Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.
Как говорилось ранее, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. В соответствии с этим утверждением в 2003 г. были изданы следующие документы:
· Постановление Правительства Российской Федерации "О трудовых книжках"[14]. В нем прописаны правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные
· Инструкция по заполнению трудовых книжек[15].
Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
|
|
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.
Кроме того, предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т. п.).
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.
Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не является частной собственностью предприятия, и не может уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований законодательства.
|
|
Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку, как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи[16]. В них изложен порядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей.
Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения, от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении - "почтовое отправление... при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему... когда и кому вручено почтовое отправление". Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.
Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения - типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться разделом 8 "Кадровое обеспечение" Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[17].
Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
В них указываются не только виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.
Помимо норм времени на основные виды работ так же освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.
Список литературы
1. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ в ред. от 29.12.2010
2. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» в ред. от 10.11.2002 № 314-О
3. Указ Президента РФ от 20.11.1995 № 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" в ред. Указов Президента РФ от 08.04. 2011 № 421
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных"[1] в ред.от 23.12.2010 № 359-ФЗ
5. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" в ред. от 24.07.2007 № 214-ФЗ
6. Федеральный закон от 27.08.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" в ред. от 06.04. 2011 № 65-ФЗ
7. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ"О Государственном гербе Российской Федерации" в ред. от 28.12. 2010 № 8-ФКЗ
8. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" в ред. от 14.12.2006
9. ГОСТ Р 51511-2001 от 25.12.2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" в ред. от 04.03.2004
10. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" в ред. от 11.12.2002 № 165-ФЗ
|
|
11. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"
12. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ
13. Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" в ред. от 01.12.2007
14. Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" в ред. от 28.12.2010
15. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 № 373
16. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"
17. Постановление Правительства Российской Федерации
18.от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"
19. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
[1] Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» в ред. от 10.11.2002 № 314-О
[2] Указ Президента РФ от 20.11.1995 № 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" в ред. Указов Президента РФ от 08.04. 2011 № 421
[3] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных"[3] в ред.от 23.12.2010 № 359-ФЗ
[4] Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" в ред. от 24.07.2007 № 214-ФЗ
[5] Федеральный закон от 27.08.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" в ред. от 06.04. 2011 № 65-ФЗ
[6] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ"О Государственном гербе Российской Федерации" в ред. от 28.12. 2010 № 8-ФКЗ
[7] Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" в ред. от 14.12.2006
|
|
[8] ГОСТ Р 51511-2001 от 25.12.2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" в ред. от 04.03.2004
[9] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" в ред. от 11.12.2002 № 165-ФЗ
[10] Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"
[11] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ
[12] Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" в ред. от 01.12.2007
[13] Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" в ред. от 28.12.2010
[14] Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 № 373
[15] Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"
[16] Постановление Правительства Российской Федерации
от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"
[17] Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"