Органов местного самоуправления

По созданию объединенных архивных фондов

В муниципальных архивах

Томской области

I. Общие положения

 

    1. Настоящие методические рекомендации подготовлены в целях совершенствования работы муниципальных архивов по фондированию документов, поступающих к ним на хранение от источников комплектования и от ликвидированных организаций.

В связи с тем, что оперативность и эффективность поиска информации во многом зависят от качества фондирования архивных документов, данные рекомендации призваны оказать методическую помощь в решении вопросов фондирования архивных документов в целях унификации и обеспечения единообразия в создании объединенных архивных фондов на уровне муниципального архива.

2. Объединенный архивный фонд - разновидность архивного фонда, состоящего из образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи (однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение).

     В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17.01.2007 № 19, (далее – Правила) объединенный архивный фонд может быть сформирован из архивных документов:

1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

3) организаций, объединенных объектом деятельности;

4) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их правопреемникам.

Объединенный архивный фонд может состоять из двух и более архивных фондов личного происхождения, фондообразователи которых связаны между собой родственными, профессиональными, творческими отношениями, но в связи с тем, что работу с держателями личных фондов в Томской области осуществляют только несколько муниципальных архивов, практикующие формирование отдельных фондов, более актуальным является рассмотрение вопроса о фондировании документов органов власти и организаций.

 

II. Организация пофондового учета документов

органов местного самоуправления

    3. В зависимости от времени образования и правового статуса фондообразователя его архивные документы принимаются в архив как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд. Изучение вопросов фондирования документов организаций, передающих документы на хранение в муниципальные архивы, показывает сложность решения конкретных вопросов, вызванных незначительным документооборотом и его неразделенностью с документами предшественников, единством выполняемых функций. При приеме документов часто встает закономерный вопрос о целесообразности создания новых фондов.

4. В соответствии с Правилами документы органов местного самоуправления составляют новые архивные фонды. Так, документы городских, районных Советов народных депутатов, действовавших по 1993 год включительно, и документы представительных органов муниципального района, городского округа (думы, советы), образованные в результате выборов после принятия Конституции Российской Федерации 1993 г., составляют отдельные фонды. Документы исполкомов городских, районных Советов народных депутатов, действовавших до 1992 года и документы администраций районов, городов, образованных в 1992 г., учитываются в разных архивных фондах. Такова практика и в муниципальных архивах Томской области.

5. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, подготовленные в 2006 году Росархивом (далее – Методические рекомендации), допускают создание объединенных архивных фондов из документов новых представительных и исполнительных органов местного самоуправления на городском, районном уровне. В Томской области данные документы были учтены по отдельным фондам  до разработки данных Рекомендаций и  практика показывает обоснованность этого принципа фондирования, т.к. это – самостоятельные органы власти, исполняющие свойственные им функции, создающие специфические документы, кроме того, исполнительные органы местного самоуправления (администрации) оформляют годовые разделы описи, представительные же (думы, советы) группируют дела и составляют опись за период созыва. Объединение таких документов в один фонд привело бы к расширению хронологических границ документов в описях  и осложнило поиск информации.

    6. При фондировании документов органов государственной власти и местного самоуправления на сельском, поселковом уровне в Методических рекомендациях предлагается создание объединенных архивных фондов из документов сельских Советов, их исполкомов и органов местного самоуправления.

В практике фондирования документов органов местного самоуправления на сельском, поселковом уровне в Томской области наблюдается продолжение фондов сельских, поселковых Советов и их исполнительных комитетов,  это объясняется малым документооборотом и его неразделимостью с документами организаций - предшественников. Такие фонды являются объединенными. При фондировании документов органов государственной власти и местного самоуправления предпочтительнее  составлять отдельные описи дел на документы, созданные в деятельности Советов и их исполкомов, и на документы органов местного самоуправления.

    В данном случае можно использовать следующий вариант названия объединенного архивного фонда:

Органы государственной власти и местного самоуправления___ _территории___ района (города) _____ области.

   

7. Правилами допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления.

Например:

Муниципальные избирательные комиссии Зырянского района Томской области.