Понятие технологии управления

Информационные технологии управления

 

То или иное состояние, в которое переходит предприятие при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Эти решения могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынуждено адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат отработки менеджером воздействий обратной связи. Принятие решений осуществляется, в основном, уполномоченными на это менеджерами, на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии), и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.

 

Понятие технологии управления.

     

Технология (техно- от греческого искусство, мастерство, умение) - совокупность методов обработки, осуществляемых в процессе производства продукции. Задача технологии как науки - выявление закономерностей с целью определения и использования на практике наиболее эффективных и экономичных производственных процессов [1].

Управление - элемент, функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей [1]. Таким образом, технологию управления можно определить как совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, которые обеспечивают сохранение ее структуры и поддерживают режимы ее деятельности.

Управление предприятием предназначено для сохранения его миссии и осуществляется путем противодействия разрушению предприятия в результате его взаимодействия с внешней средой. Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его совокупностью циклов, выполняемых работниками аппарата управления, на основе разделения труда. В соответствии с элементами управляемого объекта (труд, средства труда, технология производства, предметы труда, экономические связи и отношения) можно определить и содержание процесса управления как:

управление процессом труда (основного и вспомогательного персонала предприятия);

управление движением и запасами предметов труда (материальными потоками - ресурсами);

управление орудиями и средствами труда (зданиями, сооружениями, оборудованием);

управление процессами производства (основного и вспомогательного);

управление экономическими связями и отношениями как выраженной стоимостной формой производственного процесса.

Все элементы объекта управления связаны между собой через труд в рамках определенной кооперации. Поэтому главным в процессе управления является управление системой совместного труда.

Разделение труда - один из главных принципов организации процесса управления. Он основан на функциональном, профессиональном, квалификационном и операционно-технологическом разделении труда. Функциональное разделение труда в процессе управления основано на иерархии функций управления предприятием (исследовательские, проектные, нормативные, плановые, технические, организационные, координационные, обеспечивающие, учетные и сбытовые) и представляет собой сочетание определенных групп, комплексов операций, устойчиво повторяющихся при их выполнении. Профессиональное разделение труда в процессе управления обусловлено усложнением управленческой деятельности и дифференциацией функций управления, что потребовало привлечения в сферу управления различных специалистов. Квалификационное разделение труда в процессе управления предполагает наличие различных по уровню сложности процедур и операций. Это требует использование различных должностных категорий в штате управленческого аппарата. Содержание труда упомянутых категорий работников определяется процессами. Операциями, приемами труда, существующими связями в системе управления, которые возникают при выполнении тех или других функций управления.

   Операционно-техническое разделение труда в процессе управления обусловлено его динамикой. Процесс управления в динамике можно представить с помощью элементов, (трудовые движения), операций и процедур. Сочетание элементов процесса составляет его технологию. Понятие "операция" имеет широкий смысл и охватывает всякие целесообразные действия: производственные, коммерческие, технологические, экономические, управленческие и другие. Операцию можно рассматривать как совокупность элементов трудовых процессов, выполняемых работниками управленческого аппарата. Операция является первичным звеном в совместном процессе труда по управлению предприятием и имеет особое значение с точки зрения организации этого процесса. Операции в процессе управления определяют разделение труда между его участниками. Комбинирование операций определяет кооперацию труда.

Рациональное комбинирование операций обеспечивает сочетание операций во времени и в пространстве. Операцию управления расчленяют на отдельные элементы, выполнение которых необходимо для выполнения всей операции. Научный подход к анализу и проектированию управленческих операций возможен при условии разработки организационной модели, достаточно хорошо отражающей свойства и характеристики объекта и пригодной для изучения ее качественными и количественными методами. Закономерное, последовательное прохождение операции во времени и пространстве в совокупности составляет процесс управления предприятием. Таким образом, управленческий процесс складывается из большего или меньшего числа последовательных или параллельных операций и процедур, составляющих в целом технологию управления.

Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в системе управления, необходимо:

· определить количество, последовательность и характер операций, составляющих процесс;

· подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику),

· технические средства; определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде.

Большое значение имеет анализ, исследование организационных операций, описание их, типизация и стандартизация, а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их на машинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления. Смена операций, их сочетание, взаимосвязь, переход друг в друга определяется процедурами, которые представляют собой совокупность разнообразных управленческих операций, выполняемых по определенной схеме (алгоритму).

Понятие "процедура" отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Понятие "технология управления" тесно связано с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функций управляющей системы. Алгоритм исследуемого (проектируемого) организационного или информационного процесса представляет собой правила последовательной организации определенных, связанных друг с другом операций, на которые этот процесс может быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей системой. При этом весь процесс как бы разлагается сверху вниз, т.е. от конкретной функции управленческого аппарата к подфункции (части функции), от подфункции к конкретной процедуре и далее к операции. Управленческая процедура представляет собой систему последовательно реализуемых предписаний (правил) о выполнении в определенном порядке организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления.

    

Операции и процедуры различаются по ряду признаков и подразделяются на:

 

1. По должностным признакам: творческие; логические; технические. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60%, у специалистов - 40%, у технических исполнителей - до 20%.

2. По содержанию: информационные; логико-мыслительные; организационные.

3. По степени повторяемости: повторяющиеся; неповторяющиеся.

4. По уровню механовооруженности: ручные; механизированные; автоматизированные; машинно-ручные.

5. По характеру сочетания во времени: последовательные; параллельные; последовательно-параллельные.

Технология процесса управления состоит из четырех основных функций: планирование, учет, анализ и регулирование (см рис. ниже).

 

 

  Планирование - процесс принятия решения, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на фазе "Анализ".

Учет - процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам.

Анализ - процесс генерирования альтернатив на основании складывающейся на объекте ситуации и желаемых значений параметров, задаваемых ЛПР на фазе "Планирование", с одной стороны, и постановка диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны.

Регулирование - процесс формирования и контроль исполнения заданий предприятию и его подразделениям для реализации выбранного на фазе "Планирование" решения.

Решение - нахождение связи между существующим и желаемым состоянием.

Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией. Рассматривая пути становления и развития управленческих технологий, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, потому история управления тесно связана с историей становления информационных технологий. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода/вывода выступали только его язык и слух. Первая и вторая информационные революции наступили после изобретения письменности и книгопечатания. Эти две революции создавали принципиально новые информационные технологии накопления и распространения информации, усиливая память человеку. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации являлась бумага, то такие информационные технологии называют бумажными технологиями.

Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы обработки информации традиционно возлагались на человеческий мозг. Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ, (третья информационная революция). Сначала ЭВМ использовалась для проведения отдельных расчетов. Затем - для автоматизации отдельных информационных процессов. К первым примерам таких систем относятся административные системы обработки данных, которые использовались для автоматизации банковских операций, резервирования авиабилетов и т.д. Решающим в таких системах было то, что все они использовали автоматизированные информационные банки. Информация в этих банках постоянно накапливалась и обновлялась в реальном масштабе времени. Таким образом, информационные банки представляют собой динамическую информационную модель, описывающую деятельность конкретного предприятия. Создание и поддержание в актуальном состоянии информационных банков - первый шаг на пути внедрения безбумажных информационных технологий.

Дальнейшее развитие информационных технологий идет по пути объединения ЭВМ в вычислительные сети с целью обмена информацией с удаленными ЭВМ. Необходимость такого пути продиктована бурным развитием научно-технического прогресса, который существенно усложняет процессы управления, как экономикой страны, так и отдельным предприятием и делает невозможным применение традиционных методов управления, основанных, как правило, на бумажной технологии. Это объясняется тем, что производительность человеческого мозга как аппарата переработки информации ограничена. Не решает проблему и группа людей, организованных для решения этих задач управления. Проблема возникает из-за появления узких мест в потоках информации, обусловленных низкой пропускной способностью человеческого мозга. Таким образом, решение этой проблемы требует частичного вывода человека из контура управления и замыкания процессов обработки информации на ЭВМ. В этом и состоит суть безбумажной технологии. Отметим, что внедрение безбумажной технологии выводит человека из контуров процессов рутинной обработки информации, оставляя за ним такие творческие процессы как принятие решений.