь идет об иностранных источниках информации.

В случае возникновения языкового барьера иллюстра­ция становится единственной возможностью понять содер­жание документа и принять решение о необходимости зака­зать перевод.

Оформление рукописей. При оформлении рукописей информационных продуктов в качестве обязательных эле­ментов являются следующие: обложка, титульный лист, ог­лавление, справочный аппарат, список использованной лите­ратуры.

При обработке фактографических сведений различного рода - таблиц, технологических схем, графиков и т.п., они должны быть подписаны.

Автоматизация процессов подготовки и производства информационных продуктов. Информатизация в информаци­онной технологии как совокупность методов сбора, аналити-ко-синтетической переработки документов, хранения, поиска и распространения информации, охватывает все новые и но­вые области интеллектуальной деятельности.

В настоящее время уже созданы достаточные основания, чтобы в условиях информационных центров расширить сфе­ру применения средств вычислительной техники при произ­водстве информационных продуктов и оказания услуг поль­зователям.

В информационных центрах России эксплуатируются комплексы технологического оборудования, которые обес­печивают автоматизацию процессов обработки информации.

В службах информации создаются автоматизированные рабочие места, подготавливаются информационные ресурсы для работы в условиях сетевого функционирования АИС. Комплексная автоматизация технологических процессов об­работки информации позволяет перейти к массовому произ­водству информационных продуктов и услуг, в виде библио­графических и реферативных, научно-аналитических обзоров с системой вспомогательных входов (ключей), вести подго­товку документационного обеспечения для управленческих кадров. Все шире используются возможности как ближнего, так дальнего информационного окружения служб научно-технической информации. С использованием средств теле­коммуникационной связи повышается оперативность и эф­фективность работы пользователей с информационными ре­сурсами государственной системы научно-технической ин­формации.

Алгоритмический и формализованный подходы при создании информационных продуктов, методика которых освещается в настоящих рекомендациях, позволяет ускорить процессы комплексной механизации в условиях функциони­рования региональных центров научно-технической инфор­мации Объединения «РОСИНФОРМРЕСУРС».